eml-Datei in Belegablage hochladen

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Upload online ermöglicht, msg-Dateien (Microsoft Outlook) hochzuladen.

Wir nutzen aber Thunderbird und speichern deshalb E-Mails als eml-Datei.

In einem Internetbeitrag aus 2025 lese ich, dass neuere Outlook-Versionen inzwischen auch im eml-Format speichern. Ob das stimmt, weiß ich nicht.

Jedenfalls fehlt die Möglichkeit, eml-Dateien in DUO hochzuladen.

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Hallo @GoVer ,

möglicherweise stehe ich auf dem Schlauch. Outlook kann auch .eml speichern und öffnen. Die Frage ist jedoch: Wozu in DUO hochladen? Wenn es Ihnen um die Anhänge bspw. Rechnungen geht, die in der EML-Datei enthalten sein können, nutzen Sie doch upload mail. Dann landet im Beispiel die Rechnung aus der Mail direkt in DUO. Ob Sie die Mail als Geschäftsbrief aufbewahren müssen, kann ich nicht beurteilen. Dafür wäre DUO aber mMn. das falsche Tool. 

Vielleicht könnten Sie etwas mehr über die Umstände schildern, weshalb Sie überhaupt EML-Datein hochladen wollen. Dann könnte sich ggf. eine andere Lösung ergeben.

Beste Grüße

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Hallo @lukasklein 

wie geschrieben nutzen wir Outlook nicht, sondern Thunderbird. Und es geht z.B. darum, die per E-Mail verschickten Lastschriftvorankündigungen und Einladungen zur Mitgliederversammlung zu archivieren. Da wir abgeklärt haben, dass wir kein separates Archivierungssystem benötigen, wollen wir DUO für diese Fälle nutzen. Mit den als PDF erstellten Spendenbescheinigungen geht das ja problemlos.

Ich habe testweise eine originäre msg-Datei hochgeladen und festgestellt, dass sie in DUO nicht angezeigt werden kann, sondern dass es einen Link gibt, sie mit einem lokalen Programm anzuzeigen. Es bräuchte also keine neue Verarbeitungsroutine in DUO, es müsste nur die Beschränkung der Dateitypen erweitert werden. 

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@GoVer  schrieb:

Hallo @lukasklein 

wie geschrieben nutzen wir Outlook nicht, sondern Thunderbird. Und es geht z.B. darum, die per E-Mail verschickten Lastschriftvorankündigungen und Einladungen zur Mitgliederversammlung zu archivieren. Da wir abgeklärt haben, dass wir kein separates Archivierungssystem benötigen, wollen wir DUO für diese Fälle nutzen. Mit den als PDF erstellten Spendenbescheinigungen geht das ja problemlos.

Ich habe testweise eine originäre msg-Datei hochgeladen und festgestellt, dass sie in DUO nicht angezeigt werden kann, sondern dass es einen Link gibt, sie mit einem lokalen Programm anzuzeigen. Es bräuchte also keine neue Verarbeitungsroutine in DUO, es müsste nur die Beschränkung der Dateitypen erweitert werden. 

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Dann gibt es die Dateien doch als Anhang? Oder sind die Avise abfotografiert und in die Mail eingebettet?

Würde ich von abraten, Belege (next) online ist als reines Buchungsbelegarchiv gedacht.

Durch die Ordnerstruktur in der alten Version konnte man es gut wegfiltern.

In der neuen Version gibt es nur noch Belegtypen und Buchungsstatus als Filterkriterium.

Wenns doch so genutzt werden soll, dann eigene Belegtypen anlegen (geht aktuell noch nicht) 

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Die genannten PDF-Dateien gibt es als Anhang. Das ist nucht das Problem. Die beiden erstgenannten Fälle werden direkt als E-Mail verschickt.

Dass DUO nicht als reine Belegablage gedacht ist, kann ich mir vorstellen. Dass andere Nutzer es auch dafür nutzen, zeigen eine Reihe von Themen hier im Forum.

Ich habe bereits separate Belegtypen erstellt und einige der genannten PDF-Dateien testweise hochgeladen und im dafür angelegten Ordner gespeichert. Es fehlt nur die Möglichkeit, das auch mit eml-Dateien zu machen. Da Outlook inzwischen auch eml-Dateien lesen und schreiben kann, sehe ich keinen Grund, nur msg-Dateien zuzulassen.

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Hallo @GoVer ,

möglicherweise gabs da ein Kommunikationsproblem. Für Rechnungen bzw. E-Rechnungen ist DUO auch ausgelegt und gedacht. Da muss nichts mehr passieren. Für Geschäftsbriefe war das nie gedacht.

Aber dann würde ich vorschlagen, Sie nutzen https://services.addons.thunderbird.net/de/thunderbird/addon/importexporttools-ng/ als Thunderbird Addon, konvertieren so massenhaft Ihre Mails nicht als MSG, sondern PDF und laden die PDFs dann in DUO in welcher Struktur auch immer hoch. Die PDF Variante hätte den charmanten Vorteil, dass Sie zukünftig über die neue Belege Online Version dieses PDFs möglicherweise direkt über die Volltextsuche finden. Bei einer MSG dürfte das nicht funktionieren.

Wäre absolut nicht meine Empfehlung und ich würde da eher eine andere DokOrg-Lösung suchen oder eine einheitliche Lösung, sofern ich da richtig liege, für Vereine, die eine DUO Schnittstelle hat. So hätten Sie die Orga-Dinge in der Software und nur Rechnungen schieben Sie nach DUO rüber. 

Beste Grüße

[#7]

Mit der Funktion „Drucken“ wird eine E-Mail (in Thunderbird) in eine PDF-Datei umgewandelt.

1. E-Mail-Programm öffnen.
2. Die gewünschte Nachricht suchen und anklicken, sodass sie im Lesebereich angezeigt wird.
3. Rechtsklick auf die Nachricht (oder im Menü) → Drucken…
4. Falls ein Druckdialog erscheint: Als Drucker „Als PDF speichern“ auswählen.
(je nach System z. B. „Microsoft Print to PDF“ oder „Save as PDF“)
5. Dateiname und Speicherort festlegen → Speichern.

Alternative:

1. Die E-Mail öffnen.
2. Im Menü (rechts oben) Datei → Drucken … wählen.

Oder:

3. Tastenkürzel drücken: Strg + P (Windows/Linux) bzw. Cmd + P (macOS).
4. „Als PDF speichern“ auswählen.

Des Weiteren bietet zB. PDF24 ein Tool, um viele Dateien in ein PDF umzuwandeln.