Übersicht erhaltene Anzahlungen über Anzahlungsassistenten

[#1]

Sehr geehrte Damen und Herren,

wir nutzen nun fleißig den Anzahlungsassistenten und entweder fehlt eine nützliche Funktion oder wir haben diese einfach noch nicht gefunden. In der Buchhaltung oder spätestens mit dem Jahresabschluss muss ja das Konto "erhaltene Anzahlungen" bzw. "In Auftrag befindliche Bauaufträge" abgestimmt werden. Da wir im Anzahlungsassistenten ja nun fleißig alle Bauvorhaben/ Projekte hinterlegt haben, haben wir uns eine Übersicht zu den Aufträgen zu denen noch keine Schlussrechnungen gestellt worden, erhofft. Die Primanota-Ansicht und auch die Kontoblatt-Ansicht ist sehr unübersichtlich, da dort ja alle Buchungen dargestellt sind (also auch abgeschlossene Projekte). Die nächste Idee war bei dem Konto "Erhaltene Anzahlungen" mit dem Ausziffern zu arbeiten, aber bei längeren Projekten zieht sich das unter umständen über mehrere Jahre und somit kann der EB-Wert ja nicht mit ausgeziffert werden.

Ist es geplant eine Übersicht zu den noch offenen Projekten aufrufen zu können bzw. gibt es dazu bereits eine Möglichkeit?

Mit freundlichen Grüßen

Frau Althainz

[#2]

Moin,

leider gehört die Anzahlungsautomatik auch zu den Funktionen aus der Kategorie "gut gemeint, schlecht gemacht".

Die Übersicht haben die Entwickler nicht mit eingeplant. Für den fehlerhaften Tab-Lauf bei der Erfassung haben die Entwickler schlappe 2 Jahre zur Korrektur gebraucht, mal sehen, wann eine vernünftige Auswertung kommt.

Btw., es gibt einen "Würgaround". Den möchte man sich nicht antun, beruht aber im Wesentlichen auf dem Ausziffern div. Konten. Meine Mitarbeiter nutzen die Funktion mangels Auswertungsfreundlichkeit nicht mehr.

Gruß

KP

[#3]

Hallo Frau Althainz,

wir setzten in der Zwischenzeit (leider) auch bei fast allen Mandanten den Anzahlungsassistenten ein (im Kern eine gute Funktion).

In einem Schreiben an die DATEV vom 14.12.2015 haben wir ausführlich geschildet, welche Auswertungsmöglichkeiten (Filter) aus unserer Sicht fehlen:

• Anzahlungen mit oder ohne Geldeingang
• Schlussrechnung mit oder ohne Geldeingang incl. der dazugehörigen Anzahlungen
• Aufträge mit Anzahlungen aber ohne Schlussrechnung (Abstimmung Bestände der Konten # 1495 und # 3272)
• es fehlen jahresübergreifende Auswertungen wie a) alle Posten b) alle offenen Posten c) alle ausgeglichenen Posten

Auch hatten wir gewünscht, die Belegfelder zu erweitern (mehr Stellen). Auch haben wir darum gebeten, bei Zahlungseingang die "Verbindung" zu den Anzahlungen zu automatisieren (Anzahlungsinformationen müssen zur Zeit bei jedem Geldeingang "händisch" nachgepflegt werden).

Ein Rückruf der DATEV brachte folgendes "Ergebnis":

• Abstimmung des Kontos „erhaltene Anzahlungen“ sei nicht jahresübergreifend möglich Empfehlung: Vortrag der einzelnen Anzahlungen als einzelne EB-Werte => Bei einer Anzahl von ca. 2.000 Projekte (Anzahlungen) bei einem unserer Mandanten ist die Vorgehensweise nicht praktikabel
• Eine Auswertung über die erhaltenen Geldeingänge und die dadurch auszulösende Automatikbuchung (Entstehung der USt bei Anzahlungen), sei ebenfalls nicht möglich und müsste daher manuell erfolgen.
• Abstimmung der Anzahlungen mit OPOS bzw. mit dem Anzahlungsassistenten ist nicht automatisch über Abfragen möglich, sondern muss manuell erfolgen
• Im Telefonat geäußerter Wunsch nach einer großen Zeichenanzahl in den Belegfeldern würde bereits der Entwicklungsabteilung vorliegen.

Eigentlich schade, dass eine im Kern gute Funktion obwohl alle Daten und Informationen in Rewe vorhanden sind, so viel händische Arbeit bedarf.

Anspruch der DATEV: "Digitalisierung von Prozessen" :

https://www.datev.de/geschaeftsbericht/assets/img/service/digitalisierung_datev_gb_2015_s.pdf

([...] können alle Beteiligten flexibler arbeiten, ihre Effizienz steigern und bürokratische Hürden abbauen [...])

Wirklichkeit bei der Verbuchung von Anzahlungen: Wie während meiner Ausbildungszeit 1984 viele manuelle Listen (jetzt aber in Excel - zumindest die Additionsmaschine wird nicht mehr so oft gebracht) und unnötige händische Abstimmarbeiten.

Schade

Ralf Blum

[#4]

Moin,

wenn dann noch Fremdwährungen (USD, GBP und CHF sind ja doch nicht so selten) wird es noch spannender.

Aber Anzahlungen gibt es ja nur bei Debitoren, zumindest bei DATEV.

Es bleibt spannend, wie sind die Wetten bei den britischen Buchmachern auf eine Wiederholung der 7.0?

Gruß

KP

[#5]

Hallo Herr Blum,

wissen Sie, ob sich zu dem Thema schon etwas getan hat?

Immerhin ist mehr als ein Jahr vergangen?

vlg

Marion Beutner

[#6]

Hallo Herr Beutner,

es hat sich leider nichts getan.

Gruß

Blum

[#7]

Hallo,

wir arbeiten neu im DATEV (vorher im Sage). Dass Sage keine derartige Übersicht zur Kontrolle der noch in Arbeit befindlichen Aufträge (gegen Vorkasse) ist mir ja einigermaßen klar - hier hatten wir uns eine manuelle Übersicht geschaffen. Auf den Wechsel auf DATEV hatten wir uns eine Verbesserung erhofft. Aber anscheinend gibt es auch hier keine Übersicht, die leicht nachvollziehbar ist.

Ist dem noch so oder hat sich hie etwas getan, was wir im Programm nur noch nicht "gefunden" haben?

Vielen Dank für Rückinfo.

B. Schulter

[#8]

Wir haben in der Zwischenzeit über mehrere Jahre (seit 2013) rd. 43.000 Buchungssätze im Anzahlungsassistenten. Und leider kann die DATEV in Rewe mit einer solchen Datenfülle nicht umgehen. Wir sind nach Auskunft des Servicekontaktes die einzige (hören wir leider immer wieder) Kanzlei mit so vielen Buchungssätzen im Anzahlungsassistenten! 

Lösung der DATEV: keine! Es gibt andere Prioritäten und zeitlich gibt es keine Möglichkeit, den Fehler im Programm auszubauen!

Eigentlich ein DATEV Ideas Fehler - das DATEV Programm hat einen Fehler = höchste Priorität; muss mit dem nächsten SR beseitigt werden - (siehe Expedition Zukunft DATEV Eigenorganisation der etwas andere Weg)

Aber Fehler kennt DATEV leider nicht bzw. möchte davon nichts wissen. Siehe auch: Sendepause

Eigene Lösung: Export nach Excel und dort analysieren = EDV zu Fuß

Anmerkung: Wenn ich richtig informiert bin, konnte Excel 2007 schon 1.048.576 Zeilen verarbeiten (ich kenne noch das DOS-Programm Multiplan, finde aber über die dort möglichen Zeilen leider nichts mehr; nach meiner Erinnerung sollten 43.000 Zeilen auch zu Zeiten von Multiplan kein Problem gewesen sein; notfalls hätte damals dbase geholfen). Wenn DATEV heute bei 43.000 Zeilen schon ein Problem hat, wie lange wird es dauern, bis DATEV Rewe bezüglich dem Anzahlungsassistent in der Gegenwart angekommen ist (wahrscheinlich niemals)?

1000DingeDieWichtigerSindAlsKlartax

1000und1Baustelle

1000DATEVKLOPSE

[#9]

Hallo Blum,

guten Tag,

das Problem bezüglich des Anzahlungsassistenten zu den erhaltenen Anzahlungen ist schon ein langes Problem, und wenn ich mir die Anmerkung erlauben darf, wird dies (leider) auch nicht so schnell seitens der DATEV gelöst werden (können)

Hinzu kommt vor allem, welche Art der Buchungslogik man für die Verbuchung der erhaltenen Anzahlung wählt. DATEV bietet hier ja in einem Dokument ich meine drei Verschiedene Buchungslogiken an. Insbesondere wenn man die Verbuchung der gestellten Anzahlungsrechnungen mittels Verrechnungskonto und Debitorenkonten Buchungen nutzt, wird es leider bzgl. der Abstimmung recht kompliziert. 

Daher haben wir auch unsere Mitarbeiter dahingehend sensibilisiert, hier möglichst kurz aber genau im Buchungstext zu arbeiten.

Vielleicht eine kurze Anmerkung noch für eine Ersatzlösung:

Gerade wenn man Mandate mit großen Anzahlungsvolumen (insbesondere eben Mandate aus der Immobilien- oder Bauleistungsbranche) betreut, sollte hierbei sowieso eine Kostenstellenrechnungen angelegt sein, da sonst eine BWA für den Mandanten keine qualifizierte Aussage drüber trifft, wie die Projekte laufen. Zu empfehlen wäre, sich hier sogar eine individuelle Kostenstellenrechnung anzulegen (das bedarf ein größeres Verständnis zur Nutzung des KOSt Systems und auch für die Aufsetzung etwas Zeit, aber es lohnt sich.)

Bei der Erfassung der erhaltenen Anzahlungen erfassen wir hier auch via KOSt1 die entsprechende Kostenstelle. Spätestens im JA, um die Aktivierung der unfertigen Leistungen (unfertige Bauaufträge, etc.) abzustimmen und vornehmen zu können, führen wir parallel ein Excel Work Sheet, in denen wir die Jahresbuchungen je Projekt mit einfließen lassen. 

Durch Erfassung des Kost1 Feldes ist eine Sortierung der Projekt sehr schnell vorzunehmen und kann in das Work Sheet übernommen werden zur Abstimmung. 

Klar, es ist nicht beste Lösung, aber da DATEV leider (immer) noch nicht in der Lage ist, einen adäquaten Anzahlung Assistenten bereit zu stellen, müssen wir so vorgehen.

Mit Freundlichen Grüßen

Christian Wölfl