Rechnungserstellung / Zeiterfassung oder Datenimport

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Hallo,

wir verwenden schon länger DATEV UNTERNEHMEN ONLINE. Bisher werden Rechnungen extern generiert und dann die PDFs importiert. Wir sind derzeit am prüfen, ob das Zusatzmodul Auftragsverarbeitung für uns eine effektive Alternative darstellt. Unser Problem ist aber, dass wir kein Onlinehandel oder Shop sind, sondern ein Dienstleister. Es gibt zwar Angebote, aber die Rechnungen weichen sehr häufig von den Aufträgen wegen Mehraufwänden ab. Das Tagesgeschäft sieht so aus, dass wir bisher pro Kunden pro Projekt Aufwände per Zeiterfassung extern protokollieren.  Bisher importieren wir mit einer externen Lösung am Monatsende die Protokolldatei. Daraus werden dann pro Kunde je ein PDF erstellt. Leider müssen wir die PDFs noch händisch versenden. Der Import der PDFs in DATEV erfolgt ebenfalls per Upload manuell.

Nun wäre meine erste Frage: Kann AUFTRAGSVERARBEITUNG ONLINE Rechnungsdaten bulk importieren und daraus die Rechnungen automatisch erstellen?

Alternativ wäre eine Zeiterfassung im System auch attraktiv, welche dann daraus die Rechnungen generiert.

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@sneise schrieb:

Kann AUFTRAGSVERARBEITUNG ONLINE Rechnungsdaten bulk importieren und daraus die Rechnungen automatisch erstellen?

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DATEV Auftragswesen online ist ein ganz, ganz, ganz einfaches Programm; ohne große Im- und Exportmöglichkeiten. Man kann Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen, Rechnungskorrekturen und "Mahnungen" schreiben. Von Hand. Eine Zeiterfassung oder Stoppuhr gibt es nicht. Das Programm ist aktuell für alle geschrieben, die Rechnungen per Microsoft Word erstellen und dann vieles zu Fuß machen. So hätte man eine direkte Anbindung an den Steuerberater. 

Für Sie als Dienstleister ist das aber nichts. Ich bin selbst EDV Dienstleister und habe aktuell keinen schicken Workflow im Kopf, wie man das umsetzen könnte. Dazu ist das Programm nicht geschaffen. 

Ich meine, was Sie suchen, klingt eher nach einer Art WeClapp. Wenn man das richtig führt und einstellt und nutzt, ist es ein komplettes ERP und CRM System inkl. Ticketsystem und Abrechnung nach Tickets, Zeiten und Angeboten. iPhone App gibt es auch dafür. Die Anbindung an den Steuerberater gibt es auch. Wir nutzen es aber nur den Ticketsystemteil only; das macht eher wenig Sinn bei uns. 

Sonst auch gerne einmal nach TANSS umschauen oder bei SAGE einmal vorbeischauen. 

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Danke für die Antwort. Das hat mir insofern geholfen, dass ich nun weiss, dass dann das Zusatzmodul nichts für uns ist. 

Es ist echt schwierig, teils verwunderlich, wieso scheinbar alle Lösungen davon ausgehen, dass man Produktartikel verkauft. Eigentlich ist das was wir wollen simpel ausgedrückt:

Zeiterfassung -> Rechnungserstellung -> Rechnungsversand per Mail

🙂

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Du hast Deine Frage wieder gelöscht!?!

Also trotzdem vielleicht zur Erklärung - natürlich erstellen wir Angebote, die sehr detailliert sind und viele Positionen enthalten mit genauen Stundenaufwänden. Wenn die abgerechnet werden steht in der Rechnung auch z.B.

02.12.20 - Angebot xyz - Summe: EUR 12.000,-              

Nun ist es aber so, dass wir als Dienstleister viele Dinge auf Zuruf erledigen. Anpassung dies, das und jenes. Jede Tätigkeit erfassen wir in ein Ticketsystem. Ist etwas erledigt, übertrage ich das in ein Protokoll. Dann steht dort z.B.

04.12.20 - Projekt X: "Anpassung abc" - Aufwand: 2h     

Wir haben also Ticket (Zeiterfassung) und Rechnungspositonen getrennt. Das klappt für uns auch sehr gut und wir bieten für Kunden maximale Transparenz.  Eine Besonderheit die wir allerdings noch haben - wir haben in der Protokolldatei wiederkehrende Positionen wie "Wartung xy - Aufwand: 6h". Die werden jeden Monat dem jeweiligen Kunden fakturiert. 

Am Monatsende wird dann immer eine CSV Datei generiert, in ein externes Tool (Rechnungsverwalter, schlank und macht was es soll) importiert. Wir haben dann bulk in einem Rutsch 50-60 Rechnungen als PDF auf dem Server. Diese werden nun leider noch manuell versendet. Die PDFs werden von der Buchhaltung in Datev hochgeladen und bearbeitet.

Insgesamt sind wir schon recht zufrieden, etwas ärgerlich ist nur das dieses Rechnunsverwaltertool nicht cloudbasiert ist und das wir noch händisch vermailen müssen.

Wenn man sich Rechnungslösungen im Netz anschaut, dann stösst man immer wieder auf die gleichen Probleme. 

- Es werden Lösungen angeboten, wo man online Rechnungen schreiben kann. Quasi wie ein Texteditor. Das wollen wir gar nicht, wir müssen bulk verarbeiten. Das kann mitunter Zoho Invoice über eine Importdatei sogar recht gut.

- Lösungen scheinen vorwiegend auf Produkte ausgerichtet zu sein. Dabei werden auf Artikeldaten zurückgegriffen. Sowas haben wir gar nicht. Oder Dienstleistungen werden als Produkte angelegt a la "Wand malen" - EUR 800,-. Haben wir ebenfalls nicht, alles sehr individuell. Hier scheitert in unseren Augen Zoho Invoice übrigens, weil durchd en Datenimport werden alle Datensätze als Artikel angelegt. Wir hätten dann auf einmal Artikel die heissen: "Projekt X: "Anpassung abc"". 

Hier gibt es doch bestimmt noch andere Dienstleister oder Agenturen. Wie erstellt ihr denn so Rechnungen?

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Hallo Herr @sneise  , 

.. habe meine Fragen wieder gelöscht, da ich nicht indiskret sein wollte.

Manche User reagieren nämlich etwas 'pikiert' auf Fragen, weil sie eigentlich nur Antworten suchen und den eigenen 'Status Quo' lieber nicht preisgeben wollen.

Es gibt einige Anbieter, die diesen 'Markt' bedienen.

Vieles, was im Internet angepriesen und versprochen wird, hört sich toll an, kommt dann aber oft nach einem Test schnell an seine Grenzen und erfüllt nicht genau das, was man bräuchte, vom Funktionsumfang, von der Bedienungsfreundlichkeit, von den Kosten etc.

Ich werde mir bei nächster Gelegenheit mal www.timo24.de näher anschauen.

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Och, ich finde das nicht schlimm sich einfach mal auszutauschen, denn davon haben wir alle doch was.

Was mich persönlich bei diesen Zeiterfassungslösungen stört ist, dass ich eigentlich von Zeiterfassung rede, aber differenziere zwischen "Mitarbeiter" und "Kundenrechnung". Es kommt nicht selten vor, dass ein Mitarbeiter quasi irgendwo rumeiert, 4h benötigt, dass aber kaum für den Kunden tragbar ist und wir dann nur 2h berechnen, weil der Mitarbeiter trödelig war. Deswegen bin ich über den Zwischenschritt "Ticket mit Aufwänden Mitarbeiter" über eine "manuelle Protokollierung" der Rechnungspositionen nie wirklich einheitlich hinausgekommen.

Umgekehrt kommt es selten auch mal vor, dass ein Aufwand am Telefon z.B. "Anpassung x, 3 Stunden" kommuniziert wurde und ein Mitarbeiter ist erheblich schneller und brauch 1-2h. Dann stellen wir 3h auch in Rechnung, da wir die obige Problematik damit wieder kompensieren.

Ich denke jede Agentur kennt das, dass nicht wirklich jede erbrachte Leistung exakt jedem Kunden in Rechnung gestellt werden kann bzw. wird...

Bei größeren Projekten mit umfangreichen Angeboten erfassen wir intern auch die Zeiten, aber unser Angebot ist fix. Wenn wir also 3 Positionen im Angebot a 30h haben, stellen wir diese auch exakt so in Rechnung, egal was intern protokolliert wird.

Deswegen müssten wir wenn wir eine solide Zeiterfassung haben irgendwie anhaken können ob "Kundenrechnung" oder nicht. 

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Gott bewahre, dass Sie kein Auftragswesen online bestellt haben 😄. Was Sie alles aktuell schon automatisiert machen ist damit weder möglich noch automatisiert. 

Ich werfe nochmal WeClapp in den Raum von Ticketsystem, ERP, CRM und Rechnungsschreibung alles inkludiert und alles Cloud bzw. browser-basiert. TANSS ist ähnlich browser-basiert und kann auch Ihre monatlichen oder im Intervall auftretenden Tickets automatisiert erstellen lassen. 

Hört sich für mich nach einer schicken AiO Lösung an. Aber auch diese wird nicht alles zu 100% erfüllen, was Sie brauchen oder sich wünschen. Ich hatte mal mit einem DATEVasp Techniker gesprochen, der ähnlich auf der Suche war und sich am Ende selbst was programmiert hat, exakt so, wie er es braucht. 

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Ich grabe mal meine alte Diskussion wieder aus... 😀

Diese ist immer noch aktuell. Im Rahmen der eRechnung-Einführung stehen wir immer noch vor dem Problem ein geeignetes Tool zu finden. Es gibt mittlerweile durchaus schon Rechnungstools wie "Papierkram" die zwar integrierte Zeiterfassung verfügen, aber wenn ich nun dutzende, hunderte erfasster Positionen habe, will ich daraus auf Knopfdruck für eine Masse an Kunden automatisch als Bulk Rechnungen erstellen. Hat jemand mittlerweile Erfahrungen hier gesammelt? Ich meine das auch die mittlerweile neuere Datev Auftragsverarbeitung Next das nicht kann, oder?

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Schön Dich mal wieder zu sehen 😉

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Hallo @sneise,

weder in Auftragswesen aus den DATEV Mittelstand Faktura Programmen noch in DATEV Auftragswesen next können automatisch Rechnungen an mehrere Kunden erzeugt werden. 

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Vielen Dank für die Info. 

Dann schaue ich mal weiter - aber bisher hab ich am Markt nichts wirklich sinnvolles gefunden, dass für den Agentureinsatz effizient erscheint. Vermutlich werden wir dann unsere Eigenentwicklung weiter ausbauen müssen... 😕