Ja, das ist ein typischer Fall von zu viel ausgezahltem Nettolohn. Der Sollsaldo auf dem Konto 3720 (Verbindlichkeiten aus Lohn und Gehalt) zeigt, dass mehr an die Arbeitnehmer ausgezahlt wurde, als tatsächlich geschuldet war. Wirtschaftlich betrachtet liegt damit eine Forderung gegenüber den Mitarbeitern vor.
In der Praxis empfiehlt es sich, diesen Betrag nicht dauerhaft auf dem Lohnverrechnungskonto stehen zu lassen, sondern sauber auf ein Forderungskonto umzubuchen. Im SKR04 bietet sich hierfür beispielsweise das Konto 1360 (Sonstige Vermögensgegenstände) an. Die Buchung lautet dann: 1360 an 3720 mit 154,30 €. Dadurch ist das Lohnkonto bereinigt und die Forderung korrekt in der Bilanz ausgewiesen.
Wenn die Beträge im Folgemonat über die Lohnabrechnung wieder einbehalten werden, kann man entweder den Saldo auf 3720 stehen lassen und automatisch verrechnen lassen, oder – sauberer – ebenfalls zunächst auf 1360 umbuchen und bei der späteren Verrechnung wieder zurückbuchen (3720 an 1360).
Sollte eine Rückforderung nicht mehr möglich sein, etwa weil die Mitarbeiter bereits ausgeschieden sind und keine Zahlung mehr erfolgt, muss die Forderung abgeschrieben werden. In diesem Fall erfolgt zunächst – falls noch nicht geschehen – die Umbuchung von 3720 auf 1360 und anschließend die Ausbuchung als Aufwand, zum Beispiel über ein Konto wie 6920 (Abschreibung auf Forderungen): 6920 an 1360 mit 154,30 €.
Wichtig ist dabei, dass es sich ausschließlich um ein Nettothema handelt. Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge wurden bereits korrekt abgeführt und werden durch diese Buchungen nicht mehr verändert.
