Moin Moin
Wozu es ein Standardregister braucht, hat sich mir auch nie erschlossen.
Eine gewisse Ordnerstruktur (die die Kanzlei vorgeben können sollte) macht m.E. schon einigen Sinn. Und sei es nur Belege In Jahren zu gruppieren. Das macht das Löschen, wenn die Aufbewahrungspflicht vorbei ist, sicherlich etwas einfacher.
Wenn besondere Vorfälle eine längere Aufbewahrungsfrist von einem Teil der Belege erfordert, kann man diese zeitnah in einen Unterordner packen und muss nicht 10 Jahre später raten lassen, was denn nun gelöscht werden muss und was nicht gelöscht werden darf.
OK, vielleicht werden die digitalen Belege auch noch "intelligenter", aber ob dies auch rückwirkend geschieht? Eher nicht, sagt mir meine Erfahrung. Nicht nur die mit Datev (halte ich für nebensächlich), sondern vor allem, dann müssten die ganzen älteren Belege nach den "intelligenteren" Kriterien neu "sortiert" oder verschlagwortet oder nach sonst einem Kriterium in bestimmte Schubladen gesteckt werden - Schubladen deren Inhalte vor der Einführung der "intelligenten" Einordnung beginnen und davor auch enden. Das wird sicherlich ein beträchtlicher Aufwand und den scheuen viele Kanzleien sicherlich. Augen zu und aussitzen ist mit Sicherheit eine wirtschaftlichere Strategie, zumal wenn Belege den Datenschutz betreffen - es ist nicht gerade wahrscheinlich da beim Aussitzen erwischt zu werden.
Ich meine, es wäre hilfreicher, wenn es die Möglichkeiten gibt, einmal die Belege direkt in einen Ordner zu verschieben, wie mit Rechtsklick -> Senden an in Windows - und außerdem von Datev sichergestellt wird, dass ein Verschieben von Belegen in einen anderen Ordner diese trotzdem durch die Verknüpfung der Belege mit Buchungen gefunden werden. Vielleicht funktioniert das auch schon, ich hab's nie ausprobiert.
Das sind meine Gedanken, als ich dies Thema las.
QJ
