nachgereichte Belege in Unternehmen Online - Workflow?

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Hallo liebe Community,

ich bräuchte mal Ideen/Anregungen.

Wie handhabt ihr es bei euren Mandanten mit Unternehmen Online / EÜR / Bearbeitungsform Standard?

Die Mandanten hängen einfach die Belege an die Bankkontoumsätze, laden ggf. noch Kassenbelege dazu hoch, die sie entweder selbst erfassen, oder ich tue es.

Nun ist es ja gar nicht so selten, dass mal Belege vergessen werden, oder der falsche Beleg an einer Buchung hängt. 

Diese werden dann beim Mandanten angefordert. Für den Mandanten ist es natürlich das einfachste und logischste, den fehlenden Beleg nachträglich an die Bankbuchung zu hängen, Thema erledigt. Problem dabei ist, dass wir im Büro davon nichts mitbekommen. 

Wie macht ihr das? Gibt es einen guten Trick, an dieser Stelle die Zusammenarbeit für alle Beteiligten zu vereinfachen?

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Hi,

unsere Kunden nutzen entweder die Kommunikation über My Datev Kommunikation und geben da Bescheid, ob  Belege nachträglich zugeordnet sind bzw. senden Belege auch darüber.

Im Kanzlei Workflow könnte man monatlich die 1590 anschauen und parallel in Belege Online prüfen.

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Hallo ,

das ist ein sehr typisches Problem bei Unternehmen Online. Wenn Belege nachträglich hochgeladen werden, hängt das oft direkt am Bankumsatz, aber das Büro bekommt davon nichts mit – wie du richtig beschreibst. Ich habe ein paar Ansätze, die sich bewährt haben:

1. Standardisierte Benachrichtigungen einrichten

   • In Unternehmen Online kann man sich Benachrichtigungen aktivieren, wenn neue Belege hochgeladen werden. So sieht das Büro direkt, dass etwas hinzugefügt wurde, auch wenn der Mandant es direkt an eine Buchung hängt.

2. Belegkennzeichnung vereinbaren

   • Mandanten sollten beim Hochladen einen Kommentar oder ein Stichwort zum Beleg hinterlassen, z. B. „Nachtrag Mai 2025“. Dann wird sofort klar, dass es sich um einen nachgereichten Beleg handelt.

3. Regelmäßige „Belegabgleich-Termine“

   • Einmal pro Woche oder pro Monat kurz prüfen, ob neue Belege hochgeladen wurden, die noch nicht erfasst sind. Das lässt sich über die Belegübersicht in Unternehmen Online steuern.

4. Workflow im Büro einrichten

   • Im Standard-Fall erfasst der Mandant selbst. Bei nachgereichten Belegen könnte man einen internen Status „Nachtrag prüfen“ einführen.

   • So bleibt alles nachvollziehbar: Wer hat den Beleg hochgeladen, wann, und wer muss ihn noch buchen.

5. Alternative: Sammel-Upload statt direkt an Buchung

   • Manche Mandanten laden alle Nachträge gesammelt in einen Ordner hoch und markieren nur mit Datum/Monat. Dann prüft das Büro alles auf einmal, statt Einzelbenachrichtigungen zu bekommen.

Mein Tipp: Wichtig ist ein klarer Kommunikationsprozess, damit das Büro immer weiß, dass etwas neu hochgeladen wurde. Das verhindert, dass Belege „übersehen“ werden.