Speicherplatz für große Belege wird nach der OCR in Belege Online optimiert

olafbietz · ‎03.06.2019

Als Steuerberater und Unternehmer wünsche ich mir eine Funktion, die hochgeladene Belege nach der OCR in Belege online auf eine kleine Beleggröße zusammenschrumpft, wenn diese sehr groß sind. Dadurch würde sich der Speicherplatz nicht so schnell auffüllen, dies würde Speicherkosten sparen und die Beleganzeige würde in Unternehmen online und Kanzlei-Rechnungswesen schneller laden.

Die Minimierung der Beleggröße sollte nach der OCR erfolgen, um die Qualität der OCR nicht zu beeinträchtigen.

Diese Funktion wäre besonders wichtig bei Anwendung von Belegupload mobil, bei der sehr große Dateien an Belege online übermittelt werden.

Siehe auch:

seb_ms · ‎07.11.2019

Die Idee finde ich ebenfalls eine Überlegung wert. Technisch ist das relativ einfach zu implementieren (entsprechende Funktionsbibliotheken zur Bild-Manipulation gibt es viele, da müsste die DATEV das Rad nicht neu erfinden) - ich sehe allerdings zwei Probleme im Vorgehen / Prozess:

A) Mit einer Reduktion der Dateigröße geht u.U. auch ein Informationsverlust einher (der sich nicht zwangsläufig negativ auf die Bildqualität auswirken muss, wenn der Algorithmus sauber arbeitet). Die verkleinerte Datei entspricht also nicht mehr dem Original, wie es aus dem Scanner - oder hier: aus dem Smartphone - kommt und damit ist fraglich, ob die Archivierung der verkleinerten Datei den GoBD 2014 (Rz. 110 und 111) entspricht. Gerade weil dies ein automatisch ablaufender Prozess ist, der keine manuelle Sichtkontrolle umfasst.

B) Was mich zum nächsten Punkt bringt: wenn die Verkleinerung automatisch abläuft, ohne manuelle Sichtkontrolle des Resultats, wie wird dann gewährleistet, dass das Ergebnis noch lesbar ist? Ich denke da nur an den Fall, wenn z.B. ein Beleg in Farbe oder Graustufen eingescannt oder abfotografiert wurde, die automatische Verkleinerung diesen in ein Schwarz-Weiß-Bild umwandelt und dabei Teile der Bild-Informationen verloren gehen (z.B. weil Farbverläufe oder Textteile, die wenig schwarz enthalten [in grau gedruckt], in einer rein schwarz-weißen Darstellung nicht wiedergegeben werden). Damit wären z.B. die Forderungen aus den Rz. 130 und 137 GoBD 2014 nach einer bildlichen Übereinstimmung von Wiedergabe und Original sowie nach einer fallweisen vollständigen Farbwiedergabe nicht umsetzbar.

prudentius · ‎27.11.2023

Dein ernst?...

Die Belege werden direkt komprimiert auf dem Smartphone oder in DUO dargestellt. So kann jeder mit funktionierenden Augen die Lesbarkeit überprüfen. Problem gelöst.

Lieber mal prüfen ob nicht Wucher nach §138 (2) BGB hier vorliegt. Cloudspeicher kostet idR wenige oder ein Bruchteil eines Cents pro GB. DATEV erlaubt sich 1€ (also bis zu 10.000% Aufschlag) pro GB dafür zu nehmen.

Zudem ist das nicht-anbieten von der Komprimierungsmöglichkeit in meinem Augen auch fahrlässig Klimaschädigend. Die ganzen unnötigen Datenmengen die immer wieder von den Servern geladen und gespeichert werden müssen...

chrwilking · ‎27.11.2023

Die Umsetzung der Idee würde in der Praxis sehr viel bringen.

Viele Mandanten schaffen es nicht, Ihren Scanner für unsere Zwecke optimal einzustellen.

Wir geben gerne einmal die Einstellungen durch und viele bekommen es hin. Aber der Anteil, der es nicht hinbekommt, ist zu groß. Und es ist dann ein Frustthema für Mandanten und Kanzlei, welches viel Zeit frisst. Eine technische Lösung wäre eine erhebliche Erleichterung.

Am Besten könnte man auf Mandantenebene einstellen, ob generell nicht verkleinert werden soll (für den Mandanten, der gut scannt und bei dem ein großer Beleg dann einen Grund hat), ob alles verkleinert werden soll (für den, der die Scannereinstellungen nicht hinbekommt) oder ob es manuell bestätigt werden sollte.

Alternativ bzw. gleichzeitig wäre eine Erhöhung des Speichervolumens ohne Mehrkosten auch eine Hilfe.

Viele Grüße

Christine Wilking

martinkolberg · ‎27.11.2023

der "übliche" Workflow:
- Mandant scannt und läd Beleg hoch

- DATEV- Belegkennung versucht Wunder zu realisieren

- Buchhalter bucht und überprüft die DATEV- Auslegung mit dem Beleg.

Meines Erachtens könnte man bei der Buchung den komprimierten Beleg anbieten und der Buchhalter hat die Möglichkeit, auf das unkomprimierte Original zuzugreifen und gegebenenfalls die Komprimierung als unbrauchbar zu verwerfen.

Wenn die Buchhaltung fertig ist, könnten die fetten Originale nach Bestätigung entsorgt werden.

Unterscheide: ersetzendes Scannen bzw. Digitalisierung nur als Transportmedium und Buchungsvereinfachung.

Solange kein ersetzendes Scannen angewendet wird, würde ich weniger Probleme beim Komprimieren von Belegen sehen, solange die OCR nicht darunter leidet.