Rechnungsdatenservice 1.0: Wann Buchungssätze wann nur Belegdaten+Belegbilder?

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Hallo zusammen,

ich habe irgendwie einen Knoten im Kopf was die Fähigkeiten des Rechnungsdatenservice 1.0 betreffen. Ich war bisher der Auffassung, dass dieser ausschließlich Belegdaten inkl. Belegbilder an einen Belege Online Bestand übergibt, welcher dann wiederum über digitale Belege buchen in KaReWe "händisch" gebucht wird.

Nun sehe ich aber, dass man über diese Schnittstelle auch Daten aus einem Vorsystem an DUO übergeben kann und darüber wiederum Belegstapel inkl. Buchungssätze in KaReWe einspielen kann.

Wenn ich jedoch den Rechnungsdatenservice 1.0 über Lexoffice nutze, bekomme ich wirklich nur Belegdaten + Belegbilder ins System und lediglich beim Buchungsdatenservice ganze Buchungssätze inkl. Bankverknüpfung. 

Bin ich in meiner Annahme falsch unterwegs und der Rechnungsdatenservice 1.0 kann in Verbindung mit Belege-Online IMMER auch Buchungsstapel an KaReWe übergeben oder geht das nur, wenn Rechnungsdatenservice und ein vollständiges DUO nebeneinander existieren? Oder hängt das vom Vorsystem ab und es geht bei Lexoffice einfach nicht?

Besten Dank!

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Moin,

Sie können in jedem Fall aus lexoffice auch Buchungssätze übernehmen. Das erfordert jedoch einen manuellen Export der Datei mit den Buchungssätzen aus lexoffice. Die Datei kann man dann als Stapel in Kanzlei-Rewe einspielen. Hat man die Belegbilder incl. Belegdaten in DUO, so sind die Belege nach dem Einspielen auch in Kanzlei-Rewe sichtbar, da sie mit dem jeweiligen Buchungssatz automatisch verknüpft sind.

Ob man tatsächlich die Buchungssätze aus lexoffice übernehmen sollte, ist ganz stark von den Fähigkeiten der Mandanten abhängig, sonst hat man im Nachhinein mehr Zeitaufwand für die Umbuchungen als das Buchen der Belegbilder über Digitale Belege buchen kosten würde. Aber Mandanten sind ja auch lernfähig und somit ist die Übernahme der Buchungssätze in den meisten Fällen die schnellere Variante, insbesondere, da hier dann auch die Bankumsätze gleich mit übernommen werden.

Viel Erfolg.

Viele Grüße aus dem Norden,

bfit

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@bfit schrieb:

Das erfordert jedoch einen manuellen Export der Datei mit den Buchungssätzen aus lexoffice.

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Nein. Dazu ist der Buchungsdatenservice gedacht. Der muss allerdings manuell seitens lexOffice 1x freigeschaltet werden.  

#KeineMachtDerManuela 👩

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@bfit schrieb:

Aber Mandanten sind ja auch lernfähig und somit ist die Übernahme der Buchungssätze in den meisten Fällen die schnellere Variante, insbesondere, da hier dann auch die Bankumsätze gleich mit übernommen werden.

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Und wenn der Mandant sein System nicht richtig nutzt, hat das auch 0 Vorteil für ihn selbst 😉. Er macht die Arbeit also nicht nur für den Berater, weil der das so will, sondern weil es dem Mandanten um sein eigenes Business gehen sollte. Aber ja, wird irgendwie mit lexOffice gearbeitet, kann man auch nur irgendwie Daten übernehmen. Da macht die Schnittstelle aus 💩 auch kein Gold 😋.

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Und wenn der Mandant sein System nicht richtig nutzt, hat das auch 0 Vorteil für ihn selbst 😉. Er macht die Arbeit also nicht nur für den Berater, weil der das so will, sondern weil es dem Mandanten um sein eigenes Business gehen sollte. Aber ja, wird irgendwie mit lexOffice gearbeitet, kann man auch nur irgendwie Daten übernehmen. Da macht die Schnittstelle aus 💩 auch kein Gold 😋.

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Das ist nicht ganz richtig. Dem Mandanten kann es total egal sein, wie lexoffice Erlöse oder Aufwendungen den Konten zuordnet. Das hat auf seinen Überblick und seine Erkenntnisse überhaupt keinen Einluss, ist aber für die Buchhaltung sowie die Steuererklärungen wichtig.

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Klasse Formulierung, @bfit :

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@bfit  schrieb:

.....

Ob man tatsächlich die Buchungssätze aus lexoffice übernehmen sollte, ist ganz stark von den Fähigkeiten der Mandanten abhängig, sonst hat man im Nachhinein mehr Zeitaufwand für die Umbuchungen als das Buchen der Belegbilder über Digitale Belege buchen kosten würde.

Treffender kann es nicht formuliert werden. 

Letztendlich muss es nämlich wieder "von Hand" erledigt werden. Da ist dann auch der Transportweg egal. Unabhängig vom Softwareanbieter....

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Vielen Dank für die bisherigen Antworten. Leider bin nicht wirklich schlauer geworden.

Es ist also so, dass RDS 1.0 tatsächlich egal in welcher Kombination auch Buchungssätze nach KaReWe übergeben kann oder geht das doch nur in Kombination mit DUO?

Wenn das Ziel ist Buchungssätze aus Ein- bzw. Ausgangsrechnungen aus einem Vorsystem zu generieren, brauche ich dann:

1. RDS 1.0 + Belege Online?

2. RDS 1.0 + DUO?

Wenn das Ziel ist Buchungssätze aus Ein- bzw. Ausgangsrechnungen aus Lexoffice zu generieren, brauche ich dann:

1. RDS 1.0 + Belege Online?

2. RDS 1.0 + DUO?

Dass der Buchungsdatenservice Buchungsvorschläge übergeben kann, kenne ich.

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Sorry, da war meine Antwort wohl etwas ungenau. Bei Übernahme von Belegen und Buchungssätzen aus lexoffice reicht Belege online. Der Mandant benötigt keinen Zugang zu DUO.

Auch Rechnungsdatenservice 1.0 wird generell nicht benötigt. Wenn man die Buchungssätze manuell aus lexoffice exportiert, um sie in Kanzlei-Rewe zu importieren, kann man auch gleichzeitig die Belegbilder und Belegdaten exportieren und über den Belegtransfer nach Belege online einspielen.

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@lukasklein , der Buchungsdatenservice will ja einfach nur "Komfort" liefern, der natürlich auch "händisch" zu bewerkstelligen ginge:

"

Mit dem Buchungsdatenservice können Buchungsdaten, Stammdaten und die zugehörigen Belegbilder komfortabel von Softwarelösungen über die DATEV-Cloud an DATEV Kanzlei-Rechnungswesen oder DATEV Mittelstand Faktura mit Rechnungswesen übertragen werden.

Buchungs- und Stammdaten aus der Softwarelösung werden virengeprüft und sicher an die DATEV-Cloud übergeben und können in Form von kompletten Buchungssätzen im DATEV-Rechnungswesen-Programm abgerufen werden. Die Belegbilder werden dabei in Belege online (Bestandteil von DATEV Unternehmen online) abgelegt und sind automatisch mit dem Buchungssatz verknüpft."

Zumal der Service dann ja auch bepreist wird:

https://www.datev.de/web/de/datev-shop/91000-buchungsdatenservice/

DUO brauchts erstmal nicht, die Buchungsvorschläge bzw. - sätze bekommt man auch anders hin.

Ist eine Frage des gewünschten Komforts und der Ausnutzung sämtlicher Optionen  der in Anspruch genommen Softwarelösungen.

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Vielleicht lest ihr die Eingangsfrage noch mal. Es ging um den Rechnungsdaten Service.

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Glücklicherweise hatten wir die Tage ein neues Mandat mit Lexoffice, sodass ich das einmal testen konnte. Falls jemand diesen Thread hier findet, hier die Auflösung für mein Problem:

RDS 1.0 + Belege Online (kein DUO nötig) können auf zwei verschiedene Arten in ReWe genutzt werden.

1. Nach der Weitergabe von Lex an DATEV liegen die Belegbilder in Belege Online und können über digitale Belege buchen in ReWe so gebucht werden, als hätte der Mandant die Belege eingescannt und hochgeladen.
2. Nach der Weitergabe von Lex an DATEV können über die Anwendung Belege Online Daten an ReWe weitergegeben werden. Dies schließt nicht nur die Belegbilder, sondern auch die Belegdaten ein aus denen gem. der Zuordnung des Mandanten in Lex Buchungssätze generiert werden, die über Mdt. ergänzen abgeholt und als Buchungsstapel verarbeitet werden können.

Das betrifft nur die Handhabe in DATEV. Der Export aus Lex ist in a. und b. identisch. Je nach Qualität der Belege u. Buchung des Mandanten in Lex ist a. oder b. schneller. Wir hatten allerdings den Fall, dass so sporadisch und mit regelrechter Abscheu Belege hochgeladen wurden, dass wir nicht einmal Alternative a. verwenden können und auf ein händisches Arbeiten zurückgreifen müssen. Tragisch.

Weiterhin war für mich interessant, dass auch Bankbuchungen inkl. nicht in Lex zugeordneter Buchungen exportiert werden können. Dies geht aber nur manuell, aber immerhin (dachte ich). Die Daten umfassen dabei jedoch nicht die ursprünglichen Zahlungsmetadaten, sondern nur noch Lexoffice-Merkmale wie zugeordnet und ggf. den Namen des Debitors oder des Kreditors. Das macht die Sache bei schlechter Datenlage wie in unserem Fall uninteressant. Ich befürchte, dass ein Ordner mit Rechnungen hinter dem Kontoauszug schneller zu buchen geht als ein Export mit schlechter Datenqualität.

TL;DR:
Daten aus dem Lex-Export mit RDS 1.0 nach Belege Online können in der Anwendung Belege Online an ReWe weitergegeben werden. Dadurch werden Buchungssätze erzeugt, die als Stapel verarbeitet werden können. RDS 1.0 ist somit kein reiner Belegbildexport, sondern kann mehr als ich dachte und ist ne gute Sache.

LG

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Wenn du RDS über digitale Belege buchst, verwirfst du die Meta-Daten u. benutzt den RDS wie den Belegbilderservice. Der liefert nur die reinen Bilder u. die Datev-OCR macht den Rest. Unter der Annahme, dass das Vorsystem bessere Meta-Daten liefert, wäre das so gesehen eine Falsch-Nutzung.

Das gleiche würde passieren, wenn du DUO-Belege aus der Bearbeitungsform 'Erweitert' über digitale Belege buchst.

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Ja, mittlerweile weiß ich das auch 😄 Aber zum Zeitpunkt meiner Fragen, war mir bzw. uns das nicht bekannt. Es ist leider tatsächlich so, dass auch bei anderen Mandanten die von dir angesprochene Falschnutzung gelebt wird. Hier gibt es noch einiges an Aufklärungsarbeit zu leisten. 

Dennoch besten Dank für den Input!

VG

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@lukasklein schrieb:

RDS 1.0 + Belege Online (kein DUO nötig) können auf zwei verschiedene Arten in ReWe genutzt werden.

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Nochmal zur Klarstellung: Belege online und DUO bedingen sich gegenseitig. Auf Mandantenseite braucht es keinen DUO Vertrag, das ist korrekt. Die Kanzlei hat immer automatisch einen. Hier muss man exakt sein 😉. 

Willst Du allerdings aus dem Rechnungswesen via Schnittstelle Auswertungen zur Verfügung stellen, braucht's doch wieder DUO, weil man DUO compact abgekündigt hat und es kein Rechnungswesen AddOn gibt, wie im Personalbereich. 

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@lukasklein schrieb:

Ich befürchte, dass ein Ordner mit Rechnungen hinter dem Kontoauszug schneller zu buchen geht als ein Export mit schlechter Datenqualität.

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It's all about people and tech. Und Software ist immer nur so gut, wie sie genutzt wird. Heißt: Hier muss man den Mandanten dazu bringen, sein eigenes System richtig zu nutzen, damit er selbst daraus Vorteile ziehen kann. Er nutzt ja nicht lexOffice, weil der Berater das geil findet 😉. Wenn doch, dann ja: lass Dir alles auf Papier geben. Dann ist die Sache im Gesamten nicht wirklich verstanden worden.

Auch nicht zugeordnete Bankumsätze: Hier lassen wir den Mandanten nachpflegen, damit wir nicht die Arbeit oder unvollständige Daten haben. Zumal lexOffice gar keinen Belege zwingend braucht, wenn man Umsätze anhand einer Kategorie im Hintergrund auch Konten zuordnen kann. 

Und: Wir legen zusammen mit dem Mandanten fest, wer was bis wann machen muss, damit man nur noch exportieren muss, sich auf die Daten verlassen kann und ein paar Änderungen / Optimierungen vornimmt. Andernfalls haben alle Beteiligten an allen Stellen mehr Arbeit, als wenn man es klassisch mit Papier macht. 

Aber freut mich @lukasklein, dass Du nun ebenso überzeugt bist und den Mehrwert erkennst 😃. Es gibt Kanzleien, die jagen 140 lexOffice Buchhaltungen monatlich durch, weil es so gut läuft und alle wissen, was sie tun. 

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Hallo @metalposaunist ,

Nochmal zur Klarstellung: Belege online und DUO bedingen sich gegenseitig. Auf Mandantenseite braucht es keinen DUO Vertrag, das ist korrekt. Die Kanzlei hat immer automatisch einen. Hier muss man exakt sein 😉

Ok, das war mir nicht klar. Aber gezahlt wird doch nur Belege Online mit 3,65 € zzgl. Schnittstelle RDS 1.0 oder BDS & Co., oder?

 It's all about people and tech. Und Software ist immer nur so gut, wie sie genutzt wird. Heißt: Hier muss man den Mandanten dazu bringen, sein eigenes System richtig zu nutzen, damit er selbst daraus Vorteile ziehen kann.

Ich gebe dir da vollkommen recht. Ich persönlich finde die Sorglosigkeit mancher Unternehmer sehr besorgniserregend. Insbesondere wenn es um deren eigene Organisation geht. Du hast auch Recht, dass man als Kanzlei da die Rahmenbedingungen abstecken und klare Regeln aufstellen muss. Leider herrscht in meiner Wahrnehmung auf beiden Seiten (Kanzlei und Mandant) noch viel Unwissen. Der Mandant denkt, es gibt einen Knopf, den man drückt und es erscheint die fertige Buchhaltung und es kostet ihn nur 19,99 €. Der Chef und insb. die Chefs nach meiner Erfahrung wollen auch keine Zeit in die Hand nehmen den Mandanten ggf. zu schulen und das mit ihm gemeinsam zu schaffen. Auch die wollen einen Knopf, den man drückt und es kommt die fertige Buchhaltung mit einem Deckungsbeitrag von 199,99 € raus. Als Sachbearbeiter empfinde ich mich da oft zwischen zwei Stühlen. Aber ich schweife ab.

Lex ist eine fantastische Sache wenn es gelebt wird. Ich käme als Sachbearbeiter ja vor Lachen nicht mehr in den Schlaf, wenn ich automatisiert 30 Lex-Buchhaltungen im Monat kloppen kann und mein Chef mich gemessen am Umsatz entsprechend entlohnen könnte. 

Eine Frage würde ich dir gerne noch stellen:

Angenommen ihr bekommt ein Neumandat, dass mit Lex arbeiten möchte. Schult ihr den Mandanten aktiv und nehmt in wirklich an die Hand und falls ja, wie detailliert macht ihr das? Falls die Frage zu weit geht, verstehe ich das natürlich.

VG

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@lukasklein schrieb:

Aber gezahlt wird doch nur Belege Online mit 3,65 € zzgl. Schnittstelle RDS 1.0 oder BDS & Co., oder?

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Korrekt. Weil die Kanzlei eben kostenlos den DUO Vertrag von DATEV bekommt.  

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@lukasklein schrieb:

Ich persönlich finde die Sorglosigkeit mancher Unternehmer sehr besorgniserregend.

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Da bist Du nicht allein 😉. Tatsächlich nehme ich aber auch an, dass viele die Digitalisierung und KI und Co. gerade einfach sehr überfordert. Wenn man da nicht den Zugang zu hat und vom Wesen her da Schwierigkeiten hat, sich einzufinden - ist OK und eine Erklärung. 

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@lukasklein schrieb:

Als Sachbearbeiter empfinde ich mich da oft zwischen zwei Stühlen. 

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I feel you 😕. Ist anderswo nicht anders oder besser. Wenn man die Power von lexOffice aber kennt und nutzt, kann man sich den Berater dahinter sogar großteils sparen. Selbst als kleine GmbH mit angestelltem Geschäftsführer kann man dieses "Problem" mit lexOffice lösen 😉. Und wenn's nicht der Berater ist, braucht man heute im besten Fall als Unternehmer ein eigenes Netzwerk, wo man sich gegenseitig "befruchten" kann. 

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@lukasklein schrieb:

wenn ich automatisiert 30 Lex-Buchhaltungen im Monat kloppen kann und mein Chef mich gemessen am Umsatz entsprechend entlohnen könnte. 

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Und genau dann erst kommt #Beratung ins Spiel. Dann verwalten wir nicht nur irgendwelche Zahlen und Belege, sondern schauen uns mal die Zahlen genauer an und kann steuerlich #beraten und optimieren. Das, wofür Steuerberater ja eigentlich stehen. Dann wird das Honorar für solche Fälle nicht kleiner, weil man die Zeit anders sinnvoll nutzen kann. 

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@lukasklein schrieb:

Schult ihr den Mandanten aktiv und nehmt in wirklich an die Hand und falls ja, wie detailliert macht ihr das?

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Jap, tun wir. Wenn Du den Mandanten das "nur vor die Füße wirfst" geht das meistens grundlegend schief, wenn das Ziel dahinter mehr als Belege einsammeln ist. Ist nur das das Ziel, kann man das smart mit kanzlei.land machen. Wie detailliert man das macht, hängt stark vom Mandat ab.

Ich habe erst am Sonntag erst lexOffice bei einer jungen Kollegin eingerichtet und in knapp 3h war das Thema komplett durch, so wie es für sie Sinn macht (offline Bank, QR-Code in Rechnungen, ...).

Bei einem anderen Mandat muss man erstmal zusammen das "richtige" scannen lernen, dass man nicht den Kopf um 90° beim Buchen drehen muss, weil eben "falsch" gescannt wurde. Soweit möglich begeben wir uns auf das technische Verständnis des Mandanten. Wir lassen ihn nach einer ersten Schulung erstmal laufen und prüfen die ersten Daten in lexOffice, bevor wir exportieren, weil die Daten nach dem Export festgeschrieben werden (wenn man's einstellt). Dann gibt's Feedback und der Mandat korrigiert oder macht's bei den nächsten Belegen besser. Und solch ein Mandat braucht ganz sicher keinen invoicefetcher. Ja, Idee super und die Automatisierung ist toll aber fernab der Welten, wo sich Mandate teil befinden. Das kann man dann später immer noch mal ansprechen, wenn man sieht, dass das Mandat läuft und mit lexOffice gut arbeitet. 

Wie man das mit den Kosten am Ende macht, kann man auch schauen. Einige zahlen gerne Betrag X einmalig oder man nimmt's in Kauf, dass die Aufträge 3 Monate mal rot sind aber danach hoffentlich grüner denn je. Kanzleientscheidung.