Workflow in Unternehmen Online für Rechnungsfreigabe

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Liebe DATEV-Brains,

ich hoffe auf Euer Schwarmwissen, ehe ich in die intensive Recherche gehe. 

Wir sind ein öffentlich finanzierter Verein und sind daher an Vergabe und Ausschreibung gebunden. 

Wir planen aktuell die Digitalisierung, aber durch die Vergabe / Ausschreibung wird dies leider ein aufwändiger und zeitintensiver Prozess.

Nun suche ich für die Zwischenzeit eine kleine und kompakte Zwischenlösung, die uns in der Verwaltung ermöglich auch digital / mobil zu arbeiten. Aktuell werden leider noch alle Rechnungseingangsbelege manuell geprüft (rechnerische, sachliche und zur Zahlung angewiesen).

Meine Frage an Euch:

Würde es ggf. innerhalb von UO eine Möglichkeit der RG-Prüfung geben ? Meine Idee aktuell, wo ich nun die Möglichkeiten recherchiere:

1) Rechnungseingang -> RG wird gescannt und an den Fachbereich zur sachlichen Prüfung, diese wird via digitales Stempel ADOBE als geprüft gekennzeichnet und gestempelt

2) rechnerische Prüfung - Der Beleg kommt in die Fibu, nun habe ich von einem DATEV-User gehört, in UO würde es die Möglichkeit geben, dass hier eine "rechnerische Prüfung" erfolgen kann und dies auch via digitalen Stempel möglich ist.  Exisitiert diese Funktion wirklich und würde hier auch der User mit editiert werden ?

3) Zahlungsfreigabe

gibt es verschiedene Hierarchien in UO, dass ggf. nur die Kolleg*innen Belege zur Zahlung freigeben, welche hier auch die Legitimation haben ? Da hier auch die GF unterzeichnen muss (welche nicht DATEV affin ist), sollte diese eine pragmatische und übersichtliche Lösung sein.

Ich suche aktuell nicht nach der "schicken" Lösung, sondern eine die uns die Zeit gut überbrücken kann, bis wir dann final ein DMS haben und hier die workflows automatisiert laufen.

Sofern Ihr ggf. eine Anregung für ein Tool habt, was vor UO geschaltet werden kann, wo einfache klassische Prüf-workflows laufen kann, ich bin definitiv neugierig :).

Soweit von mir !

1000 Dank für Eure Zeit

Herzliche Grüße,

Michaela 

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Hallo,

für Belege freigeben und prüfen gibt es ab Ende Februar 2022 die Belegfreigabe. Die ist derzeit noch Pilotanwendung soll aber Ende Februar freigeschaltet werden. Die Zahlungsberechtigung kann über Ebicsrechte definiert werden mit mit Bank online in DUO bezahlt werden.

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 Hallo Michaela,

auf dem DATEV Marktplatz finden Sie entsprechende Lösungen:

Marktplatz-Lösungen für die Rechnungsfreigabe mit DATEV Unternehmen online

Der Funktionsumfang ist "von...bis": so bildet die empfohlene Lösung bereits ein vollständiges DMS inkl. konfigurierbarer Rechnungsprüfung ab. Andere Lösungen konzertieren sich auf eine reine Rechnungsfreigabe.

Viel Erfolg bei Ihrem jetzigen Szenario und natürlich auch bei Ihrer Ausschreibung.

Viele Grüße,

Oliver Franz

PS: nutzen Sie als öffentlich finanzierter Verein die kommunalen Lösungen von DATEV - inkl. DATEV Mittelbewirtschaftung? Dann wäre folgendes evtl. interessant für Sie (Hinweis: keine UO-Lösung, sondern angebunden an Rechnungswesen kommunal):

Rechnungsfreigabe mit Mittelprüfung 

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@OliverFrank: @Alt_New_Comer braucht aber min. 2 Stufen der Belegfreigabe. Wenn die DATEV Belegfreigabe online dann wann kommen sollte, ist mein aktueller Stand: 1 Stufe ist möglich. Mehrere Stufen sollen erst später folgen. 

@Alt_New_Comer: Ich denke, hier machen die übliche Verdächtigen Sinn: flowwer und candis fallen mir gerade ein. flowwer nutzen wir selber vor DUO und auch mehrere Mandanten. Dort kann man die Rechnungsprüfung und Freigabe gestalten; die Belege final nach DUO übergeben und zahlen lässt sich in DUO via EBICS nach dem 4-Augen Prinzip wie @OliverFrank schon sagte.  

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@metalposaunist : die Zweistufigkeit haben wir als workaround dadurch realisiert, das die Belege in Klärung gestellt werden. Diese werden derzeit noch als offen und in Klärung angezeigt. In unseren Fällen war eine externe Lösung nicht gewünscht.

Und 25 EUR zusätzlich pro Unternehmer für flowwer schließt sich bei uns quasi aus. In meinem Falle haben wir mit ca. 70 Unternehmen zu tun, wo nicht mehr als 15 Belege je Monat anfallen.