10 Antworten Neueste Antwort am 10.07.2016 23:13 von ichauch

    EO comfort / PFB / DMS (Geschwister, die nicht zweckmäßig Zu-sammenarbeiten - Fortsetzung)

    blum Aufsteiger

      Dies ist eine Fortsetzung der folgenden Beiträge:

      EO comfort / Dokumentenkorb (Geschwister, die nicht zweckmäßig Zusammenarbeiten - Fortsetzung)

      EO comfort / Kanzlei-Rewe Ergänzungs- bzw. Sonderbilanzen (Geschwister, die nicht zweckmäßig Zusammenarbeiten - Fortsetzung)

      EO comfort / Kanzlei-Rewe bzw. Kostenrechnung (Geschwister, die nicht zweckmäßig zusammenarbeiten)

       

      Wie schon erwähnt gehen bei uns täglich – wie bei allen Steuerberatern - viele Bescheide ein. Über das Jahr ca. 2.200 Stück.

       

      Haben wir einen (fehlerfreien) Bescheid geprüft, so durchlaufen wir zurzeit folgenden unnötigen Irrweg (Feldweg):

      • DMS: Den Stempel „Bescheid geprüft“ auf das Dokument anbringen
      • DMS: Den Bescheid auf „erledigt“ setzen
      • DMS: Das Anschreiben auf „zu Postausgang“ setzen
      • PFB: Fristenstatus auf „geprüft“ setzen
      • PFB: die Frist „erledigen“
      • EOC / Aufwände / Materialien: Anzahl der geprüften Bescheide erfassen, obwohl PFB das eigentlich weiß.
      • EOC / Aufwände / Materialien: Im Kommentar das Bescheiddatum erfassen, obwohl PFB das eigentlich weiß (damit dieses in die Rechnung übernommen werden kann).
      • EOC Auftrag: Haken „Arbeiten abgeschlossen“ setzen

      Dies ist EDV zu Fuß!

       

      Konkrete Verbesserungsvorschläge:

      • In PFB muss es einen Button mit z. B. der Bezeichnung „Bescheid abschließen“ mit folgendem work flow geben (ähnlich wie in den Steuerprogrammen „Erklärung abschließen“; wird dort über das Menü Extras / Einstellungen konfiguriert und individualisiert = gute Lösung; bezüglich DMS Knigge-Anbindung aber noch verbesserungswürdig):

              - PFB: Friststatus wird auf „geprüft“ gesetzt

              - PFB: Frist wird „erledigt“

              - DMS: Stempel „Bescheid geprüft“ wird angebracht

              - DMS: Dokument wird erledigt

              - DMS: Anschreiben auf „zu Postausgang“ setzen

              - EOC: Anzahl der Bescheide wird an den Auftrag in die „Materialien“ weitergegeben

              - EOC: Das Bescheiddatum wird mit einem Text wie

                z. B. „Prüfung Einkommensteuerbescheid vom […]“

                in den „Rechnungstext“ übernommen

                (die Bescheidart kann PFB über das Feld „Dokumentenart“ ermitteln)

              - EOC: Auftrag wird der Haken „Arbeiten abschlossen“ gesetzt

      • „look and feel“ obiger drei Programme der Eigenorganisationsgruppe sollten vereinheitlicht werden

       

      Für die „Ängstlichen“ darf das Programm auch gerne nochmal höflich nachfragen: „Wollen Sie wirklich den fehlerfreien Bescheid abschließen?“.

       

      Dieser Button „Bescheid abschließen“ würde zumindest bei den fehlerfreien Bescheiden (überwiegende Anzahl) zu einer deutlichen Prozessautomatisierung (Autobahn im Gegensatz zum jetzigen Feldweg) beitragen.

       

      Dann wäre der Name EO comfort evtl. gerechtfertigt.

       

      Ralf Blum

      ein genervter unzufriedener aber konstruktiver EO comfort Kunde

      Geändert am 03.06.16 um 08:37 Uhr
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        • 1. Re: EO comfort / PFB / DMS (Geschwister, die nicht zweckmäßig Zu-sammenarbeiten - Fortsetzung)
          happe Beginner

          Dies wäre Super. Ein mehr als wünschenswerter und konstruktiver Ablauf/Vorschlag.

          • 2. Re: EO comfort / PFB / DMS (Geschwister, die nicht zweckmäßig Zu-sammenarbeiten - Fortsetzung)
            blum Aufsteiger

            Ergänzung zur weiteren Prozessoptimierung (Verbesserungsvorschlag):

             

            Siehe auch: Elektronische Bescheide / Stand der Dinge - Umfrage

             

            Neben obigen Botton "Bescheide abschließen" gibt es noch weitere Möglichkeiten, den Prozess "Bescheidprüfung" zu optimieren.

             

            Zur Zeit speichert das Sekretariat den elektronischen Bescheidabgleich als Dokument in der DMS. Der SB wird in der DMS zur Kenntnis gesetzt. Diese "händische" Tätigkeit ist eigentlich überflüssig, wenn PFB, den Bescheidabgleich als "Link" in der DMS ablegen würde. Nur über die DMS ist das "Dokument" in den work flow eingebunden. Der SB erhält den Link dann über das Arbeitsblatt "Dokumente zur Kenntnis" "zugestellt". Mit einem Doppelklick öffnet sich nicht obige von uns bisher händisch gespeicherte PDF, sondern PFB!

             

            Das wäre dann EO mit comfort.

             

            Dafür müssten aber die Abteilungen bei der DATEV "DMS" und "PFB" intensiv zusammenarbeiten!

            • 3. Re: EO comfort / PFB / DMS (Geschwister, die nicht zweckmäßig Zu-sammenarbeiten - Fortsetzung)
              blum Aufsteiger

              Ergänzung zur weiteren Prozessoptimierung (Verbesserungsvorschlag):

               

              Wir verwenden nachstehendes Fenster von PFB zur Prüfung der Bescheide:

              FuB Bescheidprüfung.JPG

               

              Wir öffnen diese Fenster über die Auftragssicht von EO comfort. Dem Programm sollte somit den dazugehörige Auftrag bekannt sein. Über den Link "Dokument erstellen" erstellen wir dann das Anschreiben. Leider wird beim speichern des Dokumentes nicht der Auftrag vorbelegt, sondern dieser muss manuell ausgewählt werden (erster Verbesserungsvorschlag).

               

              Auch wird obwohl das Schreiben hier mit den Link "Dokument erstellen" erstellt wurde, dieses Schreiben nicht unter den "Programmverbindungen" angezeigt (zweiter Verbesserungsvorschlag).

               

              Auch wäre es gut, wenn hier nicht nur der Bescheid, sondern alle Dokumente des Auftrages aus der DMS die dort zu dem jeweiligen Steuerprogramm gespeichert wurden (d. h. bei uns die Berechnungslisten) und auch die über PFB erstellen Anschreiben angezeigt würden (dritter Verbesserungsvorschlag).

               

              Ralf Blum

              ein genervter unzufriedener aber konstruktiver EO comfort Kunde

              Geändert am 08.07.16 um 16:37 Uhr
              • 4. Re: EO comfort / PFB / DMS (Geschwister, die nicht zweckmäßig Zu-sammenarbeiten - Fortsetzung)
                ichauch Erfahrener

                Moin,

                 

                diesem vorstehenden Beitrag und Verbesserungsvorschlag muss ich eindeutig widersprechen. Dem Eröffnungsbeitrag stimme ich (fast) vollständig zu.

                Warum?

                PFB ist nun wahrlich nicht der Gral von Organisation und Programmierkunst, aber den Posteingang als Sicht auf DMS nutzen zu wollen bezeichne ich einmal als Vergewaltigung.

                Der Posteingang kann nur eine 1:1 Verbindung sein, ein Posteingang, auch wenn hier als Arbeitshilfe zwei Bereiche zusammengeführt werden (elektronische Bescheidedaten und Ergebnisse der Steuerberechnung) bleibt es die Verknüpfung der Eingangskontrolle mit genau einem im DMS abgelegten Dokument. Verknüpfe ich jetzt den Brief an den Mandanten mit dem Posteingang würde eine Doppelverknüpfung erfolgen (der muss in den Postausgang).

                Helfen kann nur eine vernünftige Sicht in DMS; und hier gehen wir wieder zusammen, der Arbeitsplatz kann es schlicht nicht.

                Ob nun EOcomfort oder classic, der Workflow in der Eigenorganisation muss besser werden, langsam habe ich aber meine Zweifel, es muss ja das Buzzword "Cloud" überall draufstehen.

                Vor rund 20 Jahren war das Buzzword "Data Warehouse", daraus wurde ganz schnell "Data Jailhouse". Aus dieser  Zeit stammt IDVS aka EOcomfort.

                 

                Gruß

                KP

                • 5. Re: EO comfort / PFB / DMS (Geschwister, die nicht zweckmäßig Zu-sammenarbeiten - Fortsetzung)
                  theo Erfahrener

                  Vor rund 20 Jahren war das Buzzword "Data Warehouse", daraus wurde ganz schnell "Data Jailhouse".

                  In dem Sinne:
                  Ungehobener Schatz: Die Datev will ihre 31 100 Gigabyte Daten erschließen | ZEIT ONLINE

                  Woanders sagt man, das Messer in der Sau steckengelassen, was man bei uns sagt möchte ich an dieser Stelle nicht wiedergeben

                  Geändert am 08.07.16 um 23:58 Uhr
                  • 6. Re: EO comfort / PFB / DMS (Geschwister, die nicht zweckmäßig Zu-sammenarbeiten - Fortsetzung)
                    theo Erfahrener

                    Ich habe den Artikel gerade nochmal durchgelesen. Einfach großartig.

                    Geändert am 09.07.16 um 00:19 Uhr
                    • 7. Re: EO comfort / PFB / DMS (Geschwister, die nicht zweckmäßig Zu-sammenarbeiten - Fortsetzung)
                      ichauch Erfahrener

                      Und, sind wir schon gaga?

                       

                      Ich glaube ja

                      • 8. Re: EO comfort / PFB / DMS (Geschwister, die nicht zweckmäßig Zu-sammenarbeiten - Fortsetzung)
                        theo Erfahrener

                        Für eine Vielzahl betroffener lässt sich das sicher nicht abstreiten. Sie haben (als Nachzügler) noch etwas Zeit denke ich.

                         

                        Wenn man damit noch länger zu tun hat (z.B. qua Geburt (ich) od. Tätigkeit in der Entwicklung (Härtefall)) muss man sich halt arrangieren. Mut zur Lücke (hat meine Klassenlehrerin in der Berufsschule schon immer empfohlen). Das Konzept ist bewährt (auch bei der Entwicklung, s. Screenshot)

                        unusability.png

                        • 9. Re: EO comfort / PFB / DMS (Geschwister, die nicht zweckmäßig Zu-sammenarbeiten - Fortsetzung)
                          blum Aufsteiger

                          Hallo KP,

                           

                          ich stimme Ihnen zu, dass eigentlich „Posteingang“ und „Bescheidprüfung“ zwei unterschiedliche Prozesse sind. Mich interessiert hier nur die Registerkarte „Bescheidprüfung“. Und diese ist im Kern sehr gut gemacht. Es ist eines der ersten „Teilprogramme“ in dem die Strategie der DATEV:

                           

                          Unbenannt.JPG

                          schon umgesetzt ist. Der Papierbescheid ist hier an dieser Stelle vollständig digital transformiert und wird den Daten aus dem Steuerprogramm gegenübergestellt und die Abweichungen ausgerechnet.  Eigentlich brauchen wir den „gedruckten“ und eingescannten „Papierbescheid“ nicht mehr. Wir wissen alle, dass mit dem am 12.05.2016
                          verabschiedeten „Gesetz zur Modernisierung des Besteuerungsverfahrens“ (StModernG)
                          die elektronische Bekanntgabe der Steuerbescheide in absehbarer Zeit „Wirklichkeit“
                          wird. Dann haben wir keinen Posteingang mehr in PFB und auch in der DMS kein Papierbescheid. Die Bescheide erhalten wir dann digital vom Finanzamt. Lesbar für die EDV. Automatische Fristberechnung, automatischer Bescheidabgleich, automatische Anschreiben an die Mandaten (per E-Mail) könnten dann wenn die DATEV es programmiert bekommt, Wirklichkeit werden. Ein automatischer Prozess der „nur“ noch von uns kontrolliert werden muss. Und für diese Kontrolle hätte ich gerne die Informationen an der Stelle an der ich sie brauche. Und dieses Fenster ist dieser Ort. Hier kann ich jetzt schon:

                          • die Stammdaten des Mandanten aufrufen
                          • das betroffene Steuerprogramm mit den richtigen Daten des richtigen VZ aufrufen
                          • Dokumente verknüpfen
                          • usw.

                          Bei uns ist es bisher so, dass die Mitarbeiter bei Einsprüchen an dieser Stelle manuell die Dokumente, Belege und alte Berechnungen ggf. auch die neuen Berechnungen verknüpfen. Und dies ist EDV zu Fuß. An dieser Stelle könnten automatisch alle Dokumente die in der DMS dem Auftrag zugeordnet sind, angezeigt werden.

                           

                          Die Programme der DATEV müssen zusammenwachsen und die Programmierer bzw. die Produktmanager dürfen nicht wie in indischen „Kasten“ denken (dort ist ein Wechsel zwischen den Kasten so gut wie unmöglich) sondern es werden übergreifend prozessorientiert denkende Produktmanager gebraucht, die wie ein "Integrationsbeauftragter“ die verschiedenen Produkte der DATEV zusammenführt und die Prozesse optimieren.

                           

                          Wenn Sie die digitale Transformation zu Ende denken, brauchen wir kein Programm mehr, die das Datum des Posteingangs bzw. des Postausgangs festhält, da die "Post" (Informationen) zukünftig fast ausschließlich elektronisch ein- und ausgehen werden. Zum großen Teil ist Arbeit von PFB bezüglich dem P heute schon „wegrationalisiert“ oder tragen Sie folgende Sachverhalte in PFB ein:

                          • Elektronische Übermittlung der Steuererklärungsdaten an das FA
                          • Übermittlung an den E-Bundesanzeiger
                          • Übermittlung der E-Bilanz
                          • Übermittlung der Voranmeldungen und der Sozialversicherungsmeldungen
                          • alle eingehenden E-Mails
                          • alle ausgehenden E-Mails

                          Wenn Sie 15 Jahre zurückdenken, war das alles noch viel Arbeit für das „Sekretariat“. Heute ist vieles davon weggefallen.

                           

                          Daher denke ich auch, dass die DMS (Dokumentenmanagementsystem) sich nach meiner Meinung nach in ein "IMS" (Informationsmanagementsystem) fortentwickeln muss, wenn die DATEV es mit der digitalen Transformation ernst meint. Denn nach dem StModernG wird es kein Papierbescheid mehr geben den man in die DMS einscannen muss. Aber der Prozess bleibt natürlich der gleiche. Die Daten gehen elektronisch ein. In meinem Arbeitsblatt „Informationen zur Erledigung“ bzw. „Informationen zur Kenntnis“ hätte ich gerne einen Link auf die oben erwähne Karteikarte „Bescheidprüfung“. In diesem Fenster muss es auch einen Button „Arbeiten abgeschlossen“ geben (über die Datenbank EO comfort verknüpft zum Auftrag).

                           

                          Oder stellen Sie sich folgendes Szenario vor: Eine Mitarbeiterin hat in Rewe in der BWA eine seltsame Entwicklung festgestellt und möchte Sie darüber in Kenntnis setzen. Zurzeit muss Sie dafür einige DATEV Irrwege durchlaufen um dieses einfache Ziel (eine Information an den Chef) zu erreichen. Wenn es neben der BWA ein Button „BWA zur Kenntnis setzen“ gäbe, wäre dies ganz einfach. Wenn die Mitarbeiterin den Button drückt, müsste noch ein Fenster aufgehen in dem sie eine Bemerkung erfassen kann und anschließend landet die Information bei Ihnen im Arbeitsblatt „Informationen zur Kenntnis“. Wenn Sie darauf doppelklicken geht nicht eine PDF auf (unnötiger Medienwechsel), sondern es öffnet sich REWE an der Position an der Ihre Mitarbeiterin die Bemerkung erfasst hat und es wird Ihnen die Bemerkung angezeigt. Sie können im Bemerkungsfeld antworten (Datum, Uhrzeit und Ihr Kürzel wird automatisch gespeichert) und Ihre Antwort landet wieder bei der Mitarbeiterin im Arbeitsblatt „Informationen zur Kenntnis“. 

                           

                          Dann wäre der Name EO comfort gerechtfertigt.

                           

                          Ralf Blum

                          ein genervter unzufriedener aber konstruktiver EO comfort Kunde

                          auch ein Visionär oder Träumer besserer DATEV Programme

                          • 10. Re: EO comfort / PFB / DMS (Geschwister, die nicht zweckmäßig Zu-sammenarbeiten - Fortsetzung)
                            ichauch Erfahrener

                            Moin Herr Blum,

                             

                            da PFB nicht im Arbeitsplatz inegriert sonder als eigenständiges Programm designt wurde lasen sich viele Arbeitsschritte nicht darstellen. Die nervigen Dinge beginnen doch schon viel früher.

                            - Die Daten des Bescheides (elektronisch angeliefert!) lassen lassen sich nicht vernünftig in den Brief an den Mandanten übernehmen.

                            - Ich bin gezwungen, zwei Vorlagen für Bescheide zu erstellen, eine für die normale Schriftguterstellung (ja, es gibt auch noch Papierbescheide) und eine für PFB.

                            - Sie hatten esschon genannt, wenn das Schreiben fertig und abgelegt ist, muss in PFB und DMS der Bescheidstatus angepasst werden.

                             

                            Die weitere effiziente Abwicklung eines Einspruchs ist dann wieder Sache der Kanzleiorganisation, ich habe an dieser Stelle die von Ihnen geschilderten Probleme nicht. Das bedeutet aber nicht, dass ich Ihre Forderungen zu den Programmverbesserungen vollständig ablehne, nur punktuell bin ich anderer Meinung.

                             

                            Gruß

                            KP