DMS - Posteingang für Fibu-Unterlagen

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Hallo zusammen,

wir haben gerade die neue Datev-DMS eingeführt und stehen nun vor einigen Herausforderungen. Keine vernünftige Lösung haben wir derzeit für den Posteingang von Fibu-Unterlagen /Steuer-Unterlagen etc. Der Mandant gibt die Unterlagen persönlich ab oder steckt Sie ohne Begleitschreiben ins Kuvert. Wie handhabt ihr das? Wir haben 3 Lösungsvorschläge und jeder hat leider gravierende Nachteile:

- "Dummy-Beleg bspw. Word-Dokument mit Name, Zeitraum, Monat" in der Vorlagenverwaltung anlegen

    Was dagegen spricht: Es kann kein Posteingang verknüpft werden (bei Vorlagen nur Postausgang möglich) und

     es kann kein Bearbeiter aus einer Liste mit Zuständigkeiten ausgewählt werden

- "Telefon"notiz anlegen

   Was dagegen spricht: Es kann kein Ablage-Knigge verwendet werden, widerspricht also dem System DMS komplett

- Laufzettel ausdrucken und einscannen

   Was dagegen spricht: Im Zeitalter der Digitalisierung ausdrucken, ausfüllen, einscannen, wegschmeißen...

Hat jemand von Euch noch eine gute Idee? Es sollte der Ablage-Knigge verwendet werden können, automatisch ein Posteingang angelegt werden und der Sachbearbeiter mit Zuständigkeit ausgewählt werden können.

Freue mich auf Ideen und Anregungen.

Gruß K. Baur

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Hallo Frau Baur,

wir speichern unsere Word-Kopier-Vorlage (kein Dokument aus der Vorlagenverwaltung; dauert zu lange zum erstellen):

im DMS-Import-Verzeichnis des Dokumentenkorbes ab und archivieren es dann über den Dokumentenkorb (mit PFB-Verknüpfung). Die anderen konkreten Informationen über den Inhalt des Posteinganges kommt dann in das Feld "Beschreibung" (neben den sonstigen Feldern der DMS):

Soweit die Unterlagen vom Mandanten direkt beim Sachbearbeiter abgegeben werden, teilt der jeweilige Empfänger (SB) per Email und am gleichen Tag den Eingang an die Orga-Abteilung (früher Sekretariat) mit. Zur Dokumentation des Eingangs wird die Email von der Orga-Abteilung in der DMS abgelegt (mit PFB-Verknüpfung).

Gruß

Ralf Blum

[#3]

Hallo Frau Baur,

wie wäre es, das ausgefüllte Word-Dokument über de Sky-Pdf-Drucker zu drucken und dann in DMS abzulegen. Der Posteingang kann ja mit der jeweiligen Beschreibung (z. B. "FIBU-Unterlagen") im Verschlagwortungsknigge vorgegeben werden (zumindest, wenn das neue DMS in diesem Punkt ebenso funktioniert wie das alte).

Viele Grüße,

B. Fitschen

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Moin,

uns wurde bei der Einführung des neuen DMS durch Herrn Droß ein u.E. wirklich pfiffiger "Kniff" angeraten:

Im Dokumentenkorb wird bei Eingang von Unterlagen oder Belegen über Datei/Neu einfach eine leere TIF-Seite angelegt. Diese erhält die Knigge z.B. "Eingang Fibu-Unterlagen" und wird dem Erlediger zugeordnet. Posteingang kann auch angelegt werden.

Da die Belege selbst noch nicht durchgehend gescannt werden, liegen die Belege dann körperlich im noch vorhandenen Postfach des Mitarbeiters.

Wir sind gerade dabei, dies auch auf den Postausgang/Abholung zu erweitern, dass dieses Dokument dann den Statidurchlauf erhält: ->offen ->in Bearbeitung ->zur Abholung ->erledigt

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Hallo zusammen,

wir haben den Tipp mit dem Dokumentenkorb auch erhalten und führen das bei uns nun auch so ein. Leere Seite im Dokumentenkorb anlegen und in der Archivierungsmaske alles eingeben, zusammen mit dem Posteingang.

Liebe Grüsse

Kirstin Flindt