Übertragungsprotokolle USt-VA automatisch im DMS ablegen?

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Hallo liebe Community,

ich übermittle sämtliche USt-VA über das DATEV-RZ. Jetzt stellt sich mir die Frage ob man die Übermittlungsprotokolle automatisiert ins DMS in einen vordefinierten Ordner ablegen könnte. Ich für mich fände es super Praktisch wenn nach Übermittlung am 10. die Protokolle im DMS wären.

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Ja klar wird es gehen....

                                         .....wenn DMS denn endlich in der Cloud läuft.

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Hallo Herr Mayer,

die Ablagemöglichkeiten der Übermittlungsprotokolle sind unter Punkt 7 im Dokument 1034007 beschrieben.

Mit freundlichen Grüßen

Marco Lachmann

Service Rechnungswesen (FIBU)

DATEV eG

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Hallo Herr Lachmann,

diese Funktion ist mir bekannt. Allerdings finde ich es im digitalen Zeitalter merkwürdig, dass man diesen Vorgang nicht automatisieren kann. Ich bin der Meinung, dass es eine automatisierte Lösung geben muss, da es nicht sein kann jedes mal in das Programm rein zu müssen um die Protokolle im DMS abzulegen.

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Hallo Herr Mayer,

das Thema ist deutlich komplexer, als es scheint. Die DÜ-Protokolle werden nicht am PC, sondern im DATEV-Rechenzentrum erzeugt. D.h. man müsste hier einen Mechanismus schaffen, der nach dem Erzeugen, automatisch die DÜ-Protokolle an den PC transportiert. Komplex wird es, wenn von mehreren PCs/Standorten gearbeitet wird. An welchen PC/Server bzw. Standort soll das DÜ-Protokoll transportiert werden? Ist der PC zu dem Zeitpunkt des Transportes an? Wird in dem Mandantenbestand zu diesem Zeitpunkt gearbeitet? etc.

Aus diesen Gründen kann ich Ihnen leider keine Aussicht auf eine zeitnahe Umsetzung geben.

Die DÜ-Protokolle sind im DATEV-RZ über den gesetzlich vorgeschriebenen Zeitraum archiviert und können von dort aus, jederzeit abgerufen werden. Ein zusätzliches Speichern am PC ist daher nicht erforderlich.

Mit freundlichen Grüßen

Slobodan Jeremic

Teamleiter Produktmanagement FIBU Datenübermittlung

DATEV eG

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Die DÜ-Protokolle sind im DATEV-RZ über den gesetzlich vorgeschriebenen Zeitraum archiviert und können von dort aus, jederzeit abgerufen werden. Ein zusätzliches Speichern am PC ist daher nicht erforderlich.

Mit freundlichen Grüßen

Slobodan Jeremic

Teamleiter Produktmanagement FIBU Datenübermittlung

DATEV eG

Wäre jetzt mein "heißer Tipp" gewesen... denn eine Ablage u.a. der Protokolle geschieht doch meist aus Gewohnheit und weniger aus Praktikabilität.

Es würde mich in der Tat interessieren, zu welchem Zweck die Ablage der USt-VA-Protokolle in der digitalen Akte erfolgt.

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Ich habe die selbe Frage. Legen Sie dann auch die BWA in DMS ab?

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Ich lege die Umsatzsteuervoranmeldung nicht ab weil ich muss sondern weil es einfach praktischer ist und zentral. Auch die BWA leg dich ab das hat auch den Vorteil dass das Ausgabedatum dokumentiert ist. Ich liege übrigens auch sämtliche Lohnabrechnung im Lia.Format ab. Mir ist nämlich aufgefallen dass wenn man im Lohn und Gehalt nachträglich eine der Auswertung ausdrucken muss, dass dann nicht mehr das ursprüngliche Datum draufsteht sondern das aktuelle heutige Datum und wenn man das mal für eine Institution braucht... erklären Sie denen einmal wie sie die Arbeit in der Vergangenheit gemacht haben wollen, wenn oben rechts das aktuelle Datum steht.

ich nehme für Lohn übrigens bewusst keine pdf. die Lia Dateien haben eine wunderbare Struktur. Das vermisse ich bei der pdf-Ausgab.

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Danke Herr Mayer für die Info.

Insofern eine Gewohnheitsangelegenheit.

Gut.

Für mich persönlich wäre dieser "workflow" so nichts.

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Hallo Herr Jeremic,

die Frage ist hier ziemlich alt, allerdings bei uns gerade brandaktuell. 

Hat sich an dieser Stelle etwas geändert? Wir würden uns wünschen, dass man die Übertragungsprotokolle nach der Übermittlung via "Sofortübermittlung" automatisch in der DMS abgelegt werden. Wir müssen die Protokolle an die Kunden weiterleiten und ziehen jeden Monat für jedes einzelne Mandat das Protokoll und legen in der DMS ab. Das System der Datenablage (Abruf der entsprechenden Maske) funktioniert nicht besonders flüssig sondern hängt teilweise einige Minuten bis die Maske in Dokumentenmanagement bearbeitet werden kann.

Ich wäre Ihnen für die Antwort sehr dankbar.

Viele Grüße

Ekaterina

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@Ekaterina_ECOVIS_COM 

Grinsend verweise ich auf meinen Post vom 1.03.2019. Daran hat und wird sich rein gar nichts ändern. @Slobodan_Jeremic hat ja schon beschrieben, dass es nicht geht, das Protokoll ist im Rechenzentrum und nicht in der Cloud gespeichert (merke: Cloud ungleich Rechenzentrum und bei DATEV ist die Cloud das Rechenzentrum).

Also bleibt nur die Anstellung von Manuel oder Manuela. Die Zwei werden und können sich über Arbeit nicht beklagen.

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Danke für die Info 🙂 Es ist ziemlich schade.

Naja es wäre uns wenigstens geholfen, wenn die Dokumentenablage nicht ewig hängen würde...

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@Slobodan_Jeremic  schrieb:

Hallo Herr Mayer,

das Thema ist deutlich komplexer, als es scheint. Die DÜ-Protokolle werden nicht am PC, sondern im DATEV-Rechenzentrum erzeugt. D.h. man müsste hier einen Mechanismus schaffen, der nach dem Erzeugen, automatisch die DÜ-Protokolle an den PC transportiert. Komplex wird es, wenn von mehreren PCs/Standorten gearbeitet wird. An welchen PC/Server bzw. Standort soll das DÜ-Protokoll transportiert werden? Ist der PC zu dem Zeitpunkt des Transportes an? Wird in dem Mandantenbestand zu diesem Zeitpunkt gearbeitet? etc.

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... eins der vielen Datev Kommunikationsprogramme wie Servicekontakt, Datev Mitteilungen, RZ Kommunikation, Lohnrücksenden. Bescheidrückübertragung etc. wird das ja vielleicht schaffen...

Die DÜ-Protokolle sind im DATEV-RZ über den gesetzlich vorgeschriebenen Zeitraum archiviert und können von dort aus, jederzeit abgerufen werden. Ein zusätzliches Speichern am PC ist daher nicht erforderlich.

Wenn ich nicht gerade einen Mandanten am Telefon habe und das RZ nicht gestört ist oder ...

Bescheide = übermittelte USt VA hätte ich gerne lokal jederzeit im Zugriff (auch wenn gerade eine Wartung läuft)

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Eine Möglichkeit Manuel und Manuela die Arbeit zu erleichtern gäbe es schon:

1. Nach dem Stichtag der Datenübermittlung das Programm Bestandsdienste Rechnungswesen öffnen

2. Die Übersicht Datenübermittlung Finanzverwaltung (Beraterbezogen) öffnen:

3. Beraternummer eingeben und OK drücken:

(Wenn mehrere Beraternummern vorhanden sind, muss man ab Schritt 3 natürlich wiederholen)

4. Alle Mandanten wählen:

(Keine sorge, Manuel*a muss sich hier nicht die Finger wund klicken, ersten Eintrag wählen, Shift gedrückt halten und dann die Ende Taste drücken. Funktioniert nicht nur hier 😉)

5. Die Erweiterte Suche aktivieren und in der Spalte Zeitraum den gewünschten Zeitraum filtern

6. Alle Einträge markieren

(Man sollte nun wissen wie es geht)

7. Unten Rechts die DÜ-Protokolle abrufen für die Übernahme ins Dokumentenmanagement

8.  WARTEN

(Die Abfrage kann einiges an Zeit in Anspruch nehmen, da hier jedes Protokoll einzeln aus dem RZ abgerufen wird.)

9. Nach Abruf der Protokolle öffnet sich für jedes angerufene Protokoll nach einander ein Ablagefenster. Hier muss man also nur noch alle paar Sekunden zwei mal Enter drücken

(Ein mal für die Bestätigung der Ablage und das zweite Mal für die Bestätigung der Meldung das es erfolgreich war.)

Mandant, Jahr und Monat sind automatisch richtig vor belegt. Um anzupassen, in welchem Bereich, Ordner und Register die Protokolle im DMS landen, muss man im Kanzlei Rechnungswesen unter Extras - Einstellungen - Dokumentenmanagement eine individuelle Ablagestruktur einrichten.

(So weit ich weiß, muss man hierfür DATEV-Admin-Rechte haben.)

Disclaimer: Ich selbst habe dieses Vorgehen nur mit 2-3 Mandanten getestet um zu prüfen, ob es grundsätzlich möglich wäre. Ich garantiere für nichts! Wenn der PC hängen bleibt oder der Kommunikationsserver den Lebenswillen verliert, weil jemand 120.000 DÜ-Protokolle auf einmal abfragt ist das nicht meine Schuld. Zum erstmaligen Testen, würde ich empfehlen eine Zeit zu wählen in der niemand anderes in der Kanzlei arbeitet, falls es zu Problemen kommt, und die IT auf Kurzwahl zu haben.

Manuel und Manuela durch einen RPA-Mechanismus zu ersetzen, der auf einer virtuellen Maschine diese Schritte (inkl. drölftausendmal OK drücken) automatisch z. B. jeden 11. um 19 Uhr durchführt, könnte dem RZ Übelkeit bereiten, wenn zu viele Kanzleien die selbe Uhrzeit einplant. Da es seitens Datev jedoch keine Alternative gibt müssen wir hoffen, dass wir damit keinen versehentlichen Cyber-Terrorismus praktizieren.

Gerne Bescheid geben wenn sich jemand traut das ganze zu testen und berichten falls es zu Problemen kommt. 😊

LG TA