Kassenbuch online, Löschen einer Kasse hat Löschen aller Beleg zur Folge

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Warum werden alle Belege eines WJ auch gelöscht, nur weil ich das Kassenbuch-Online eines Wirtschaftsjahres lösche (Gründe für das Löschen können durchaus erörtert werden)?

Oder liegt hier ein Infodefizit vor?

MfG

A. Hofmeister

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Betrifft das nur die verknüpften Belege oder alle?

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Ich meine verstanden zu haben : alle. Beim Löschen kommt dann auch die  entsprechende Meldung.

Die Aussage der DATEV (Teamservice) dazu war auch eindeutig. Alle.

Warum?

Was hat das eine (Kasse) mit dem anderen (Belege aller Art) zu tun?

Belege der Kasse würde ich ja noch verstehen (obwohl ein falsches Kassenbuch, das dann gelöscht wird, doch nichts mit der Existenz eines Beleges des Kassenbuches zu tun hat).

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Das wäre aus meiner Sicht ein grober Fehler. Belege könnten ja auch mit Buchungen im Rechnungsein-/ausgangsbuch verknüpft sein. Die Beleglinks würden dann ja ins Leere laufen bzw. wären dann auch weg.

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Eben. Aber dafür habe ich ja hier das Thema geöffnet. Ich möchte ja nicht gleich "lospoltern". Zumal die Aussage der DATEV da (so wie ich es verstanden habe) eindeutig war.......

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Hallo Herr Hofmeister,

die Aussage, dass beim Löschen des höchsten Wirtschaftsjahres im Kassenbuch online auch ALLE Belege im Bestand gelöscht werden, ist so nicht korrekt.

Ich möchte kurz schildern, was zu tun ist, um das Wirtschaftsjahr im Kassenbuch online zu löschen (z.B. weil nach Jahresübernahme im vorherigen Wirtschaftsjahr noch Belege erfasst wurden und dadurch der Anfangsbestand nicht mehr stimmt):

1. Sie klicken unter "Meine Anwendungen | Belegwesen | Kassenbuch | Mandanten" auf Verwalten.
2. Sie erhalten eine Liste der Mandanten im höchsten Wirtschaftsjahr
3. Sie löschen den Bestand Kassenbuch im besagten höchsten Wirtschaftsjahr durch klicken auf die Schaltfläche mit dem roten X
   Die hier angezeigte Hinweismeldung besagt: "Alle Daten des Mandanten im Wirtschaftsjahr werden unwiederbringlich gelöscht und können nicht mehr hergestellt werden." Das bezieht sich allerdings nur auf das Kassenbuch online!
4. Sie erfassen alle Kassenbewegungen im alten Wirtschaftsjahr korrekt zu Ende und führen dann die Jahresübernahme erneut durch
5. Abschließend erfassen Sie das aktuelle Wirtschaftsjahr erneut

Bitte beachten Sie, dass bereits erfasste und damit abgelegte Belege weiter im definierten Ablageordner verbleiben, aber keiner Kassenbewegung mehr zugeordnet sind. Um diese erneut erfassen zu können müssen sie zurück in den Posteingang verschoben werden. Danach können Sie wieder ganz normal in der Anwendung arbeiten. Die anderen, noch nicht erfassten Belege im Posteingang und die in den Rechnungsbüchern erfassten Belege sind von dieser Prozedur nicht betroffen.

Alternative zum erneuten Erfassen: die Perioden des Kassenbuch online im aktuellen Wirtschaftsjahr werden einzeln exportiert und nach dem oben genannten Löschen des Wirtschaftsjahres und Jahresübernahme wieder importiert. Das hat hier den Vorteil, dass die Verknüpungen mit den Belegbilder beibehalten bleiben und nicht erneut erfasst werden müssen, die Belege müssen nicht erst in den Posteingang verschoben werden.

Ich hoffe, ich konnte den Sachverhalt verständlich erklären. Falls hier noch Fragen offen sein sollten können wir das auch gerne telefonisch klären. Die Rufnummer der Fachabteilung lautet 0911 - 319 3621.

Mit freundlichem Gruß

Oliver Hetz

DATEV eG

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Hallo,

das bedeutet also auch, dass einzelne Erfassungen in der Kasse, die dann gelöscht wurden nicht mehr nachvollziehbar sind?

Meine Frage begründet sich darauf, dass wir gerade eine Betriebsprüfung bei einem Mandanten haben, der Unternehmen online nutzt. Nun sind doch ab und zu Belegsätze in der Kasse gelöscht wurden. In der Kasse steht nun der Betrag 0,00 EUR und das Datum, wann dieser Satz gelöscht wurde. Der Prüfer möchte jedoch wissen, welcher Belegsatz gelöscht wurde. Kann man dies irgendwo nachvollziehen?

Viele Grüße

Janine Vehma

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Hallo und guten Abend Frau Vehma,

Herr Hetz konnte mir mittlerweile weiterhelfen. Da meine Anfragen teilweise auf vagen Aussagen oder aber auch falsch verstandenen Äusserungen des Teamservice beruhten, habe ich diese mit Herrn Hetz geklärt. Er konnte mir dabei sehr weiterhelfen.

Ich denke mal, dass er Ihnen wahrscheinlich auch die Aussage ggü. machen könnte, dass das Löschen  der von Ihrem Mandanten gemachten Buchungen durchaus dokumentiert werden müsste (also dann eben belegt wird, welche Buchungen gelöscht wurden...)

Aber ich vermute, dass Ihre Frage hier letztendlich eine entsprechende Antwort finden wird (auf die natürlich auch andere warten werden..).

MfG

A. Hofmeister

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Hallo Frau Vehma,

es ist richtig, dass der Inhalt gelöschter Belegsätze nicht eingesehen werden kann. Das Löschen ist jedoch nur dann möglich, wenn noch nicht festgeschrieben wurde. Bis zu dem Zeitpunkt des Festschreibens der Belegsatz können diese aber auch jederzeit bearbeitet und damit geändert werden kann (z.B. weil bei der Erfassung ein Zahlendreher passiert ist).

Nach dem Festschreiben ist keine Änderung mehr möglich und Sie müssten eine Korrekturerfassung vornehmen, die - wie Herr Hofmeister schon geschrieben hat - am besten noch dokumentiert werden sollte.

Ich möchte an dieser Stelle aber darauf hinweisen, dass Kassenbewegungen täglich erfasst und festgeschrieben werden sollen (siehe auch die Organisationsanweisung in der Onlinehilfe zum Kassenbuch online).

Zusammengefasst kann gesagt werden, dass das Löschen eines Belegsatzes prinzipiell gar nicht notwendig ist.

Mit freundlichem Gruß

Oliver Hetz

DATEV eG

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Prinzipiell ist dies mit der täglichen Erfassung und Festschreibung korrekt. Leider haben sich in den letzten Jahres erst die Verwaltungsanweisungen dahingehend verschärft. Diese Löschungen sind im Jahre 2010 passiert. Da hatten wir als Kanzlei auch erst Unternehmen online neu eingeführt. Somit wussten meine Kollegen wie auch die Mandanten noch nicht so genau, wie alle Programme und Erfassungen im Unternehmen online funktionieren. Geprüft werden ja immer zurückliegende Jahre.

Also haben wir keine Möglichkeit mehr, die gelöschten Belegsätze zurück verfolgen zu können?

Das wird den Prüfer bestimmt nicht freuen, wenn er nicht sogar die Kasse verwirft weil sie somit nicht revisionssicher ist.

Viele Grüße

Janine Vehma

[#11]

Ich sehe, dass ich anscheinend nicht der einzige bin/war, der zu diesem Thema Fragen hat. Die zudem noch nicht eindeutig beantwortet werden können.

Gut, dass es dieses Forum gibt, wo zumindest ein Ansatz zur Hilfe gewährleistet wird!

MfG

A. Hofmeister