Hallo Frau Fitschen, hallo Community,
im Thread Re: Expedition Zukunft DATEV-Steuern hat Frau Fitschen eine Idee zur Ausgabe der Auswertungen in den DATEV-Steuerprogrammen:
Für alle Steuerprogramme wünsche ich mir, dass in einem Arbeitschritt Daten gesendet, gedruckt und in Dokumentenmanagement abgelegt werden kann (bisher nur Daten senden + Drucken oder Daten senden + in Dokumentenmanagement ablegen möglich).
Den Wunsch unterstütze ich voll und ganz und möchte ihn noch erweitern:
Ich würde gerne unter Erklärung abschließen, mehrere Pakete nach DMS übergeben können. (Hintergrund: um insbesondere bei ESt-Erklärungen nicht in pdf-Dateien mit unendlich vielen Seiten (schon kleine Erklärungen haben hier bereits 50 Seiten) suchen zu müssen, wenn ich später etwas nachgucken will, lege ich bei mir die Erklärungen in folgenden Paketen ab:
- Berechnungslisten
- Beratungslisten (nur bei ESt)
- Elster
- Formulare
Diese Vorgehensweise verhindert jedoch, dass ich den Punkt "Erklärung abschließen" verwenden kann, den ich andererseits für den Workflow sehr hilfreich finde.
Wesentliche gewünschte Funktionen lassen sich bereits aktuell mit entsprechenden Programmeinstellungen umsetzen.
Situation: Sie möchten selbst zusammengestellte Auswertungen, ausgewählte Auswertungspakete oder ein Auswertungspaket im Rahmen von Erklärung abschließen in der Dokumentenablage oder DATEV-DMS als PDF speichern und dabei zwecks besserer Übersicht für verschiedene Auswertungsbereiche, beispielsweise Formulare und Berechnungslisten, separate PDF erzeugen.
Allgemein oder als Alternative: Beim PDF-Export aus den Steuerprogrammen - dies gilt auch für die Ablage im jeweiligen Dokumentenmanagement-System - wird ohne weitere Einstellungen automatisch per Lesezeichen ein Inhaltsverzeichnis erstellt. Je nach verwendetem PDF-Reader lassen sich so gezielt bestimmte Auswertungsbereiche ansehen und ausgeben:
Separate PDF für bestimmte Auswertungen erzeugen
Achtung! Die folgenden Einstellungen können sich kanzleiweit auswirken.
Möchten Sie bestimmte Auswertungen als separate PDF speichern sind ggf. abweichende Einstellungen im Steuerprogramm notwendig. Im Steuerprogramm sprechen wir bei diesen Auswertungen von Auswertungsgruppen - Auswertungsgruppen sind programmseitig vorgegeben.
Öffnen Sie die Einstellungen über Extras | Einstellungen.
Festlegen der Ablageinformationen im Register Dokumentenmanagement
Legen Sie den Geltungsbereich für Ihre Einstellungen fest und wählen die Option Auswertungsgruppe. Anschließend legen Sie für jede Auswertungsgruppe die gewünschten Ablageinformationen fest. Möchten Sie eine vom Programmstandard abweichende Dokumentbeschreibung verwenden, nutzen Sie hierfür das Feld Vorbelegung Beschreibung:. Das Veranlagungsjahr wird über die Jahresangabe des Dokuments automatisch eingestreut. Legen Sie anschließend fest, ob bei der Übergabe der Dokumente der Ablagedialog erscheinen soll oder nicht. Bei Übergabe von Auswertungsgruppen dürfte der Verzicht hierauf in den meisten Fällen am sinnvollsten sein.
Festlegen des Ausgabeziels in der Registerkarte Ausgeben
Wählen Sie den Geltungsbereich der Einstellungen, legen Sie das PDF-Profil fest und wählen in der Auswahlliste ein Dok. pro Auswertungsgruppe.
Ergebnis
Nach der manuellen oder automatischen Übergabe ans eingesetzte Dokumentenmanagement-System sind dort einzelne Auswertungsgruppen gespeichert:
Viele Grüße
Christian Wielgoß
Bei dem angezeigten Mandanten Thomas Muster und den Ordnungsbegriffen handelt es sich um Musterdaten.
Hallo Herr Wielgoß,
vielen Dank für Ihr Engagement! Es ist toll, dass Sie sich die Zeit nehmen, hier Arbeitsabläufe zu beschreiben. Nur leider wirft Ihnen das Einkommensteuer-Programm "einen Knüppel zwischen die Beine":
- Beim Ablegen ein Dok. pro Auswertungsgruppe werden die Ergänzungslisten getrennt von den Formularen archiviert:
Das ist, mit Verlaub, schwachsinnig. Die Funktion ein Dok. pro Auswertungsgruppe trägt es schon im Titel – es ist ein Dokument pro Ordner (die Ordner, die beim Ausgeben angezeigt werden) zu archivieren, nicht anders. - Neben der von Ihnen oben dargestellten Grundeinstellung muss die Möglichkeit bestehen, direkt beim Ausgeben die Einstellungen temporär für diesen einen Ausgabevorgang zu ändern – z. B. doch mal eben alle Dokumente einzeln zu exportieren.
- Für Erklärung abschließen lässt sich nur ein einziges Paket definieren – "friss oder stirb". Nun könnte man aber, wenn man in DMS (classic) einen Abeitsablauf abbilden möchte, auf die Idee kommen, mind. folgende 2 Pakete zu archivieren: Berechnungslisten, Dokumentstatus "erledigt" + Formulare mit Status 'zur Unterschrift an Mandanten'.
– Aber gut, womöglich an dieser Stelle könnte Datev sich gedacht haben, wozu Unterschriften, hierfür ist Freizeichnung online vorgesehen. Könnte ich vielleicht noch nachvollziehen.
Sofern ich mich bzgl. eines oder mehrerer der Punkte einfach nur ungeschickt anstelle, freue ich mich auf Kritik an meinen Aussagen bzw. Hinweise, wie ich es richtig mache 
Viele Grüße.
Hallo 0815,
das hat mit ungeschickt nichts zu tun .
Die Ergänzungslisten stellen wie Sie bereits richtig festgestellt haben eine eigene Auswertungsgruppe dar und werden - programmlogisch korrekt - dann als ein PDF formularübergreifend gespeichert. Ob nun die Programmlogik an dieser Stelle wirklich Sinn macht ist fragwürdig.
Unterm Strich geht es m. E. auch darum, was mit der separaten Ausgabe bezweckt werden soll. Geht es um die Recherche einer bestimmten Erklärungsstelle/eines bestimmten Sachverhaltes kann das durchaus dennoch schneller sein. Möchte man eher die Erklärung inklusive Anlagen und Berechnungen "durchblättern" käme vermutlich ein Gesamtdokument mit dem automatisch generierten Inhaltsverzeichnis ebenso in Betracht.
Viele Grüße
Christian Wielgoß
Hallo Hr. Wielgoß,
vielen Dank für die Info zu den Lesezeichen beim PDF-Export. Das war mir so gar nicht bewusst gewesen, dass DATEV das so nebenbei miterledigt.
Vielen Dank übrigens an die DATEV dafür.
Gruß A. Martens
Hallo Herr Wielgoß,
danke für Ihre Rückmeldung! Okay, dann verstehe ich die Programmlogik nicht. Ich ging davon aus, dass ein (Haupt-)Ordner = eine Auswertungsgruppe:
Beim Drucken kommt die Ergänzungslisten ja auch direkt hinter der Anlage N in diesem Beispiel, und nicht separat am Ende oder so.
Die Lesezeichen sind tatsächlich sehr praktisch um z. B. schnell durch die Berechnungslisten zu navigieren, das stimmt.
Viele Grüße.
