Zur Einführung: sinngemäß ergibt sich das folgende Szenario immer wieder, besonders wenn Mandate für länger zurückliegende Kalenderjahre oder von älteren Mandanten angenommen werden. Der Mandant reicht Ihnen alle Unterlagen fein säuberlich abgeheftet und sortiert einschließlich der vorliegenden Papierkontoauszüge zur Bearbeitung des Steuerfalls ein. Nachfragen zur Verfügbarkeit elektronischer Daten wie Bankkontoumsätze etc. werden regelmäßig mit der Aussage beantwortet: “ Ich habe kein Online Banking und werde mir auch keines zulegen.“ “ Die gewünschten Daten können vom Rechnungsaussteller bzw. der Bank nachträglich nicht mehr zur Verfügung gestellt werden, da der angefragte Zeitraum zu weit zurück liegt.“ Welche Möglichkeiten bestehen dennoch, die gewünschten Daten in digitalisierter Form zu bekommen? Folgende Programme ergeben einen sinnvollen Ablauf zur Digitalisierung der Daten https://www.receipt-bot.com/ Datenextraktion aus gescannten und durchsuchbaren PDF Kontoauszügen mit dem Export als CSV Datei mit folgendem Aufbau: Es erfolgt eine rechnerische Verprobung der Umsätze, so dass der Saldo bis zur Weiterverarbeitung durch die Fehlerquelle Mensch bisher immer gestimmt hat. Für mehrere deutsche Bankformate habe ich diesen Prozess bisher ausprobiert. Manchmal werden Buchstaben nicht ganz exakt wiedergegeben, aber das kommt bei einzelnen Exporten aus gescannten Belegen immer mal wieder vor. Auch Rechnungsdaten können hier ausgegeben werden, aber dafür gibt es vielleicht sinnvollere Programme. Ich habe teilweise für nicht buchhaltungsbezogene Kontenumsätze die banktechnischen Begriffe über ‚Suchen und ersetzen‘ entfernt, damit eine Sortierung nach Texten besser möglich war. Konvertieren der CSV Datei in eine MT 940-Datei mit folgendem kostenlosen Bankprogramm: https://www.willuhn.de/products/hibiscus/ Download der vollständigen Installationsdateien unter https://hibiscus-mashup.derrichter.de/index.php/download/rund-um-sorglos-paket-installation Das Programm nutzt abweichend vom üblichen DATEV-Standard nur Feldlängen von 35 Zeichen für zwei Verwendungszweckzeilen. Dadurch kann es bei sehr langen Verwendungszwecken zum Abschneiden von Informationen kommen, für Standardfälle mit weniger langen Verwendungszwecken sind die Daten aber brauchbar. In den FQA für das Programm las sich etwas von der Möglichkeit einer Parser-gesteuerten Zuordnung von Buchungstexten in ein separates Feld. Dieser Sache bin ich bisher noch nicht weiter nachgegangen. Hier müsste gegebenenfalls eine Anfrage an den Programmierer, Herrn Willhuhn erfolgen. Ob diese Möglichkeit technisch auch umsetzbar ist für Name/Bankverbindung des Empfängers, ist mir derzeit nicht bekannt. Über die Zuordnung von Kategorien kann wohl auch eine textbasierte Kontierung erfolgen. Auch dies habe ich noch nicht ausprobiert. Die folgenden Programme sind eventuell noch hilfreich in der Nachbearbeitung der gewonnenen digitalen Daten bzw., da kostenlos verfügbar, je nach Kenntnisstand des Mandanten zur Erfassung von Barbelegen etc. hilfreich: https://www.mmsgmbh.de/finanzbuchhaltung.html Die frei verfügbare Kassenversion und die als Testversion verfügbare Buchhaltung ermöglichen die Datenerfassung mit der DATEV-Buchungszeile, abweichend von den Funktionalitäten bei DATEV erfolgt bei regelmäßiger Wiederholung von Beträgen oder Gegenkontonummern eine Autovervollständigung gemäß schon gebuchten früheren Datenzeilen. Für die Nummerntasten des Zehnerblocks besteht die Möglichkeit einer Belegung mit Buchungstexten, sodass diese nicht mehr erfasst werden müssen. Ein kleiner Schönheitsfehler in den exportierten DATEV-Buchungsstapeln ist die automatische Einfügung einer Tilde (~) bei längerem Texten in der Buchungszeile, diese muss in Excel über Suchen und Ersetzen entsprechend manuell entfernt werden. Das Programm kann auch unter Wine auf Linux-Rechnern benutzt werden. Für den wenig buchhaltungserfahrenen, aber selbst buchenden Mandanten ist möglicherweise noch das folgende kostenlose Programm geeignet: https://www.monkey-office.de/ Es bietet die Möglichkeit der Free Version über Textschablonen, ähnlich wie bei Lexware, Kassen-, und Bankbuchungen zu erfassen. Auch kann man den Datenimport aus Tabellen insofern sinnvoll nutzen, als dass dort eine Zuordnung zu entsprechenden Feldfunktionen wie Kontodatum, Betrag und Text etc. möglich ist, ähnlich wie beim EBS-Datenimport von DATEV. Ein entsprechender Export im DATEV-Format ist möglich. Zur extrem starken Komprimierung von PDF-Dateien eignet sich das nachfolgende Programm: https://fluxcomprimator.cib.de/ Ich hoffe, ich konnte einige sinnvolle Hinweise zur genannten Fragestellung geben, würde mich über Ergänzungen und Hinweise auf weitere sinnvolle Funktionen in anderen Programmen natürlich freuen.
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