Muss ich Rechnungen scannen inkl. Vermerke (Buchungsstempel)?

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Es geht um die korrekte Umsetzung der GodB und der DSGVO.

Ich scanne die Rechnung ein (Eingangsrechnungen) und archiviere diese mit einem vom Finanzamt anerkannten Programm.

Die Rechnung geht an die Buchhaltung, die nach der Verbuchung einen Buchungsstempel auf die Rechnung macht.

Später kommt nach Bezahlung der Rechnung noch ein "Bezahlt"-Stempel drauf.

Nun sagt die Steuerberaterin, dass "wenn die Originalbelege verändert wurden (durch handschriftliche Bemerkungen etc.) ein nochmaliges Scannen, nach derzeitiger Rechtslage zwingend erforderlich ist."

Andere Quellen, z.B. der Softwarehersteller, sagt, ich kann entweder das Original oder den mit Stempeln versehenen Beleg scannen.

Was ist nun richtig?

Ich meine, die Buchhalter haben ja besseres zu tun als am Scanner rumzustehen.

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Werter Herr Kratzl,

die Steuerberater haben Immer Recht ! In diesem Fall jedenfalls sollten Sie wirklich Ihrer Steuerberaterin vertrauen, falls es darum geht, Prozesse konform mit den Vorgaben der Finanzverwaltung zu organisieren.

" 139. Im Anschluss an den Scanvorgang darf die weitere Bearbeitung nur mit dem elektronischen Dokument erfolgen. Die Papierbelege sind dem weiteren Bearbeitungsgang zu entziehen, damit auf diesen keine Bemerkungen, Ergänzungen usw. vermerkt werden können, die auf dem elektronischen Dokument nicht enthalten sind."

Das Zitat stammt aus dem BMF Schreiben zu den GoBD (das finden Sie hier) https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Weitere_Steuerthemen/Abgabenordnung/Datenzugriff_GDPdU/2014-11-14-GoBD.pdf?__blob=publicationFile&v=4

und befasst sich an dieser Stelle mit der Ausgestaltung des Scanvorgangs zur Aufbewahrung von Papierbelegen in elektronischer Form.

Beste Grüße

H. Heitschmidt

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Gab es nicht von DATEV einen Stempel: "gescannt"?

Der Workflow war doch für das ersetzende Scannen:

• Beleg Scannen
• Beleg stempeln:
• gestempelten Beleg in den Reißwolf

Allein der obligatorische Stempel "gescannt" ändert ja den Beleg, so daß eine erneute Ablage erforderlich wäre.

Bei einem "revisionssicheren" System muß es halt Kompromisse geben:

• Zeitnahes Scannen und dann gibt es noch Notizen auf dem Papierbeleg für interne Vorgänge. (Weshalb laufen die nicht über das digitale Dokumenten Management- System?)
  Klasse wäre es, wenn der "Bezahlt- Vermerk" auch im Dokumentensystem erfolgen könnte.
• Der Beleg wird erst nach kompletter Erledigung gescannt (kann doch nicht sein ...)
• Jeder Beleg befindet sich später mehrmals im System, da sich einmal gescannte Belege nicht mehr löschen bzw. ändern lassen. (-> Chaos in der Ablage)

Theoretisch müßte das Problem mit dem Stempeln usw gegenstandslos sein, da es ja den Punkt 140 gibt:

"Nach dem Einscannen dürfen Papierdokumente vernichtet werden, soweit sie nicht nach außersteuerlichen oder steuerlichen Vorschriften im Original aufzubewahren sind. Der Steuerpflichtige muss entscheiden, ob Dokumente, deren Beweiskraft bei der Aufbewahrung in elektronischer Form nicht erhalten bleibt, zusätzlich in der Original-form aufbewahrt werden sollen."

Wenn natürlich relevante Notizen, wie Gesprächsprotokolle, usw. auf den Beleg kommen, dann darf das natürlich nicht "in die Tonne" und muß neu gescannt werden.

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Wenn die Belege nicht vernichtet und "sowieso" ordentlich im Ablagesystem aufbewahrt werden, ist ein erneutes scannen nicht zwingend notwendig?

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Diese Regelung gilt m.e. nur für Belege, die anschließend vernichtet werden.

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Führt ein erneutes Einscannen des Belegs die Sache nicht ad absurdum? Der Stempel ist doch dafür da dass man weiß dass das Dokument bereitsd digital vorliegt und somit nicht doppelt erfasst wird oder vergessen wurde. Dabei handelt es sich ja nicht um handschriftliche Notizen die für die Belegbearbeitung erforderlich wären sondern um eine für die digitale Weiterverarbeitung irrelevante Information. Wenn der Mandant erst den Stempel drauf packt und dann die Dokumente scannt kann es ja im Worst Case sein, dass ihm der Stapel vom Tisch fällt und er dann nicht mehr erkennen kann welche Belege er bereits gescannt hat. Dann brauch der Mandant auch nicht stempeln...

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Nein. Das ganze Theater betrifft die papierlose Aktenführung. Wenn sowieso der Scanprozess nur zu Hilfszwecken dient (Bsp. DUO), dann kann das letztlich sowieso allein gültige Papierdokument weiter bearbeitet werden.