Hallo Community,
hat jemand eine sinnvolle Lösung eingerichtet, wie ein 4-Augen-Prinzip beim Versenden von E-Mails mit Outlook und/oder DMS gewährleistet wird?
Derzeit, und das schon seit etwa zehn Jahren, haben wir einen kanzleiweit öffentlichen Ordner "Postausgang Kanzlei Entwürfe", aus dem nur Berufsträger versenden können. Die Mitarbeiter erstellen die Entwürfe und verschieben diese in den Postausgang. Früher hat sich der Mitarbeiter ins CC eingetragen, um die versendete Nachricht dann in der Dokumentenablage abzulegen, jetzt geht automatisch der Ablagedialog von DMS auf. Das Ablegen ist dann allerdings recht zeitaufwändig. Die Mitarbeiter selbst können keine Nachrichten nach außen versenden.
Mittlerweile gibt es vom Exchange Server ein Genehmigungsverfahren: Es könnten die Mails so behandelt werden, dass ein Berufsträger in Outlook zusammen mit der Mail zwei Buttons angezeigt bekommt, über welche dieser den Versand genehmigen oder ablehnen kann.
https://docs.microsoft.com/de-de/exchange/security-and-compliance/mail-flow-rules/manage-message-approval
Da dies nicht mit einem öffentlichen Ordner funktioniert, müssten wir ein vollständiges Exchange Postfach dafür einrichten. Dies käme aber unserem Wunsch nach, dass generell die Absenderadresse von der Kanzlei und nicht eines einzelnen Mitarbeiters erscheint.
Die Antwort sollte dann möglichst automatisch in DMS übernommen und dem zuständigen Sachbearbeiter zur Erledigung zugewiesen werden. Selbstverständlich mit Urlaubs- und Krankheitsvertretung.
Grüße
Boris Lemler
