Tablet mit Stifteingabe als zusätzlicher Bildschirm in WTS-Umgebung

[#1]

Hallo,

ich stelle mir seid geraumer Zeit die Frage, ob es eine funktionierende Lösung gibt, dass man in einer WTS-Umgebung sich ohne großen Umweg Dokumente auf ein Tablet zur Bearbeitung ziehen kann bzw., dass man auf dem Tablet z. B. Besprechungen mitprotokolliert und dann gleich ins

DMS ablegen kann.

Hat jemand so etwas schon im Einsatz?

[#2]

Hallo Herr Schönecker,

ich schreibe seit 2013 alle meine Notizen (privat und beruflich) im Programm OneNote von Microsoft.

Im Büro arbeiten wir mit Terminalserver und jeweils zwei 27 Zoll Monitoren. Das Tablet liegt zusätzlich immer auf meinem Schreibtisch. Jegliche Notiz wird über OneNote erstellt. Die OneNote-Datei liegt auf einem unserer Server (nicht in der MS Cloud OneDrive). OneNote synchronisiert dabei permanent das geschriebene über WLAN oder Netzwerkkabel vom Tablet auf den Server und umgekehrt. In der WTS-Sitzung kann ich die gleiche OneNote Datei gleichzeitig öffnen und mir das handgeschriebene ansehen. Auch wenn ich in der WTS-Sitzung mit der Tastatur Notizen in OneNote einfüge, wird dies automatisch über WLAN mit dem Tablet synchronisiert. Word, Excel und PDF-Dateien lassen sich auch sehr gut in OneNote speichern und bearbeiten.

Das gleiche funktioniert auch so von unserem Besprechungszimmer bzw. in allen unseren Kanzleiräumen (WLAN).

Beim Mandantengespräch vor Ort erfolgt die Speicherung im ersten Schritt natürlich nur auf dem Tablet (unbemerkt). Bei Rückkehr in die Kanzlei erfolgt die Synchronisierung (in der Regel bei geöffnetem Notizbuch auf dem Tablet automatisch) wieder im Hintergrund über WLAN, so dass ich nach dem Anmelden am WTS dort die Notizen auf den große Monitoren schon einsehen kann.

Ich habe das Notizbuch im Netzwerk z. B. für das Sekretariat freigegeben, so dass diese meine Notizen auch einsehen können. Einzelne Abschnitte des Notizbuches kann man mit einem Passwort versehen. Für meine privaten Notizen habe ich ein weiteres Notizbuch angelegt, welches mit einem kleinen Server Zuhause synchronisiert.

Über die Synchronisation wird das im Netzwerk liegende Notizbuch somit automatisch auch in die Datensicherung der Kanzlei einbezogen. Bei einem defekt des Tablets wären somit nur die letzten noch nicht synchronisierten Notizen weg. Wenn es mir wichtig ist, wähle ich mich über VPN in das Kanzleinetzwerk ein und synchronisiere das Notizbuch somit auch während einer längeren Dienstreise.

Die auf dem Server liegenden Dateien von meinem OneNote Notizbuch haben in der Zwischenzeit eine Größe von rd. 4,47 GB. Ist aber bezüglich der Synchronisationszeit (wenige Sekunden) immer noch kein Problem. Nur Viwas braucht bei unserem wöchentlichen Scann der Festplatte (SSD) des Tablet einige Zeit um das Notizbuch zu scannen.

Eine Speicherung in der DMS ist nur über die Ausgabe einer Notizbuchseite als PDF möglich.

Im Ergebnis habe ich somit alle meine Notizen (privat und beruflich) immer per Volltextsuche bei mir.

Gruß

Ralf Blum

[#3]

Hat leider nur den Nachteil das es quasi abgekündigt ist. One Note ist nicht mehr Bestandteil von Office 2019. One Note als W10 App kann nur in der Cloud speichern.

Gruß

J. Liebs

[#4]

Hallo,

kennt sich jemand damit aus, ob die Synchronisation (wie von Herr Blum beschrieben) mit one Note auch beim Einsatz von Darevasp möglich ist?

P.S. Die Arbeitsweise von Herr Blum finde ich super und würde diesen Schritt auch gerne gehen.

Viele Grüße

Fabian

[#5]

Hallo Herr Blum,

es überrascht mich, dass man OneNote offenbar auch im Umfeld einer Steuerkanzlei produktiv einsetzen kann.

Bisher bin ich nie über ein paar Klicks in OneNote hinweggekommen und habe diese Anwendung vorschnell in die Schublade 'Spielerei für den Privatbereich' abgelegt.

Ihre ausführliche Beschreibung zeigt mir aber, dass man es schaffen kann, die Flut von neuen Informationen, Notizen, Ideen, Konzepten, Besprechungen usw. mit Hilfe von OneNote zu kanalisieren, sogar mit unterschiedlichen Eingabemedien, mit Verknüpfungen zu anderen Anwendungen, Synchronisation mit mehreren Geräten usw.

Was mich noch kurz interessieren würde:

• erfassen Sie standardmäßig handschriftlich Ihre neuen Notizen und werden diese Notizen handschriftlich gespeichert oder nutzen Sie die Texterkennung, um die Notizen später in 'normale' Dokumente (Word, Excel, Powerpoint) einfügen zu können ?
• Ist es möglich/sinnvoll/ratsam, in OneNote auch Sprachaufzeichnungen zu erfassen, um sie später mit Spracherkennung in Text umwandeln zu können ?
• Können Sie im Nachhinein Ihren OneNote-Bestand filtern, durchsuchen, kategorisieren oder 'nur' im Volltext nach Schlüsselbegriffen oder Phrasen durchsuchen?

Jedenfalls klingt Ihre Lösung sehr interessant

Vielen Dank

Michael Vogtsburger

[#6]

Sehr schöne Lösung Herr blum​. Ich merke dazu aber auch an, dass es bei dieser Lösung je nach Größe der Kanzlei (mehrere Etagen, Art des Gebäudes, ...) ggf. mehrere AccessPoints geben muss, die via Mesh alle dieselben SSIDs haben und sich das Tablet entsprechend des Aufenthaltsort an jedem AP einloggen und mit dem Server synchronisieren kann.

[#7]

Hallo Herr Vogtsburger,

Ich erfasse alle Notizen am Tablet handschriftlich und die in der WTS-Sitzung mit der Tastatur. Aus den handschriftlichen Notizen werden in der Regel keine automatischen Aktenvermerke in Word (dafür ist meine Handschrift zu unleserlich für die automatische Umwandlung; für die Suche genügt die ...klaue).

Die Vorgehensweise bei Tablet-Notizen ist in der Regel so:

• Es verbleibt bei der handschriftlichen OneNote Notiz.
• Sollt es eine wichtige Notiz sein, die leserlich ist, wird aus der Notiz eine PDF-Datei erstellt und in der DMS gespeichert und die Kollegen als Erlediger oder Kenntnisnehmer eingetragen.
• Bei komplexen Vorgängen, werden die handschriftlichen Notizen (oft nur Stichpunkte oder Skizzen) dazu verwendet um diese dann mit der Tastatur in der WTS-Sitzuung in Word abzuschreiben und in einen Word-Aktenvermerk zu überführen.
• Sparnachrichten habe ich noch nie gemacht, müsste aber auch möglich sein.
• Sie können in OneNote Notizen mit Kategorien versehen. Diese Funktion habe ich aber noch nie benutzt. Im meinem Notizbuch gibt es einen Abschnitt (oben) "Mandantennotizen" dort habe ich Seiten (rechts) eingefügt. Dort gibt jeweils Seiten mit z. B. folgender Struktur:

        10000 Musterholz (Auf dieser Seite steht nur die Mandantennummer u. Name

           2018.11.01 Bsp. wegen Verschmelzung (Seiten können eingerückt werden)

           2018.11.15 Bsp. wegen Jahresabschlussbesprechung 2017

           2018.12.01 Anruf wegen Einstellung neuer Mitarbeiter

         10001 Anita Musterholz

           2017.10.05 Annahmegespräch ESt 2016

• Über diese Suche und die Volltextsuche (mit Handschrifterkennung) finde ich eigentlich alle meine Notizen, so dass ich die Möglichkeit der Kategorien bisher nicht vermisst habe.
• Daneben gibt es Abschnitte wie z. B.: Schnellnotizen, EDV, Interne Besprechungen, Mitarbeiter, Seminare, todo usw..
• Daneben habe ich noch ein "Notizbuch" (links) "Archiv" in dem ich sehr alte Notizen (auf der rechten Seite von OneNote = Seiten) verschiebe (geht sehr einfach mit der rechten Maustaste).

Gruß

Ralf Blum

[#8]

Hallo Herr Bohle,

ja wir haben mehrere Access-Points über mehrere Stockwerke mit einer SSID.

Die sind schön, aber für die Verwendung mit OneNote nicht unbedingt erforderlich. Wichtig ist eine Synchronisierung nur ein Netzwerkzugang. Das geht auch über Kabel. Die Synchronisierung über WLAN z. B. in den Besprechungszimmer müsste ja nicht unbedingt zeitgleich erfolgen. Auch wenn ich bei Mandanten unterwegs bin, erfolgt ja auch nicht immer über eine stehende VPN-Verbindung die Synchronisierung zeitgleich. Spätestens wenn ich das Tablet auf die Basisstation auf meinem Schreibtisch lege (Stromanschluss und Netzwerkkabel) erfolgt die Synchronisierung. Im Alltag müsste das vollkommen genügen.

Gruß

Ralf Blum

[#9]

Hallo Herr Blum,

vielen Dank für Ihr schnelles und hilfreiches Feedback.

Wahrscheinlich sind Sie sehr routiniert mit OneNote.

Vermutlich erstellen Sie Ihre Skizzen, Dokumentationen, Hardcopies mit handschriftlichen Anmerkungen, Pfeilen usw. ebenfalls mit OneNote.

... sehr interessant !

Ich habe schon einige Tools und Apps getestet und schnell wieder 'eingestampft'.

Mir ist auch wichtig, dass man sich nicht 'bis zum Tod' verheiratet, sondern dass eine Weitergabe oder ein Export der Daten möglich ist.

Nochmals vielen Dank

Michael Vogtsburger

[#10]

ja wir haben mehrere Access-Points über mehrere Stockwerke mit einer SSID.

Die sind schön, aber für die Verwendung mit OneNote nicht unbedingt erforderlich.

Genau genommen nicht. Aber auch hier zwecks zentraler Verwaltung bietet sich dann ein Router/Firewall an, an dem man zentral alle APs verwalten kann.

Also wer eine große Kanzlei betreut, die dann aber 10 APs mit 10 unterschiedlichen Namen und Passwörtern hat, wo man an jedem WLAN Gerät alle 10 WLANs einrichten muss, weil die Mitarbeiter in der Kanzlei überall WLAN gerne hätten/brauchen ...

2 WLAN SSIDs (internes Kanzlei WLAN und Gäste WLAN), dazu 2 Kennwörter, beim Gäste WLAN noch eine Landing-Page mit wir übernehmen keine Verantwortung für nichts und alle sind glücklich .

[#11]

Ich glaube nicht jeder ist mit einem internen WLAN und PSK glücklich. Da darf es auch gerne mal ein WLAN mit RADIUS Auth. sein.

Im WLAN Bereich, egal ob große oder kleine Kanzlei, lohnt oft der Blick in Richtung Unifi von Ubiquiti. Wer möchte hosted den WLAN Controller, der an sich kostenlos ist, selber in einer VM oder kauft ihn für erschwingliche ~80€.

[#12]

Mich würde hierzu noch interessieren welches Tablett ihr hier im Einsatz habt.

Ich bin kein Fan von Apple, daher würde ich das gerne vermeiden wollen.

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Hallo Herr Schönecker,

wir haben in unseren Kanzleien zwei Möglichkeiten mit einem Tablet zu arbeiten.

Zum einen nutzen wir den gleichen Weg wie Herr Blum mit Apple iPads.

Zum anderen nutzen einige Mitarbeiter ein Surface für das Arbeiten am RDS. Das Surface ist mit einer Dockingstation an zwei 27“ Monitore angeschlossen und liegt auf dem Schreibtisch. Der Mitarbeiter hat alle drei Monitore in der RDS-Sitzung und kann dort Dokumente aus dem DMS direkt öffnen. Die händische Bearbeitung ist mit dem Microsoft Pen und der Anwendung PDF-XChange oder Office direkt möglich.

Leider muss man aber sagen, dass das Schreiben mit dem Apple Pen besser ist.

[#14]

Hallo Frau Pfingsten,

ich nutze ein Toshiba Portege X30t. Dies hat ein eingebaute LTE Karte, so dass ich das Tablet auch als vollständiger Laptop unterwegs nutzen kann und wenn ich im WP-Bereich zur Prüfung vor Ort beim Mandanten bin, habe ich immer noch einen großen 24er Monitor zusätzlich dabei.

Gruß

Ralf Blum

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Hallo Kudos,

das ist ja schon ein alter Beitrag hier, aber darf ich dennoch fragen, welche Office Version Du benutzt?

Stand heute scheint die Stifterkennung des Surface in der WTS-Umgebung zumindest in den Office-Anwendungen nicht zu funktionieren. Auch die Dokumente aus dem DMS lassen sich nicht beschreiben.

Vielen Dank.