11 Antworten Neueste Antwort am 21.07.2016 13:22 von marcohüwe

    DMS Verknüpfung / Verlinkung in Word- und Excel-Dokumenten

    ms3894837 Beginner

      Hallo Newsgroup,

       

      ich würde gerne in Word- und Excel-Dokumenten Verknüpfungen auf Dokumente im DMS, wie sie beim Versand einer Email aus dem DMS möglich sind, einfügen. In der Schnellinfo "Dokumente (DMS)" bzw. im Datev DMS Classic pro werden in Outlook Verknüpfungen mit den Endungen .sdl und .dlk eingefügt. Leider habe ich keine Möglichkeit gefunden, diese Verknüpfungen auch in Word oder Excel zu übernehmen.

       

      Die Vorgangsmappen sind mir bekannt. Aber die Funktionalität, Bedienung und Weiterentwicklung der Vorgangsmappen ist nach meiner Auffassung äußerst bescheiden. Mit Word und Excel wäre das wesentlich übersichtlicher und schneller.

       

      Freundliche Grüße

      Michael Schmid

        Alle Antworten
        • 1. Re: DMS Verknüpfung / Verlinkung in Word- und Excel-Dokumenten
          marcohüwe Aufsteiger

          Hallo Herr Schmid,

           

          die Anforderung gab es bei uns auch (z.B. eine Art Top10-Liste der wichtigsten DMS-Dokumente...). Die direkten Links können Sie meines Wissens so nicht weiter verwenden.

           

          Wir haben dazu im Datev-Arbeitsplatz aus der von Ihnen genannten "Schnellinfo Dokumente (DMS)" aus dem Kontextmenü über den Befehl "Verknüpfung kopieren" den Link nach Word/Excel übernommen.

           

          So ein Link sieht dann in etwa wie folgt aus:

           

           

          ....\\DMS:3EB425E3-3bF1-3B8A-66BD-214C211225t3

           

           

          In Word können Sie z.b. über die Funktion Hyperlink bearbeiten dann auch den angezeigten Namen des Links ändern, so dass hier dann aussagekräftige Bezeichnungen erscheinen.

           

           

          Mit freundlichen Grüßen

          Marco Hüwe

          • 2. Re: DMS Verknüpfung / Verlinkung in Word- und Excel-Dokumenten
            gabrielescheuering DATEV-Mitarbeiter

            Hallo Community,

             

            um einen Link in DMS auf ein anderes Dokument zu erstellen, können Sie folgendermaßen vorgehen: Sie wählen im Kontextmenü des Dokuments z.B. in der Schnellinfo „Senden per Email – als Verknüpfung zum Dokument“. Damit erhalten Sie eine Outlook-Mail mit einem DATEV-Link (.dlk) als Anlage. Diesen Link können Sie nun ausschneiden und in Word und Excel einfügen. Die Vorgehensweise von Herrn Hüwe haben wir nochmals ausführlich intern getestet und dabei festgestellt, dass sporadisch das Ziel des in Office verlinkten Dokuments verloren geht. Dieses Verhalten wird derzeit in unserer Entwicklung analysiert.

             

            Viele Grüße aus Nürnberg
            Gabriele Scheuering
            DATEV eG
            Service Dokumentenmanagement

            • 3. Re: DMS Verknüpfung / Verlinkung in Word- und Excel-Dokumenten
              marcohüwe Aufsteiger

              Hallo Frau Scheuering,

               

              danke für die Rückmeldung - immerhin konnten wir bis jetzt keine Fehler bei unserer Variante feststellen.

               

              Bei mir erscheint in Outlook jedoch ein Link namens Mail.sdl (nicht .dlk), wir nutzen aktuell (noch) Office 2007. Spielt das noch eine Rolle ?

               

              Vom Handling her gefällt mir unsere bisherige Variante jedoch besser, vor allem da sich hiermit beliebige Textpassagen mit dem Hyperlink versehen lassen.

               

              Frage an DATEV und auch in die Runde:

              Die hier von DATEV vorgeschlagene Alternative fügt mir z.B. in Word eine verschiebbare Grafik ein (Objekt-Manager-Shellobjekt....?), die dann per Doppelklick ins DMS verzweigt. Ich kann diese auch individuell beschriften.

               

              Das typisch datev-grüne Symbol hat die Beschriftung _MAIL.SDL. Ich könnte noch zum Objekttyp "OLE Package" konvertieren, dann ändert sich die Grafik.

               

              Wer kann man hier als Word-Experte noch Hinweise bzw. Tipps zur Darstellung geben?

               

              Danke für Anregungen und Vorschläge!

               

              Mit freundlichen Grüßen

              Marco Hüwe

              • 4. Re: DMS Verknüpfung / Verlinkung in Word- und Excel-Dokumenten
                cro Fortgeschrittener

                 

                Bei mir erscheint in Outlook jedoch ein Link namens Mail.sdl (nicht .dlk), wir nutzen aktuell (noch) Office 2007. Spielt das noch eine Rolle ?

                 

                 

                Hallo Herr Hüwe,

                 

                selbe Software und alle Formate werden als Mail.dlk in Outlook abgelegt.

                 

                Gruß

                C.Rohwäder

                • 5. Re: DMS Verknüpfung / Verlinkung in Word- und Excel-Dokumenten
                  marcohüwe Aufsteiger

                  Nachtrag

                   

                  Abweichung geklärt:

                  - Outlook-Versand aus dem Rich-Client (womit wir ausschließlich arbeiten) = .SDL

                  - Outlook-Versand aus DAP per Schnellinfo Dokumente = .dlk

                   

                  Gabriele Scheuering: Falls diese Unterscheidung jetzt noch Auswirkungen hat bitte ich um eine kurze Rückmeldung.

                   

                  Mit freundlichen Grüßen

                  Marco Hüwe

                  • 6. Re: DMS Verknüpfung / Verlinkung in Word- und Excel-Dokumenten
                    mkinzler Fachmann

                    - Outlook-Versand aus dem Rich-Client (womit wir ausschließlich arbeiten) = .SDL

                    Meinen Sie damit den Saperion-Client (Archi32)?

                    • 7. Re: DMS Verknüpfung / Verlinkung in Word- und Excel-Dokumenten
                      marcohüwe Aufsteiger

                      Ja!

                       

                      Oder für alle anderen Mitleser:

                       

                       

                      DATEV DMS classic pro Arbeitsst SR V.1.73 Build 0

                      • 8. Re: DMS Verknüpfung / Verlinkung in Word- und Excel-Dokumenten
                        gabrielescheuering DATEV-Mitarbeiter

                        Hallo Community,

                         

                        prinzipiell sind die Ergebnisse beider Links identisch. Beide Links rufen die jeweils letzte Revision des verlinkten Dokuments auf. Der einzige Unterschied ist die Beschriftung, die aus dem Client mehr oder weniger kryptisch ist, während der Link aus dem Arbeitsplatz die Dokumentnummer und den Betreff als Beschriftung trägt. Sie können diese Links aus dem Arbeitsplatz übrigens auch im Explorer ablegen, indem Sie einfach aus dem Arbeitsplatz über die rechte Maustaste "Exportieren - als Link" auswählen.

                         

                        Viele Grüße
                        Gabriele Scheuering
                        DATEV eG
                        Service Dokumentenmanagement

                        1 von 1 Personen fanden dies hilfreich
                        • 9. Re: DMS Verknüpfung / Verlinkung in Word- und Excel-Dokumenten
                          wolfgang.heiliger Beginner

                          Danke Frau Scheuering, das scheint jetzt so zu funktionieren. Das Laufzeitverhalten ist allerdings, wie ja leider oft bei DATEV, nicht besonders gut. Die Lösung von Hüwe hat 1x funktioniert, und danach nicht mehr. Danke

                          • 10. Re: DMS Verknüpfung / Verlinkung in Word- und Excel-Dokumenten
                            nicolateich DATEV-Mitarbeiter

                            Für Ihre Top10-Liste hätte ich noch einen anderen Tipp:

                             

                            Legen Sie in der Kategorie "Dokumente" einfach einen neuen kanzleiweitern Filter an "Top10-Dokumente".

                             

                            Als Kriterium nehmen Sie bitte "Dokument-Nr." gleich (=).

                             

                            Und dann tragen sie die gewünschten Dokumenten-Nummern getrennt durch Semikolon in das hintere Feld ein.

                             

                            Voila!

                             

                            Diesen Filter könnte man dann sogar mit in den Arbeitsplatzstart aufnehmen, wenn die Dokumente tatsächlich täglich und ständig genutzt werden.

                            1 von 1 Personen fanden dies hilfreich
                            • 11. Re: DMS Verknüpfung / Verlinkung in Word- und Excel-Dokumenten
                              marcohüwe Aufsteiger

                              Hallo Frau Teich,

                               

                              besten Dank für Ihren Vorschlag - der hört sich auch ganz gut an (soeben getestet). Da wir bisher nur mit dem DMS Classic-Client arbeiten, hatten wir diese Stelle noch gar nicht in Betracht gezogen.

                               

                              Mit freundlichen Grüßen

                              Marco Hüwe