Automatischer OPOS abgleich von Gutschriftrechnung und der Ausgangsrechnung

[#1]

Hallo Communtity,

folgendes Problem:

Originalrechnungen und dazugehörige Gutschriftsrechnungen werden im Belegfeld in DATEV mit der Ordernr. eingespielt. Dadurch werden sie bereits in DATEV im OPOS ausgeglichen und nicht mehr als offen aufgelistet, sodass beim Einspielen der

Zahlungen z.B. von Amazon aus Payjoe keine Zuordnung zu den Originalrechnungen und Gutschriftsrechnungen mehr möglich ist. Folglich können diese Zahlunegn aus Payjoe keinen offenen OPOS erkennen und der Belegfeld mit der Ordernr. nicht erfasst werden

Gibt es die möglichkeit in Datev oder in Kanlzei Rechnungwesen diesen OPPS abgeleich was wohl automatisiert passiert abzuschalten?

Bei PayJoe werden sowohl die Gutschriftsrechnungen als auch die dazugehörigen Rechnungen gefunden. Deshalb gibt PayJoe an, dass bei ihnen alles in Ordnung ist.

Wir verstehen grundsätzlich nicht, warum ein automatisches Matching der Rechnungen und der dazugehörigen Gutschriften schon passiert, obwohl die Zahlungsdaten aus Payjoe an sich noch gar nicht eingespielt wurden.

Gibt es dazu vielleicht einstellmöglichkeiten in Datev  bzw Rechnungswesen um das abzuschalten?

Easybill schreibt nur das SIe die Daten an die Datev sendet aber an sich kein Matching oder derartiges von Easybill ausgehend passiert.

Wir hoffen das es Mitglieder gibt die auch diese Schnittstellen verwenden und diese Probleme auch hatten oder nicht haben um den Fehler zu finden.

Betreff zur besseren Auffindbarkeit von @Katharina_Schoenweiss ergänzt.

[#2]

Hallo @Patrick3,

wenn auf einem OPOS-Konto eine Soll-Buchung und eine Haben-Buchung mit dem jeweils gleichen Betrag und der gleichen Rechnungsnummer im Belegfeld 1 vorliegen, dann werden diese Buchungen gegeneinander ausgeglichen. Dieser automatische Ausgleich auf dem OPOS-Konto kann nicht ausgeschaltet werden.

In Ihrem Fall besteht ein Reihenfolge-Problem: Offenbar werden die eigentliche Rechnung und die Gutschrifts-Rechnung in einem Stapel eingespielt und deshalb direkt ausgeglichen. Wenn zunächst die Zahlung der ursprünglichen Rechnung gebucht worden wäre und die Gutschrifts-Rechnung erst dann importiert wird, würde das Problem so nicht auftreten - das ist aber organisatorisch wahrscheinlich nicht anders möglich.

Eine mögliche Lösung ist, für die Gutschrifts-Rechnung eine separate Rechnungsnummer zu verwenden und den Zusammenhang mit der ersten Rechnung darüber herzustellen, dass die ursprüngliche Order-ID im Feld Auftragsnummer importiert wird.

[#3]

Hallo,

diese Idee haben wir auch geäußert! Wir versuchen das nun mittels Easybill umzusetzten. Mal sehen was da rauskommt ob das amchbar ist

[#4]

Hallo Frau Naumann,

Erstmal danke für Ihre Expertise. Wir haben das nun so vorbereiten können, über Easybill, dass die Gutschriften einen anderen Inhalt im Belegfeld bekommen, sodass wir dieses Problem damit wahrscheinlich lösen können. Ich betone "können", weil wir es noch nicht testen konnten. Das liegt leider daran, dass wir scheitern, die gesendeten Daten der Easybill-Schnittstelle zu Datev rückwirkend zu löschen. Wir wissen nicht, wie wir das korrekt machen müssen.

Leider gibt uns Easybill dazu keine Informationen. Hier der Auszug aus der Kommunikation mit Easybill. Es wäre für uns eine riesengroße Hilfe zu wissen, wie das durchgeführt werden muss.

Easybill:

"eine erneute Übergabe ist möglich, jedoch müssen dafür zum einen die zuvor übertragenen Daten in Datev Unternehmen Online gelöscht und werden zum anderen unter "Apps" > "Datev Datenservice" der Export zurückgesetzt werden."

Wir:

"

Sollen hier die Belegbilder gelöscht werden? Die bereitgestellten Daten können wir in DUO nicht löschen, sondern nur für die Buchhaltung bereitstellen und importieren. Dieser Schritt ist noch nicht erfolgt. Wäre es daher möglich die Daten zu überschreiben, wenn die von Easybill neu übergeben werden?

Wo finde ich Datev Datenservice zum zurücksetzen des Exports. Muss das über Easybill oder DATEV UNO erfolgen?

Gibt es hierzu vielleicht eine Anleitung?"

Easybill:

"Der Import muss zum einen direkt bei Datev Unternehmen Online zurückgesetzt werden und zum anderen in easybill selbst unter "Apps" > "Datev Datenservice". 
 
Klicken Sie die entsprechenden Vorgänge jeweils rechts über "Details" an - Im jetzt geöffneten Pop-Up Fenster finden Sie links unten "Import zurücksetzen". "
 
Wie die Löschung direkt in Datev erfolgt bzw. ob dies ggf. direkt durch den STB erfolgen muss, kann ich Ihnen an dieser Stelle bedauerlicherweise nicht mitteilen.

....................................

Dies hier ist die entscheidene Aussage:

Wie die Löschung direkt in Datev erfolgt bzw. ob dies ggf. direkt durch den STB erfolgen muss, kann ich Ihnen an dieser Stelle bedauerlicherweise nicht mitteilen.

Können SIe uns vielleich mitteilen wie das geht

Beste Grüße

[#5 · Accepted solution]

Hallo @Patrick3,

in DATEV Belege online besteht die Möglichkeit, über das Importprotokoll einen Belegimport aus dem Rechnungsdatenservice 1.0 zu stornieren (ich gehe davon aus, dass Sie für den Import der Daten aus Easybill diese Schnittstelle nutzen).

Öffnen Sie auf der Startseite der Anwendung Belege im Zusatzbereich die Protokolle und wählen Sie dort Import | Importprotokoll anzeigen. Lassen Sie sich das Importprotokoll für den Tag des Imports anzeigen und wählen Sie für den betreffenden Import die Option Import stornieren aus.

Anschließend kann eine erneute Übertragung der Daten aus Easybill durchgeführt werden.

[#6]

Hallo Frau Naumann,

vielen Dank für Ihre Unterstützung. Wir sind nun fast am Ziel. Ich hätte jedoch noch eine letzte Frage.

Der OPOS-Ausgleich mit Ausgangsbeleg und Zahlung ist ja soweit eingerichtet. Über PayJoe erhalten wir nun die Zahlungen, angereichert mit vier Verwendungszwecken von den verschiedenen Marktplätzen und Zahlungsanbietern:

1. Marktplatz-Order-Nummer

2. Easybill-Rechnungsnummer

3. Vor- und Nachname

4. Falls vorhanden: Payment ID

Wenn die Daten der Ausgangsbelege von Easybill nach DATEV hochgeladen werden, gibt es in DATEV meiner Meinung nach nur zwei wichtige Felder:

1. Rechnungsnummer

2. Interne Re.-Nr.

Nun zu meiner Frage: Wie gleicht das System die Zahlungen mit den Ausgangsrechnungen ab (OPOS)?

Wird die Rechnungsnummer verglichen, ob sie in den Zahlungsdaten vorhanden ist? Und falls nichts Passendes gefunden wird, wird dann die interne Rechnungsnummer zum Abgleich herangezogen oder direkt der Preis?

Für uns ist das relevant, weil im Feld Rechnungsnummer entweder die Marktplatz-Order-/Bestellnummer oder die Easybill-Rechnungsnummer stehen könnte, aber im Feld „Interne Rechnungsnummer“, da dieses begrenzt ist, nicht die Marktplatz-Ordernummer, sondern nur die Rechnungsnummer Platz findet.

Ich freue mich auf Ihre Rückmeldung.

[#7]

Hallo @Patrick3,

vermutlich werden über Payjoe die Bankkontoumsätze übernommen und es werden Bank-Buchungsvorschläge erzeugt.

Der OPOS-Ausgleich erfolgt dabei über das Belegfeld 1, sowie dem Abgleich der Geschäftspartner-Stammdaten. Ein Ausgleich über weitere Felder wie z.B. Auftragsnummer oder Belegfeld 2 ist nicht möglich.
Informationen zum OPOS-Ausgleich i.V.m. Bank-Buchungsvorschlägen finden Sie auch im Hilfe-Dokument 1036446, ab Kapitel 2.1.

Freundliche Grüße
Katharina Schönweiß | Service Rechnungswesen (FIBU) | DATEV eG

[#8]

Hallo Frau Schoenweiss,

verstehe ich folgendes richtig?

-----

Rechnungsnummer im Belegfeld 1 suchen

 Geben Sie beim Buchen der Rechnung unbedingt die exakte Rechnungsnummer laut Beleg ein. Damit gewährleisten Sie eine eindeutige Zuordnung anhand der Rechnungsnummer.

Angaben im Verwendungszweck suchen

• Kundennummer mit der Debitoren- oder Kreditoren-Nummer (exakte Übereinstimmung) und

• Auftraggebername mit der Kontenbeschriftung des Geschäftspartners (Übereinstimmung mindestens 95 

-------

Abgelichen werden immer nur

1. Rechnungsnummer

2. Kundennummer

3. Volständiger Name

4. Betrag

alles andere ist dann unwichtig wie internes Feld oder sonstige Daten.

Ich bedanke mich schonmal im Vorraus für ihre hilfe,. Ich hoffe das wir mit ihrem anworten den autmaischen abgelich dann auch endlich hinbekommen.

[#9 · Accepted solution]

Hallo @Patrick3,

ja, Sie haben es richtig verstanden.

Freundliche Grüße
Katharina Schönweiß | Service Rechnungswesen (FIBU) | DATEV eG