Abweichung zwischen Betriebsabrechnungsbogen und Fibu

[#1]

Hallo Zusammen,

wir haben in der Kostenleistungsrechnung Änderungen in den Kostenstellen vorgenommen.

Nun habe ich eine Abweichung von € 134,54 zwischen dem Betriebsabrechnungsbogen und der BWA. Die Möglichkeiten der Ursachensuche habe ich schon alle ausgeschöpft (Nicht berücksichtigte Buchungen, Kontensalden, Konsolidierung)!!! Wie finde ich nun noch möglichst schnell meinen

Fehler?

[#2]

Hallo Frau Geiß,

haben Sie geprüft, ob bei den "relevanten Konten" in der Kostenstellenrechnung alle Aufwands- und Ertragskonten berücksichtigt sind? Wenn dort bebuchte Konten nicht aufgeführt sind, werden Ihnen diese in den "nicht berücksichtigten Buchungen" nicht angezeigt.

Haben Sie mal versucht, in der Summen- und Saldenliste nach dem Saldo von € 134,54 zu suchen? Das funktioniert aber nur, wenn der Fehler aus genau einem Konto besteht. Dies könnte aber bei der weiteren Fehlersuche helfen.

Wenn dies nicht weiter hilft, sollten Sie ggf. einmal prüfen, ob Sie individuelle/neue Konten bebucht haben, die ggf. nicht in der BWA zugeordnet sind.

Viele Grüße

Uwe Lutz

[#3]

Danke Herr Lutz,

zwischenzeitlich habe ich auch mit Datev schon telefoniert und sämtliche Möglichkeiten kontrolliert, leider bin ich jetzt noch zu keinem Ergebnis gekommen. Ich überprüfe jetzt den Wertenachweis der BWA und hoffe, dass ich letztendlich fündig werde.

Den Wertenachweis im BAB habe ich jetzt auch schon geprüft - hier hat alles gepasst.

Ich habe schon alle Konten in der Fibu durchgeschaut und bin langsam am verzweifeln.

Falls noch jemand Rat weiss - gerne.

Viele Grüße

Annette Geiß

[#4]

Hallo Zusammen,

ich habe jetzt nochmals alle Salden kontrolliert mit Kostenstellenrelevanten Buchungen und meine Salden passen.

Nach wie vor nur die Differenz zwischen Betriebsabrechnungsbogen und BWA Fibu von € 134,54!!

Vielleicht weiß doch noch jemand Rat!

Vielen Dank

Annette Geiß

[#5]

Hallo Frau Geiß,

nur als Tipp:

In den Kontensalden kann optional der FIBU-Saldo angezeigt werden, Differenzen werden so schnell sichtbar (sofern das Konto in der Zeilenstruktur berücksichtigt wird).

Viele Grüße

Christian Wielgoß

[#6]

Hallo Herr Wielgoß,

auch diese Möglichkeit hat bei mir keine Differenzen aufgezeigt und alle Salden stimmen sowohl im Betriebsabrechungsbogen als auch in der Fibu überein ???

Mit freundlichen Grüßen

Annette Geiß

[#7]

Haben sich vom entsprechenden Monat schon mal die PN anzeigen lassen und nach

Kostenstellen sortiert ? So es denn Kostenbuchungen ohne Kostenstelle gibt könnte hier die Differenz liegen.

Gab es Nachbuchungen so brauchen Sie ggf. ander PN noch dazu und sie haben die Kostenrechnung auch neu rechnen lassen ?

[#8]

Guten Morgen Herr Eberhardt,

ich habe jetzt auch Ihren Vorschlag befolgt und bin leider wieder zu keinem Ergebnis ge-kommen!

Ich habe nochmals sämtliche Listen nach Beträgen und Kostenstellen sortiert, das Arbeitsblatt im November nach Buchungen mit den entsprechenden Kostenstellen geprüft und wieder keinen Fehler gefunden. Habe auch alle Kostenstellen nochmal kontrolliert - ich weiß keine Möglichkeit mehr.

Darf ich denn diese Differenz einfach stehen lassen oder bekomme ich dann zum Jahresende ein noch größeres Problem? Oder kann man diesen Betrag mit einer Buchung aus dem Betriebsabrechnungsbogen ausbuchen? Vielleich kann mir noch jemand hierzu einen Rat geben!

Freundliche Grüße

Annette Geiß

[#9]

Sie schreiben sie haben das Arbeitsblatt (?) im November kontrolliert. Welches Arbeitsblatt ?

haben Sie ggf. für den November nochmals einen Vorlauf angelegt mit Kostenstellenbuchungen.

Ausbuchen aus dem BAB geht nicht, da sie diese Buchung ja nur in der Fibu machen können.

Erste Frage die Differenz 134,54 ist wie herum ? Ist das BWA ERgebnis höher oder dass der Kostenstellen ?

Wenn das BWA Ergebnis = vorläufiges Ergebnis höher ist als das BWA Ergebnis haben Sie in der Fibu entweder mehr Erlöse oder Weniger Kosten erfasst als in Kost.

Ist das BWA Ergebnis niedriger folgt das  umgekehrte.

Haben Sie Kost ggf Umlagen , sprich Kostenstellen verteilt so daß evtl. dort der Fehler liegt ?

Schauen Sie sich an welche Vorläufe für den November gebucht wurden. Lassen sie sich die entsprechenden Primanoten anzeigen und sortieren dies nur nach der Kostenstelle.

WEnn ein Ertrags- oder Aufwandskonto ohne Kostenstelle bebucht wurde sehen sie dies ganz schnell  entweder ganz oben oder ganz unten je nachdem in welcher Reihenfolge sie sortieren lassen.

[#10]

Bei mir ist das BWA-Ergebnis um die € 134,54 niedriger!

Ich habe im Arbeitsblatt nochmals alle bebuchten Konten im November durchgeschaut auf die bebuchten Kostenstellen.

Und ja, es wurden Veränderungen in den Umlagen gemacht - aber diese habe ich gestern mit der Dame von Datev bereits überprüft. Werde aber trotzdem nochmals drüberschauen.

Ich werde nochmals alle Primanoten durchschauen - was kann ich denn noch tun?

Danke für Ihre Tipps, ich bin froh, dass Sie mir versuchen weiterzuhelfen 🙂

[#11]

Hallo Frau Geiß,

zunächst einmal sollten Sie eingrenzen, an welcher Stelle (Erlöse/sonstige betriebliche Erträge/Materialaufwand/sonstiger betriebelicher Aufwand etc.) in den Auswertungen die Abweichung liegt.

Mit hoher Wahrscheinlichkeit werden Sie dann feststellen, dass es einen Unterschied der in der BWA und der Kostenrechnung abgefragten Konten gibt.

Dies könnte zum Beispiel verursacht sein durch:

- Sie haben die Kostenechnung auf Basis einer BAB-Systemlösung erstellt, dort kene Änderung an den relevanten Konten vorgenommen und verwenden zusätzlich eine individuelle BWA - hier sind mir Fälle aus der Praxis bekannt, bei denen in der individuellen BWA Konten hinzugefügt/gelöscht wurden, diese Änderung aber in der Kostenrechnung nicht berücksichtigt wurde (Beispiel: BAB ermittelt den Wareneinsatz auf Basis von Wareneinkauf; in der individuellen BWA werden aber, aus welchem Grund auch immer, zusätzlich Konten für den Warenverbrauch bebucht und abgefragt)

- eine weitere Ursache könnte sein, dass in der Zeilenstruktur des BAB an bestimmten Stellen ein Kontenabfrage über einen von/bis-Bereich erfolgt (Beispiel: Abfrage Konto 5400-5408) - wenn Sie nun ein Konto 5409 anlegen, wird dies in der Buchführung berücksichtigt, aber nicht in der Kostenrechnung

- eine weitere Möglichkeit könnte sein, dass unter KOST-Stapel Erfassungen erfolgt sind - diese wirken sich nicht auf die Buchführung aus

Bitte grenzen Sie zunächst den Bereich der Konten ein, bei welchen die Differenz liegt.

Dann helfe ich gern noch einmal.

[#12]

Hallo Herr Sawatzki,

ich habe jetzt also nochmals alle Salden der Erträge und Aufwendungen zwischen der BWA (Fibu) und dem BAB in der Kostenleistungsrechung kontrolliert. Ich habe hier z.B. in den Kontensalden zum BAB unter Einkauf Roh-/Hilfs. € -39,25 und Erhaltene Skonti  von € 154,14 (ist in der Fibu so gebucht!) im BAB Materialeinkauf/Wareneink. aber -86,70 € als Abzug.

Wo kann ich denn überprüfen welche Konten für den BAB relevant sind???? Im Wertenachweis kommen mir ja nur die einzelnen bebuchten Kostenstellen!

Kann die Differenz auch daher kommen, dass wir bisher genutzte Kostenstellen jetzt ab Nov. umbenannt haben? (z.B. Kost 11800 war bisher Bauleitung -> ab Nov. 18 ist daraus ein Fahrzeug geworden (war bisher 11850)!!! Bauleitung ist jetzt 82000.

Ich kann mir eigentlich gar keine andere Möglichkeit vorstellen, da bisher der Abgleich immer gepasst hat.

[#13]

Hallo Frau Geiß,

zur Frage "Wo kann ich denn überprüfen, welche Konten für den BAB relevant sind?":

- dies können Sie unter Stammdaten/KLR/relevante Konten überprüfen (Konten die hier nicht aufgeführt sind können nicht in der Zeilenstruktur berücksichtigt werden und tauchen damit nicht im BAB auf)

- die relevanten Konten sollten dann auch in der Zeilenstruktur abgefragt werden (Erläuterung siehe oben)

Nachdem Sie nunmehr den Kontenbereich eingegrenzt haben prüfen Sie bitte Folgendes:

- öffnen Sie über Extras/KLR das KOST-Infosystem

- dort wechseln Sie auf ddie Auswahl Konten

- gehen Sie ggf. betroffenen Konten einzeln durch und gleichen Sie ab, ab des betroffene Konto in den relevanten Konten und der Zeilenstruktur abgefragt wird (also einzeln die Konten eingeben, dann "aktualisieren" klicken - anschließend ist erkennbar wo das Konto berücksichtigt ist)

Kann eine neu angelegte Kostenstelle zu der Differenz führen?

- ja, kann Sie - und zwar dann, wenn die KSt in der Konsolidierung fehlt.

- am einfachsten bekommen Sie das heraus, wenn Sie in Konsolidierungsebene 1 ein Konsolidierungselement mit abzufragenden KST 1 -zzzzzzzz (also alle) anlegen und dann den BAB berechnen lassen und sich zu diesem Konsolidierungselement das Ergebnis anzeigen lassen und mit der BWA vergleichen.

- Bitte prüfen Sie auch, ob es Buchungen mit einem KOST-Datum gibt welches nicht zur Periode passt

[#14]

Hallo Frau Geiß,

wir haben ja Ihr Problem in einem Telefonat besprochen. Hier nochmals die Lösung für alle anderen Anwender, die vielleicht ein ähnliches Problem haben: Es lag an der Konsolidierung. Einige Kostenstellen wurden in den Konsolidierungselementen noch nicht berücksichtigt. Nach dem diese Kostenstellen in die Konsolidierung aufgenommen wurden und somit alle Kostenstellen lückenlos im Gesamtkonsolidierungselement enthalten waren, stimmte das Ergebnis der Kostenrechnung (BAB) mit dem der BWA (FIBU) überein.

Hier noch ein Tipp: Ob fehlende Kostenstellen/-träger in der Konsolidierung die Ursache zwischen Abweichungen zwischen KOST und FIBU sind, lässt sich ganz einfach feststellen:

1. Legen Sie unter Stammdaten | Kosten- und Leistungsrechnung | Konsolidierung in Ebene 1 ein neues Element an.
2. Schlüsseln Sie für das neue Element den Kostenstellenbereich von 1 bis zzzzzzzz. "1" steht für die kleinste Kostenstelle und "zzzzzzzz" für die größte Kostenstelle. Damit ist sichergestellt, dass in diesem Konsolidierungselement alle Kostenstellen/-träger enthalten sind.
3. Lassen Sie den BAB berechnen und für Ebene 1 mit dem neuen Element anzeigen. Stimmt jetzt das Ergebnis mit der FIBU überein, liegt die Differenz definitiv daran, dass eine oder mehrere Kostenstellen/-träger in der Konsolidierung fehlen.

Eine andere Möglichkeit: Vergleichen Sie die Gesamtsumme der Kontensaldenliste mit der Gesamtsumme der BWA. Stimmen die Gesamtsummen zwischen diesen beiden Auswertungen überein, nicht aber jene zwischen BAB und BWA, liegt der Grund für die Differenz ebenfalls an der Konsolidierung.

Mit freundlichem Gruß

DATEV eG

Heinz Bleyer

Produktmanagement und Service Kostenrechnung