Vereinssoftware Import Datev und Saldenvorträge

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Hallo!

Wir suchen derzeit eine Vereinssoftware und haben diverse Anbieter gefunden. Wir sind keine Buchhalter(innen)! Viele Programme stellen die Mitgliederverwaltung in den Vordergrund und die Buchhaltung steht hinten an. Dadurch sind einfache Ein- und Ausgangsrechnungen gem. Kontenplan SKR49 möglich. Nun zur Frage für DATEV Experten, wie die Funktionen bzw. der mögliche Ablauf ist, denn dies erschließt sich uns derzeit noch nicht.

- Wie sehen die Möglichkeiten des Exportes aus? Sind dann über DATEV die Rücklagen, Abschreibungen und Jahresabschlüsse möglich?

- Bucht der Verein jährlich nur die Ein- und Ausgänge und die Steuerberater importieren jährlich und alles andere bleibt bestehen?(Abschreibungen Rücklagen, Jahresabschlüsse)

Mit DATEV haben wir keine Erfahrung und kennen daher nicht die Abläufe. Wir wollen unseren Buchungsaufwand gering und verständlich halten ohne direkt eine(n) Buchhalter(in) im Verein zu beschäftigen.

Kann uns hier jemand etwas dazu sagen bzw. vielleicht die Handhabung mit Import und den Fortgang in DATEV kurz erläutern.

Vorab danke für die Zeit zum lesen.

Viele Grüße

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Also Grundsätzlich ist ein Import nach Datev möglich. Das richtet sich allerdings nach der verwendeten Software - welche Exportmöglichkeiten diese bietet.

Weiterhin sind die geforderten Dinge im Rahmen der Jahresabschlussbuchungen möglich: Rücklagen, Afa, ...

Hier sollten Sie sich einen StB der Mit Datev abrechnet (und vielleicht sogar auch ein Svereinspezialist ist) in Ihrer Umgebung suchen und mit Ihm Ihre Vorstellungen besprechen und auch welche Programme Sie in die Auswahl gezogen haben. Dieser kann Ihnen dann alles Weitere und ggf auch eine Empfehlung hinsichtlich des Programmes aussprechen.

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Hallo Mi Lo,

es gibt die Vereinssoftware proWinner die m.E. sehr gut ist. Dort ist auch eine Cloud-basierte Lösung möglich, die es erlaubt, dass die Vereinsverwaltung von den Vereinsmitgliedern erfolgt und die Buchhaltung (im proWinner-System) vom Steuerberater erstellt wird. Diese Software bietet auch eine Exportschnittstelle die die in proWinner (vom Verein erfassten) Buchungen nach DATEV exportiert.

Ich habe dieses System für mehrere Vereine im Einsatz und bin über den Vereinsumfang SEHR zufrieden - die Buchhaltung ist natürlich bei weitem nicht so gut und einfach bedienbar, wie eine "reine DATEV-Buchhaltung" aber sie erfüllt alle Zwecke und erlaubt sogar die Erstellung von Anlagenverzeichnissen und Jahresabschlüssen - das ist dann aber bedienungsseitig in dieser Software schon sehr anspruchsvoll.

Im Regelfall läuft das so, dass

• der Verein die Buchhaltung im proWinner-System laufend erfasst und von dort die EXPORT-Daten an den Steuerberater gibt, der dann in DATEV evtl. nötige Berichtigungen etc. vornimmt. Um den Buchungszusammenhang (GoBD) zu wahren, gibt der StB nach Berichtigung die Buchungslisten zur Nacherfassung im proWinner System
• andere Alternative ist, dass der StB im proWinner System gleich selbst bucht (Cloud-Version) - das ist aber bei den Steuerberatern in der regel nicht sonderlich beliebt, weils eben viel aufwändiger ist als in DATEV.

Wenn Sie Nähers wissen wollen dürfen Sie sich gern an mich per PN wenden - dann tauschen Telefonnummern aus - falls Sie das wollen.

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Hallo Herr Renz,

für einen kleinen Verein mit derzeit noch knapp 200 Mitgliedern suche ich eine Vereinsverwaltung.

Es sollte möglich sein, Mitgliedsanträge elektronisch zu stellen und direkt den SEPA Einzug zu genehmigen. Mindestens aber sollten eine Möglichkeit des Lastschrifteinzugs der jährlich wiederkehrenden Lastschriften und eine Überwachung der Zahlungseingänge der Beiträge vorhanden sein.

Grundsätzlich gibt es dazu einige Anbieter wie meinverein.de; pro-winner; netxp oder campai - allerdings vermisse ich bei allen die Möglichkeit der Verknüpfung von digitalen Belegbildern mit der Buchhaltung und auch die spätere Datenweitergabe nach Körperschaftsteuer.

Ich bin geneigt, die Buchhaltung nur mit Unternehmen online gegebenenfalls in Kombination mit Auftragswesen online zu erledigen, allerdings weiß ich noch nicht, wie dann die Mitgliederverwaltung laufen soll. 

Der Vorteil wäre, dass berechtigte Mitglieder mit SmartLogin direkt Ihre Kassenbelege hochladen und das Kassenbuch schreiben könnten.

Zur Überwachung des Beitragseingangs müssten jedoch jährlich wiederkehrende Buchungen in Rechnungswesen angelegt werden, diese hätten dann überhaupt keinen Bezug zu einer Mitgliederdatenbank und würden hohen manuellen Abstimmaufwand verursachen.

Eine solche Lösung würde grundsätzlich auch einem Mietsonderverwalter helfen, die monatlichen Mieteingänge zu überwachen. Ein Rätsel, weshalb Unternehmen online dafür noch keine regelmäßigen Sollstellungen erzeugen kann. Oder habe ich diese Funktion nur noch nicht gefunden?