Liebe Community,
in unserer Kanzlei setzen wir jetzt FP-Sign ein. Nachdem der FP-Sign Connector vom DATEVasp-Team installiert wurde, habe ich heute erfolgreich einen Testdurchlauf mit einem Dokument durchführen können. Das zu unterschreibende Dokument wurde danach in DMS automatisch mit dem unterschriebenen Dokument ersetzt. Der Workflow funktioniert.
Folgende Dinge sind zu beachten:
- Es wurden von mir noch die folgenden Stati in DMS eingerichtet: Zur Signierung und in Signierung. Zur Signierung ermöglicht dann dem Sekretariat alle Vorgänge zu filtern und abzuarbeiten. In Signierung (als Einstellung im FP-Sign Connector hinterlegt) wird gesetzt wenn der Workflow erfolgreich an FP-Sign übergeben wurde.
- Es werden nur Adressaten (natürliche Personen) vorgeschlagen, die dem Mandanten zugeordnet sind. Bei Kapitalgesellschaften sollten also die gesetzlichen Vertreter hinterlegt sein. In den Adressaten sollten Mobilfunknummer und verwendete E-Mail Adresse für das Signieren hinterlegt werden. Am Besten beim ersten Mal mit dem Mandanten abstimmen, damit die 2 Faktor Authentifizierung auch klappt.
- Die Zuständigkeiten des Mandanten sollten gepflegt sein. Dadurch wird z. B. der Partner ebenfalls Unterschriftsberechtigter vorgeschlagen.
- In den Dokumenten standardmäßig mehr Platz für die elektronische Signatur vorsehen, da man ansonsten in FP-Sign jedesmal die Größe der Signierung anpassen muss.
Weitere Anforderungen:
Bereits Platzhalter im Dokument vorsehen, damit man nicht jedesmal die Signaturen im FP-Sign Portal neu zuordnen muss.
Ansonsten war das schon einmal ein vielversprechender Anfang.
Beste Grüße
Sven Ehlers
