1 2 Zurück Weiter 31 Antworten Neueste Antwort am 17.05.2017 21:12 von ron239

    Adressaten-Dupletten und inaktive Mandanten

    mapex Fortgeschrittener

      ich bin zur zeit schwer am ausmisten von alten und überflüssigen Daten in sämtlichen Stammdaten.

       

      dabei fiel mir auf, dass die Überprüfung der Adressaten nach unverknüpft und verknüpft sehr sinnvoll dafür ist, welche man schnell und ohne viel aufhebens loswerden kann.

       

      was mich allerdings noch interessiert ist, ob es bezüglich der Einschränkung von dupletten nach "Beziehung zu inaktiven Mandanten" und "Beziehung zu aktiven Mandanten" noch ein sortierkriterium gibt.

       

      ich möchte natürlich so viele dupletten wie möglich ausmisten, aber habe keine lust, wenn 95% aller dupletten vielleicht Mandate betreffen, die längst nicht mehr aktiv sind mich da rein zu steigern.

       

      gibt es einen tipp, wie ich das vielleicht noch filtern kann? in den Adressaten selbst kann ich ja nur nach Verknüpfung suchen lassen

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        • 1. Re: Adressaten-Dupletten und inaktive Mandanten
          daniel.schmidt DATEV-Mitarbeiter

          Hallo Herr Ammon,

           

          vielen Dank für Ihre Anfrage! Wie Sie bereits festgestellt haben bietet der Filter „Unverknüpfte Adressaten" eine gute Möglichkeit zur Bereinigung. Aktuell können Sie nicht nach Adressaten suchen, die mit einem inaktiven Mandant verknüpft sind. Eine Programmanforderung Adressaten inaktiv zu setzen liegt bereits vor, wir prüfen aktuell die Umsetzbarkeit. Tipp: Der Assistent zum Zusammenführen von Adressaten bietet ebenfalls eine effiziente Abhilfe. Informationen hierzu finden Sie unter Assistent zum Zusammenführen von Adressaten: Dubletten bereinigen

           

          Mit freundlichen Grüßen

          Daniel Schmidt

          Service Betriebswirtschaftliche Basis

          • 2. Re: Adressaten-Dupletten und inaktive Mandanten
            mjachert Aufsteiger

            Hallo Datev,

             

             

            seit der 10.0 gibt es ja nun endlich die Möglichkeit auch Adressaten inaktiv zu setzen. Es wäre ja nun eigentlich logisch, dass die zum Mandat gehörenden Adressaten auch inaktiv gesetzt werden, wenn ich das Mandat inaktiv setze. Leider passiert dies nicht.

             

             

            Alternativ gerne auch die Auswahlmöglichkeit (wie beim Löschen von Mandaten), ob man die zugehörigen Adressaten ebenfalls inaktiv gesetzt werden sollen.

             

             

            Es ist doch müßig, erst das Mandat inaktiv zu setzen und hinterher noch die Adressaten rauszukramen! Oder habe ich mal wieder einen Haken übersehen?

             

             

            Grüße

             

             

            Manuela Jachert

            • 3. Re: Adressaten-Dupletten und inaktive Mandanten
              harachte Beginner

              Hallo Frau Jachert,

               

              der Adressat ist ja vielleicht nicht nur Mandant xxxxx, sondern womöglich auch Gesellschafter bei Mandant yyyyy.

              Ein Assistent der weitere Beziehungen sucht, und anbietet nicht weiter verknüpfte Adressaten inaktiv zu setzten, erschiene mir sinnvoll.

               

              O. Schneider

              Geändert am 24.11.16 um 17:01 Uhr
              • 4. Re: Adressaten-Dupletten und inaktive Mandanten
                mjachert Aufsteiger

                Da haben Sie recht!

                 

                Es erschien mir unnötig, zu erwähnen, dass nur die Adressaten auch gelöscht werden sollten, die keine Beziehungen außerhalb dieses Mandats haben.

                 

                Vielleicht wäre es praktikabel im Assistenten fürs Inaktiv-Setzen, einen Punkt einzufügen, in dem alle mit dem Mandat verknüpften Adressaten angezeigt werden und man per Häkchen diejenigen auswählen kann, die inaktiv gesetzt werden können.

                 

                Grüße

                 

                Manuela Jachert

                • 5. Re: Adressaten-Dupletten und inaktive Mandanten
                  daniel.schmidt DATEV-Mitarbeiter

                  Hallo Frau Jachert,

                   

                  vielen Dank für Ihren Verbesserungsvorschlag. Ich habe diesen als Programmanforderung aufgenommen.

                   

                  Mit freundlichen Grüßen

                  Daniel Schmidt

                  Service Betriebswirtschaftliche Basis

                  • 6. Re: Adressaten-Dupletten und inaktive Mandanten
                    m.fehlau Aufsteiger

                    Guten Tag Her Ammon,

                     

                    im Daten-Analyse-System der Eigenorgansiation (habe classic) gibt es unter "Basis pro" und "Stammdaten" eine Auswertung, die da heißt "Adressaten mit ihren ist-Beziehungen". Wenn Sie zu dieser Auswertung eine neue Datenanalyse durchführen und danach nach nach dem Namen des Adressaten gruppieren haben Sie eine gute Übersicht, ob der Adressat nur Beziehungen zu inaktiven Mandanten aufweist. Entsprechende Adressaten können dann auf inaktiv gesetzt werden.

                     

                    Im Sinne eines geeigneten Workflows müsste es doch aber grundsätzlich so sein, dass ein Adressat, der zu keinem aktiven Mandaten mehr in Beziehung steht, automatisch als inaktiv gekennzeichnet werden müsste. Oder verstehe ich den Sinn aktiv/inaktiv bei Adressaten nicht?

                     

                    Viele Grüße, M. Fehlau

                    1 von 1 Personen fanden dies hilfreich
                    • 7. Re: Adressaten-Dupletten und inaktive Mandanten
                      Martin Kolberg Erfahrener

                      Entsprechende Adressaten können dann auf inaktiv gesetzt werden.

                      Hallo Herr Fehlau,

                       

                      irgendwie stehe ich auf dem Schlauch...

                      Die Auswertung funktioniert und es gibt tausende von Treffern.
                      ... aber wie kann ich diese Adressaten jetzt auf "Inaktiv" setzen?

                       

                      Weder Doppeltklick noch Kontextmenü (rechte Maus) funktionieren.

                      Doch nicht etwa jeden einzelnen Adressaten manuell heraussuchen?

                      • 8. Re: Adressaten-Dupletten und inaktive Mandanten
                        m.fehlau Aufsteiger

                        doch, leider, Herr Kolberg (ich verstehe und teile Ihren Frust diesbezüglich): Entsprechende Mandanten müssen nochmals händisch in der Adressatenliste herausgesucht und inaktiv gesetzt werden.

                        • 9. Re: Adressaten-Dupletten und inaktive Mandanten
                          mjachert Aufsteiger

                          Danke für den Tipp, Herr Fehlau!

                           

                          Allerdings funktioniert das nur, solange man noch keine Adressaten inaktiv gesetzt hat. Denn es werden dort ALLE Adressaten gelistet ohne die Möglichkeit, mir deren Status anzeigen zu lassen. (Ein Schelm, wer jetzt denkt, das hat die DATEV einfach vergessen... )

                           

                          Wenn es in dieser Liste noch die Spalte gäbe "Adressatenstatus" oder man im Filter die Möglichkeit hätte "Status = aktiv" auszuwählen, wäre diese Liste wirklich super, um in regelmäßigen Abständen die Adressaten mal zu überprüfen! Herr Schmidt: Nehmen Sie das auch mit auf, bitte?

                           

                          Grüße

                           

                          Manuela Jachert

                          • 10. Re: Adressaten-Dupletten und inaktive Mandanten
                            m.fehlau Aufsteiger

                            Das Statuskennzeichen für die Adressaten kennt die Auswertung scheinbar wirklich nicht, Frau Jachert. Danke für den Entwicklerwunsch, den ich hiermit gern unterstütze.

                             

                            Bei der Auswertung darf man jedoch nicht nur auf inaktiv oder aktiv schauen, sondern auch auf Adressaten, deren Beziehung keinen Mandantenstatus aufweist (z. B. Kinder). Diese müssen händisch erstmal aus der Liste entfernt werden, soweit der damit in Zusammenhang stehende Adressat wiederum kein Mandantenkennzeichen hat (z. B. Kind/Ehegatte eines Gesellschafters).

                             

                            Viele Grüße. M. Fehlau

                            • 11. Re: Adressaten-Dupletten und inaktive Mandanten
                              mjachert Aufsteiger

                              Wenn wir schon bei solchen Tipps sind:

                               

                              Es ist auch hilfreich, sich in der Übersicht "Adressaten" die Spalte "Unverknüpft" anzeigen zu lassen. Ist in der Spalte ein Haken, handelt es sich um einen Adressaten ohne jegliche Beziehung. Auch diese sollte man sich regelmäßig mal angucken und entscheiden, ob man die noch braucht

                               

                              Grüße

                               

                              Manuela Jachert

                              • 12. Re: Adressaten-Dupletten und inaktive Mandanten
                                ron239 Neuling

                                Hallo liebe Forengemeinde!

                                 

                                Da ich mit einem fast identischen Problem zu kaempfen habe, moechte ich keinen neuen Thread aufmachen und haenge es einfach mal hier mit an, in der Hoffnung ausreichend Input zu bekommen.

                                 

                                Ich bin neu im Thema und habe hier schon viel gelesen. Meine Aufgabe ist es den Datenbestand zu bereinigen und dazu wuerden mich die Meinungen und Tipps zur Vorgehensweise von den Experten interessieren.

                                 

                                Folgender Ist-Zustand:

                                 

                                Vor n-Jahren wurden mit der Einfuehrung von Datev die Stammdaten aus unterschiedlichen Systemen von 3 - 5 Kanzleien nach Datev ueberfuehrt, ohne vorher eine gruendliche Bereinigung durchzufuehren. Weiterhin wurden im Laufe der Jahre die unterschiedlichsten Mitarbeiter mit der Stammdateneingabe betraut. Eigentlich hat jeder die Rechte, um neue Mandanten anzulegen, zu aendern usw. Und natuerlich ist man bei der Eingabe dieser Daten wenig konsequent und sehr bequem. Es wird also nicht aus der vorgegebenen Trefferliste der evtl. moegliche herausgesucht, sondern mal eben ein neuer angelegt, da dies anscheinend weniger Aufwand bedeutet.

                                 

                                Fakt ist also, dass unzaehlige Dubletten und grob geschaetzt das Zwanzigfache an Adressaten im System vorhanden sind.

                                 

                                Das sind die Informationen, die ich aus zwischenzeitlich zwei Besprechungen mit den "Verantwortlichen" bekommen konnte.

                                 

                                Nun bietet Datev den Assistent zum Zusammenführen von Adressaten und Bereinigen von Dubletten an. Laesst sich damit wirklich automatisiert dieser ganze Datenmuell bereinigen und auf einen vernuenftigen Stand bringen?

                                 

                                Bevor ich ueberhaupt damit beginne, habe ich festlegen lassen, dass kuenftig max. drei Mitarbeiter, die entsprechend geschult und mit der Materie vertraut sind, entsprechende Rechte erhalten, um Mandanten verwalten zu koennen. Das soll binnen zwei Wochen umgesetzt sein. Ich habe also noch ein kleines Zeitpolster, um die (hoffentlich) richtige Strategie zur Herangehensweise zu finden.

                                 

                                Was oder besser wie waere die beste Vorgehensweise und kann dies im laufenden Betrieb ueberhaupt durchgefuehrt werden?

                                 

                                Danke fuer eure Antworten.

                                 

                                MfG Ron

                                • 13. Re: Adressaten-Dupletten und inaktive Mandanten
                                  mjachert Aufsteiger

                                  Hallo Ron,

                                   

                                  exakt diese Arbeit habe ich Ende letzten Jahres gemacht. Ich fühle also mit dir :-)

                                   

                                  Aus meiner Erfahrung würde ich wie folgt vorgehen:

                                   

                                  1. Adressatenliste aufrufen und Spalte "unverknüpft" einblenden lassen. Dann pauschal schon mal alle Adressaten rausschmeißen, die nicht mit einem Mandat (inaktiv oder aktiv) verknüpft sind. (Nach der Beschreibung gehe ich davon aus, dass niemand bei euch die Adressaten außerhalb der Mandate benutzt?)

                                   

                                  2. Über den von Herrn Fehlau oben beschriebenen Weg die Adressaten filtern, die nur an inaktiven Mandaten hängen und diese ebenfalls inaktiv setzen.

                                   

                                  3. Die verbleibenden Adressaten mit dem Assistenten zusammenführen.

                                   

                                  4. Mitarbeiter schulen, wie sie das Anlegen von Dubletten vermeiden (oder eben nur noch bestimmte Mitarbeiter an die Stammdaten lassen, was bei uns leider so nicht möglich ist.)

                                   

                                  Liebe Grüße

                                   

                                  Manuela

                                  1 von 1 Personen fanden dies hilfreich
                                  • 14. Re: Adressaten-Dupletten und inaktive Mandanten
                                    ron239 Neuling

                                    Hallo Manuela,

                                     

                                    zunaechst herzlichen Dank fuer die prompte Rueckmeldung.

                                     

                                    Mein Plan geht natuerlich schon in die von Dir vorgestellte Richtung. Dennoch bleiben Fragen.

                                     

                                    Die Hauptfrage war und ist nach wie vor, kann dies alles im laufenden Betrieb durchgefuehrt werden?

                                     

                                    Eine komplette Uebersicht erhaelt man ja bei den Adressaten durch z.B. entsprechende Gruppierung. Da ich externer MA bin und keinen Bezug zu den Stammdaten habe, ist eine solche vorab Zusammenfassung in einer Liste natuerlich sinnvoll, da ich diese weiterreichen muss. Ich kann von meiner Seite aus nicht selbst entscheiden, welche Daten nicht weiter benoetigt werden bzw. wer zusammengefuehrt werden kann. Kann diese Liste exportiert werden oder muss ich das Telefon beim entsprechenden Bearbeiter klingeln lassen und nachfragen? Das wird dann wahrscheinlich in einer Telefonorgie enden!

                                     

                                    Denn auch beim Prueflauf kommt ja frueher oder spaeter die Frage erneut, ob der Adressat, wie nun in der Vorschau dargestellt, verschmolzen werden kann.

                                     

                                    Die Gretchenfrage, die sich mir nun stellt, kann das Projekt "Datev Stammdatenbereinigung" von einem externen MA, der keinerlei Bezug zu den Daten hat, ueberhaupt durchgefuehrt werden? Nach unserem letzten Meeting von gestern ist eines klar, den kompletten Ueberblick hat wohl nur der Chef und der hat andere Dinge zu tun, als sich mit der Bereinigung der Stammdaten zu befassen.

                                     

                                    MfG Ron

                                    • 15. Re: Adressaten-Dupletten und inaktive Mandanten
                                      mapex Fortgeschrittener

                                      hallo Ron,

                                       

                                      ich kann mich zunächst auf die Ausführungen von Manuela stützen und berichten, dass es bei uns letztes jahr auch so durchgeführt wurde.

                                       

                                      zu deiner frage mit dem externen MA und bezug kann ich nur eine Empfehlung aussprechen und die lautet: NUR jemand mit bezug zu den mandantendaten und einer Vorstellung von dem wer oder was derjenige ist, der Stammdaten die er vor sich hat, macht das langfristig wirklich sinn.

                                       

                                      bei uns habe ich das durchgeführt und bin schon knapp zehn jahr in der Kanzlei. deshalb konnte ich bis zu 95% selbst entscheiden was weg kann, geändert wird usw. ich stelle mir das schwierig vor, wenn man dazu keinerlei bezug hat.

                                       

                                      dann kann man höchsten vorher eine komplette liste ausgeben und den Chef oder einen kompetenten MA bitten, abzuarbeiten, welche Mandate raus können, wer weg ist, usw. und die verbleibenden müssen nach einem Standard bearbeitet werden.

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                                      • 16. Re: Adressaten-Dupletten und inaktive Mandanten
                                        ron239 Neuling

                                        Hallo Richard,

                                         

                                        meinen herzlichen Dank auch fuer Deine Ausfuehrung und Ansicht der Fakten.

                                         

                                        Es ist uns allen bewusst, dass es kein einfacher Job ist. Erst recht nicht, nach dem gestrigen Meeting. Ich danke Dir sehr, fuer die Einschaetzung des externen MA's. Nach erneuter Ruecksprache ist es bzw. wird es allerdings so werden, dass tatsaechlich jemand (extern) gebraucht wird und das Zepter der Datenbereinigung in die Hand nimmt, denn sonst wird sich leider nichts tun.

                                         

                                        Ich sehe mich von daher nun eher in der Rolle eines Dirigenten, der versuchen wird aus vielen Misstoenen eine Symphonie zu formen. Als Verstaerkung stehen mir ein Geschaeftsfuehrer, eine Sekretaerin (verantwortlich u.a. fuer die Rechnungsschreibung), ein weiterer MA und der IT - Dienstleister der Kanzlei zur Seite.

                                         

                                        In der IT neigt man ja zu dem Spruch "Das eigentliche Problem sitzt vor dem PC / Bildschirm", hoffe aber dennoch auf weitere Unterstuetzung aus diesem Forum, sollte es zu selbigen kommen.

                                         

                                        MfG Ron

                                        • 17. Re: Adressaten-Dupletten und inaktive Mandanten
                                          anwender Einsteiger

                                          Aus welchem Grunde eigentlich dieser Aufwand?

                                           

                                          OK:
                                          - Adressen ohne Bezug -> raus...

                                          - sinnfreie Betriebsstätten -> raus

                                          - echte Dubletten -> zusammenmixen

                                          (Bis Dahin ist noch nichts wirklich verloren gegangen)

                                           

                                          SCHULUNG!!! Mitarbeiter sollen sich bestehende Adressatten wählen und nichts Neues ohne Grund anlegen.

                                           

                                          erster Schritt: von den Unternehmen sollte es möglichst keine Dubletten geben...

                                           

                                          Aber... was bringt eine perfekte Adressatenliste in der Praxis?
                                          Wegen dem Ding Streß machen?
                                          Da gibt es Wichtigeres.

                                           

                                          Die Adressaten werden erst dann wirklich wichtig (und problematisch), wenn sich hier alle LODAS- Angestellte einnisten ohne daß man nach der Herkunft sortieren und filtern kann  ;-)

                                          • 18. Re: Adressaten-Dupletten und inaktive Mandanten
                                            mapex Fortgeschrittener

                                            Aber... was bringt eine perfekte Adressatenliste in der Praxis?
                                            Wegen dem Ding Streß machen?
                                            Da gibt es Wichtigeres.

                                            stimmende Adressaten sind das A und O einer funktionierenden Kanzleikommunikation und der Stammdatenabgleiche mit sämtlichen Steuerprogrammen und es ist eine enorme Zeitersparnis beim Erstellen von Seriendokumenten.

                                            • 19. Re: Adressaten-Dupletten und inaktive Mandanten
                                              robert.eisel Neuling

                                              Ich muss mich Herrn Ammon ebenfalls anschließen.

                                               

                                              Unsere Kanzlei arbeitet sehr mandantenorientiert. Daher benutzen wir für das CRM auch die Geburtstagsliste im Bereich Adressaten. Wäre ein schönes Instrument, wenn nicht 3/4 der Adressaten keinen aktuellen Bezug zur Kanzlei haben.

                                               

                                              Um unnötigen Kommentaren vorzubeugen: wir haben bei unseren Mandanten nur eine sehr geringe Fluktuation, aber es unglaublich, welcher Datenmüll sich über die Jahrzehnte anhäuft.

                                               

                                              Nachdem die Datev-Stammdaten-Verwaltung für die Mitarbeiter trotz Bemühungen ohnehin mehr oder weniger ein Rätsel bleiben wird, müssen die Stammdaten - und auch die Adressaten - so schlank wie möglich gehalten werden, um zu vermeiden, dass sich überflüssige Daten irgendwann exponentiell vermehren. Eine Organisation muss schlank bleiben, um effektiv arbeiten zu können.

                                               

                                              Außerdem muss man im Hinblick auf Art. 17 EU-Datenschutz-Grundverordnung überlegen, ob eine Löschung der Daten in Zukunft sogar erfolgen muss?!

                                              Geändert am 26.04.17 um 10:11 Uhr 1 von 1 Personen fanden dies hilfreich
                                              • 20. Re: Adressaten-Dupletten und inaktive Mandanten
                                                ron239 Neuling

                                                Hallo Herr Eisel,

                                                 

                                                ich gehe mal davon aus, dass sich "ein Anwender" noch nie mit dem Rechnungs- / Mahnwesen befassen musste, denn dort kommt in erster Linie ausschliesslich Datenmuell an, der sehr sorgfaeltig geprueft werden muss.

                                                 

                                                Unvorstellbar, Rechnungen / Mahnungen werden an die falschen Adressaten verschickt, nur weil das System nicht ausreichend gepflegt und die Arbeitsweise einiger MAs nicht sorgfaeltig genug ist.

                                                 

                                                Zu Ihrem weiteren Hinweis in Bezug auf Datenschutz moechte ich Ihnen danken. In meinem vorherigen Post schrieb ich bereits von einem weiteren MA, der mir im Team zur Seite steht, wollte aber keine schlafenden Hunde wecken und habe deshalb auf dessen korrekte Bezeichnung "Datenschutzbeauftragter" verzichtet. Ist aber wohl unumgaenglich.

                                                 

                                                MfG Ron

                                                • 21. Re: Adressaten-Dupletten und inaktive Mandanten
                                                  f.mayer Aufsteiger

                                                  Wenn Sie sich an das bereinigen der Adressen machen, Vorsicht, mir ist nicht ganz klar was woran hängt (manchen DATEV-Mitarbeitern auch nicht). Konkret vor allem darauf achten, dass auseinanderfallen Korrespondenz- und Rechnungsadressen erhalten bleiben, diesen Fall hat man ja in der Praxis durchaus, dass einerseits Korrespondenz an eine (private) Adresse des Mandanten gehen soll und nicht an die Unternehmensadresse (zu den Mitarbeitern). Die eigene Rechnung muss aber natürlich auf das Unternehmen selbst lauten schon wegen dem Vorsteuerabzug.

                                                  • 22. Re: Adressaten-Dupletten und inaktive Mandanten
                                                    mjachert Aufsteiger

                                                    Bezüglich der "Gretchen-Frage" möchte ich noch folgendes ergänzen:

                                                     

                                                    Ich bin auch erst seit 3 Jahren in der Kanzlei und habe dementsprechend auch nicht alle Mandatsstrukturen im Blick.

                                                     

                                                    Ich habe es so gelöst, dass ich bei offensichtlichen Dubletten (gleicher Name, Anschrift, Geburtsdatum) direkt zusammengeführt habe.

                                                     

                                                    Sofern es für mich nicht ersichtlich war, ob es tatsächlich der gleiche Mensch ist (weil z.B. der eine Adressat nur als Name existiert hat), habe ich diese nicht zusammengeführt.

                                                     

                                                    Dadurch hat sich schon ein großer Teil der Dubletten verabschiedet. Die Spezialfälle habe ich dann sortiert nach Sachbearbeiter gelistet (über Excel, da die Zuordnung in DATEV nicht erfolgt) und hab dann tatsächlich die Runde gemacht und mich mit den Mitarbeitern zusammenhingesetzt... Hat im Schnitt pro Kollege 20-30 Minuten gedauert...

                                                     

                                                    Vielleicht hilft das ja weiter :-)

                                                     

                                                    Zum Thema: Wofür das Ganze?

                                                     

                                                    Wer das Glück hat, dass seine Mandate grundsätzlich keine Bezüge untereinander haben, kann die Adressaten sicherlich ignorieren. Für alle Anderen ist es enorm hilfreich, wenn z.B. die geänderte Steuernummer der natürlichen Person sich auch automatisch in die Gesellschafterdaten seiner x Beteiligungen zieht... Oder wenn sich die Anschrift der natürlichen Person ändert und er z.B. auch die Lohn- oder FiBuauswertungen  an die Privatadresse kriegen möchte... Ansonsten muss dies nämlich in jedem Datensatz einzeln geändert werden. Und wer jetzt behauptet, dass das a) korrekt, zeitnah und vollständig in allen vorhandenen Dubletten gemacht wird und b) gleicher Aufwand ist, den bitte ich um Beweise

                                                     

                                                    Grüße

                                                     

                                                    Manuela Jachert

                                                    • 23. Re: Adressaten-Dupletten und inaktive Mandanten
                                                      mapex Fortgeschrittener

                                                      unser sekretariat hat mir zu verstehen gegeben, dass bei mandantenrundschreiben vorher ca. 35-40% nochmal überarbeitet werden mussten und seitdem der große rundumschlag war nur noch vereinzelt 3-4 briefe korrigiert werden müssen, weil irgendwas nicht passt.

                                                       

                                                      denkt mal drüber nach...

                                                      • 24. Re: Adressaten-Dupletten und inaktive Mandanten
                                                        ron239 Neuling

                                                        Hallo Ron,

                                                         

                                                        exakt diese Arbeit habe ich Ende letzten Jahres gemacht. Ich fühle also mit dir :-)

                                                         

                                                        Aus meiner Erfahrung würde ich wie folgt vorgehen:

                                                         

                                                        1. Adressatenliste aufrufen und Spalte "unverknüpft" einblenden lassen. Dann pauschal schon mal alle Adressaten rausschmeißen, die nicht mit einem Mandat (inaktiv oder aktiv) verknüpft sind. (Nach der Beschreibung gehe ich davon aus, dass niemand bei euch die Adressaten außerhalb der Mandate benutzt?)

                                                         

                                                         

                                                        Liebe Grüße

                                                         

                                                        Manuela

                                                         

                                                        Hallo Manuela,

                                                         

                                                        nachdem mein Remotezugang nun endlich funktionsfaehig eingerichtet ist, kann ich der Theorie die Praxis folgen lassen.

                                                         

                                                        Ich habe mir also zunaechst mal alles anzeigen lassen und komme auf einen Datenbestand von ca. 30.000 wovon 1/3 "unverknuepft" aber "aktiv" sind. Das ist eine ordentliche Menge! Mit "rausschmeissen" ist sicherlich loeschen gemeint, was ich aber von den Benutzereinstellungen her ueberhaupt nicht kann. Weiterhin habe ich vergeblich nach einer Exportfunktion gesucht.

                                                         

                                                        Ich soll hier quasi einen 100m Huerdenlauf mit verbundenen Augen und gefesselten Haenden und Fuessen machen.

                                                         

                                                        Warum benoetige ich diese Funktion?

                                                         

                                                        Ich moechte mit M$ Excel die unverknuepften Adressaten dem kompletten Datenbestand gegenueber stellen und einen Abgleich machen. Dann ziehe ich eine Pivottabelle drueber und gebe diese Auswertung weiter an die Verantwortlichen, die entscheiden muessen, was weg kann und was bleibt.

                                                         

                                                        Da ich, wie schon beschrieben, im Programm nicht einfach schalten und walten kann, habe ich die Frage "Wer nutzt Adressaten außerhalb der Mandate?" an die Verantwortlichen weiter geleitet. Zu meinem Erstaunen konnte mir die Antwort bis dato keiner adhoc beantworten. Das nur nebenbei, um zu verdeutlichen mit welchen sonstigen Problemen ich zu kaempfen habe.

                                                         

                                                        Aber noch bin ich guter Hoffnung, dass wir die Kuh vom Eis bekommen.

                                                         

                                                        LG Ron

                                                         

                                                         

                                                        • 25. Re: Adressaten-Dupletten und inaktive Mandanten
                                                          f.mayer Aufsteiger

                                                          Ein Beispiel für das, was die Adressaten bewirken:

                                                          Sie verknüpfen mehrere Unternehmensbestände zu einem Adressaten (z.B. weil ein Unternehmen zwei Bestände hat, weil der Mandant so anstatt mit Kostenstellen einzelne Bereiche alleine sehen will), in Folge wird eine Änderung im Bestand bei Kommunikationsverbindungen oder Unternehmensname in allen Beständen übernommen. Grundsätzlich zu begrüßen, wenn der Mandant aber auf den Auswertungen verschiedene Bezeichnungen haben will, müssen Sie die Verknüpfung wieder trennen, wobei die Zentralen Mandantenstammdaten der abgetrennten Bestände komplett geleert werden (zum Glück kann man vielen aus den einzelnen Programmen wieder zurückschreiben).

                                                          • 26. Re: Adressaten-Dupletten und inaktive Mandanten
                                                            mjachert Aufsteiger

                                                            Hallo Ron,

                                                             

                                                            um die Liste in Excel zu kriegen, kannst du einfach die entsprechenden Zeilen markieren -> Rechtsklick -> Kopieren -> Markierte Zeilen und dann in Excel einfügen.

                                                             

                                                            Ansonsten ist es natürlich schwierig, einen Datenbestand aufzuräumen ohne Rechte zum Löschen zu haben. Vllt. kannst du die Adressaten aber "inaktiv" setzen? Dann hast du zumindest nur noch die tatsächlich an Mandaten hängenden Adressaten zur weiteren Bearbeitung.

                                                             

                                                            Was die Antwort der Verantwortlichen angeht, kann ich nur sagen (und das ist jetzt eine persönliche Einschätzung): Viele DATEV-Nutzer wissen nichts über die Adressatenebene und was diese tut. Wenn man dann solche Fragen in den Raum wirft, erntet man nur verwirrte Blicke, weil sie alle denken: na das Mandat ist doch aktiv?! Also die Grenzen zwischen Mandant und Adressat sind zwar von DATEV gut gedacht, aber kaum bekannt.

                                                             

                                                            Wer sie aber tatsächlich kennt, könnte die Adressaten eben auch für Kontakte nutzen, die nichts mit der Mandatsebene zu tun haben (ähnlich wie Outlook-Kontakte). Und diese sollten dann natürlich auch der "Säuberung" nicht zum Opfer fallen :-) Diese Kollegen würden aber dann auch deine Frage verstehen :-)

                                                             

                                                            Weiterhin viel Erfolg

                                                             

                                                            Manuela

                                                            • 27. Re: Adressaten-Dupletten und inaktive Mandanten
                                                              ron239 Neuling

                                                              Hallo Ron,

                                                               

                                                              um die Liste in Excel zu kriegen, kannst du einfach die entsprechenden Zeilen markieren -> Rechtsklick -> Kopieren -> Markierte Zeilen und dann in Excel einfügen.

                                                               


                                                              Weiterhin viel Erfolg

                                                               

                                                              Manuela

                                                               

                                                              Hallo Manuela,

                                                               

                                                              vielen Dank fuer den Hinweis. Auf Idee war ich zwar auch gekommen, nuetzt nur leider nichts, wenn auf dem entfernten Rechner kein M$ Excel (oder entsprechendes Tabellenverarbeitungsprogramm) installiert ist.

                                                               

                                                              Habe meinem Unmut ueber diese Umstaende schon Luft verschafft und warte nun ab, wie schnell hier reagiert wird, denn so sind mir zunaechst die Haende gebunden.

                                                               

                                                              Wuensche allen ein schoenes und erholsames WE.

                                                               

                                                              LG Ron

                                                              • 28. Re: Adressaten-Dupletten und inaktive Mandanten
                                                                f.mayer Aufsteiger

                                                                Bevor wir jetzt unwiderruflich löschen, was spricht gegen die Löschung sämtlicher Adressaten die im Filter "Unverknüpfte Adressaten" auftauchen? Ich bitte um Entschuldigung, aber ich will da lieber auf Nummer sicher gehen.

                                                                • 29. Re: Adressaten-Dupletten und inaktive Mandanten
                                                                  mjachert Aufsteiger

                                                                  Hallo Herr Mayer,

                                                                   

                                                                  sofern niemand die Adressaten als Adressbuch nutzt (also auch Kontakte dort angelegt hat, die nicht im Bezug zu einem Mandat stehen), spricht m.E.n. absolut nichts dagegen, zu löschen. Im Gegenteil würde ich behaupten, dass wir als Steuerberater grundsätzlich ja auch keine Vorratsdatenspeicherung betreiben dürfen  .

                                                                   

                                                                  Aber ich weiß, dass viele der Meinung sind, was man hat, hat man... das sollten also im Zweifelsfall die Kanzleileiter entscheiden...

                                                                   

                                                                  Grüße

                                                                   

                                                                  Manuela Jachert

                                                                  1 2 Zurück Weiter