Dies ist eine Fortsetzung der folgenden Beiträge:
EO comfort / Dokumentenkorb (Geschwister, die nicht zweckmäßig Zusammenarbeiten - Fortsetzung)
EO comfort / Kanzlei-Rewe Ergänzungs- bzw. Sonderbilanzen (Geschwister, die nicht zweckmäßig Zusammenarbeiten - Fortsetzung)
EO comfort / Kanzlei-Rewe bzw. Kostenrechnung (Geschwister, die nicht zweckmäßig zusammenarbeiten)
Wie schon erwähnt gehen bei uns täglich – wie bei allen Steuerberatern - viele Bescheide ein. Über das Jahr ca. 2.200 Stück.
Haben wir einen (fehlerfreien) Bescheid geprüft, so durchlaufen wir zurzeit folgenden unnötigen Irrweg (Feldweg):
- DMS: Den Stempel „Bescheid geprüft“ auf das Dokument anbringen
- DMS: Den Bescheid auf „erledigt“ setzen
- DMS: Das Anschreiben auf „zu Postausgang“ setzen
- PFB: Fristenstatus auf „geprüft“ setzen
- PFB: die Frist „erledigen“
- EOC / Aufwände / Materialien: Anzahl der geprüften Bescheide erfassen, obwohl PFB das eigentlich weiß.
- EOC / Aufwände / Materialien: Im Kommentar das Bescheiddatum erfassen, obwohl PFB das eigentlich weiß (damit dieses in die Rechnung übernommen werden kann).
- EOC Auftrag: Haken „Arbeiten abgeschlossen“ setzen
Dies ist EDV zu Fuß!
Konkrete Verbesserungsvorschläge:
- In PFB muss es einen Button mit z. B. der Bezeichnung „Bescheid abschließen“ mit folgendem work flow geben (ähnlich wie in den Steuerprogrammen „Erklärung abschließen“; wird dort über das Menü Extras / Einstellungen konfiguriert und individualisiert = gute Lösung; bezüglich DMS Knigge-Anbindung aber noch verbesserungswürdig):
- PFB: Friststatus wird auf „geprüft“ gesetzt
- PFB: Frist wird „erledigt“
- DMS: Stempel „Bescheid geprüft“ wird angebracht
- DMS: Dokument wird erledigt
- DMS: Anschreiben auf „zu Postausgang“ setzen
- EOC: Anzahl der Bescheide wird an den Auftrag in die „Materialien“ weitergegeben
- EOC: Das Bescheiddatum wird mit einem Text wie
z. B. „Prüfung Einkommensteuerbescheid vom […]“
in den „Rechnungstext“ übernommen
(die Bescheidart kann PFB über das Feld „Dokumentenart“ ermitteln)
- EOC: Auftrag wird der Haken „Arbeiten abschlossen“ gesetzt
- „look and feel“ obiger drei Programme der Eigenorganisationsgruppe sollten vereinheitlicht werden
Für die „Ängstlichen“ darf das Programm auch gerne nochmal höflich nachfragen: „Wollen Sie wirklich den fehlerfreien Bescheid abschließen?“.
Dieser Button „Bescheid abschließen“ würde zumindest bei den fehlerfreien Bescheiden (überwiegende Anzahl) zu einer deutlichen Prozessautomatisierung (Autobahn im Gegensatz zum jetzigen Feldweg) beitragen.
Dann wäre der Name EO comfort evtl. gerechtfertigt.
Ralf Blum
ein genervter unzufriedener aber konstruktiver EO comfort Kunde
