Hallo, ich gebe mich hier direkt als Anbieter solcher Systeme zu erkennen (mealscan.de) 😉 Gleich vorweg zur Entwarnung: Die Vorgehensweise des Dienstleisters über die Bewegungsdaten im aktuellen Monat ist in DATEV und steuerrechtlich absolut korrekt! Sie müssen dafür keine Nachberechnung durchführen. Hier die Auflösung für die Praxis: 1. Warum „Bewegungsdaten im aktuellen Monat“ statt „Nachberechnung“? Bei digitalen Essenszuschüssen gilt lohnsteuerrechtlich das Zuflussprinzip (§ 11 EStG). Der geldwerte Vorteil bzw. die Erstattung fließt dem Arbeitnehmer erst mit der Gehaltsauszahlung des Folgemonats zu (Auszahlung im Juli). Da der Zufluss erst im Juli stattfindet, gehört der Betrag rechtlich und abrechnungstechnisch in die Bewegungsdaten des laufenden Monats (Juli) – auch wenn die eingereichten Kassenbons aus dem Juni stammen. Eine Nachberechnung für den Juni ist somit nicht erforderlich. 2. Wie berechne ich den Anfangsmonat (Start im Juni)? Im Juni (Startmonat): Es wird gar nichts für den Essenszuschuss auf der Lohnabrechnung gebucht (keine Schätzung, keine Vorab-Versteuerung). Im Juli (Folgemonat): Sie lesen erstmals die ASCII-Datei für die Juni-Belege ein. Die Beträge werden ganz normal mit der Juli-Lohnabrechnung verarbeitet und ausgezahlt. Ergebnis: Der Prozess läuft ab Tag 1 einfach dauerhaft um einen Monat versetzt. Der Unterschied zwischen Papier & Digital in der Praxis: Papiergutscheine: Hier steht der auszugebende Betrag (z. B. der Pauschalsatz für 15 Tage) von vornherein fest. Deshalb werden sie direkt im laufenden Monat gebucht, für den sie auch bestimmt sind (selbst wenn wir sie per Post direkt zum Mitarbeiter nach Hause schicken). Digitale Belege: Da Mitarbeiter bis zum 30./31. des Monats Kassenbons einreichen können, steht die finale Erstattungssumme erst nach Monatsende fest. Die Abrechnung erfolgt daher naturgemäß erst im Folgemonat. Ich hoffe, das bringt die gewünschte Klarheit für die Abrechnung! Viele Grüße Manuel Fechner mealscan.de
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