Kanzleibuchhaltung Unternehmen Online - Ausgangsrechnungen Workflow

[#1]

Hallo,

vor längerem gab es mal einen thread

Wie bekomme ich die geschriebenen Rechnungen automatisch in Unternehmen Online und nicht in die -DokOrg übertragen?

dort wurde schon diskutiert, welche Möglichkeiten es gibt, die kanzleieigene Buchhaltung auf DUO umzustellen und welche Vorgehensweisen dazu genutzt werden bzw. welche sinnvoll wären.

ich würde das gerne nochmal aufgreifen aus eigenem Interesse, da wir gerade dabei sind, das auch umzusetzen und wissen wollen, welche Möglichkeiten die DATEV hier anbietet, ohne dass man bestimmte Schritte 5-mal macht bzw. welche Erfahrungen und Tipps Kollegen haben, die das bereits praktizieren.

Es geht uns AUSSCHLIESSLICH um den Punkt "Ausgangsrechnungen"

Dabei stellen sich bei uns mehrere Fragen in dem ganzen Prozess:

Wir erstellen bislang unsere Rechnungen in EO comfort mit der Fakturierung. Dabei wird bereits 1. ein Datensatz als PDF in unser DMS-System abgelegt und 2. im Hintergrund ein Buchungsstapel generiert, der dann beleglos in Rewe einspielbar ist.

1. wie ist das bei anderen Kanzleien, die DUO nutzen? Haben Sie auch die Belegablage in DMS oder nur in DUO oder in beiden Systemen?

2. ist es sinnvoll, die Belegablage umzustellen, dass nicht mehr in DMS, sondern in DUO archiviert wird, v.a. unter dem Gesichtspunkt, dass man dann z.B. erstens zwei Archive hat UND dass man dann intern aus dem DMS (z.B. die Kanzleimitarbeiter) dann nicht mehr darauf Zugriff haben.

3. im Nachgang zu Punkt zwei, wäre es da nicht aus Archivierungsgründen sinnvoller, nur ein "Jahrespaket" an Ausgangsrechnungen hoch zu laden, um die Archivierung der Ein- und Ausgangsrechnungen innerhalb eines Archives zu haben und dann nicht bei einer BP aus vielen Verschiedenen Töpfen schöpfen zu müssen?

4. wenn bisher die Daten in Rewe als Stapel übergeben werden, ist es dann überhaupt sinnvoll, Belegbilder hochzuladen bzw. wie bekomme ich die verknüpft und macht das viel Arbeit?

5. Ist es aus Ihrer Sicht ÜBERHAUPT nötig, die Belege "Ausgangsrechnungen" nach DUO zu schicken, weil unsere Archivierungspflichten durch DMS und Fakturierung der DATEV ohnehin erfüllt sind und aus Fibu-Technischer Sicht kein Vorteil dabei zu erkennen ist?

Wäre schön, wenn man ein paar Kollegen Ihre Erfahrungen teilen und vielleicht auch speziell über den technischen Weg, der gegangen wird vom Zeitpunkt der Fakturierung, dass der digitale Beleg dann in DUO landet über Upload oder Belegtransfer und welcher Aufwand jeweils betrieben wird.

Ich habe nämlich den Eindruck, dass es für diesen Punkt zur Zeit noch etwas unhandlich ist das Ganze und würde mir wünschen, dass hier von der Entwicklung mehr praxisbezogene Lösungen publik gemacht werden. Schließlich denken die sich bei der Entwicklung ja auch was dabei.

[#2]

Hallo Zusammen,

das gleiche Thema wurde von mir bereits im letzten Jahr angestoßen (s. Link)

Buchungsinformationen für Kanzleirechnungen übergeben

Da ich EO und kein DMS ansetze, halte ich weiterhin für mich meine Ausgangsrechnungen, auch wenn es noch immer durch Umwege funktioniert, bei DUO zu archivieren für sinnvoll. So habe ich alles zusammen und in einem Archiv.

Leider habe ich noch immer kein Verständnis dafür, dass DATEV keine einfache Möglichkeit der Verschiebung anbieten kann, obwohl die Rechnungen über EO erstellt werden!

zu 4. Die Buchungsinformationen( Verknüpfung Buchung-Beleg) können Sie lt. DATEV nicht in DUO übernehmen.

zu 5. Es ist durch Einsatz von DMS natürlich nicht nötig Ausgangsrechnungen zusätzlich in DUO zu archivieren.

Ich bin gespannt, was andere Kollegen dazu meinen.

[#3]

zu 4. Die Buchungsinformationen( Verknüpfung Buchung-Beleg) können Sie lt. DATEV nicht in DUO übernehmen.

Frau Strelin,

bedeutet das, dass Sie zwar die Belege in DUO übernehmen, um diese zu archivieren, diese aber nicht mit den einzelnen Buchungen verknüpft sind? Also das DUO hier nur als reines Archiv dient und nicht wie bei Eingangsrechnungen auch noch Fibu-Informationen hinterlegt sind?

Dann wäre das wirklich sinnfrei, es neben DMS noch einmal zu archivieren.

[#4]

Herr Ammon,

es ist so. Wie oft mit DATEV schwer zu glauben, aber Wahr!

Um FiBu -Informationen in DUO zu bekommen, muss man die Ausgangsrechnungen aus DUO zum Buchen rein holen, das wäre absolute Verlangsamung der bereits automatisierten Prozesse mit sich bringen.

Gruß

P. Strelin

[#5]

Hallo Herr Ammon,

wir nutzen eo classic und die gute alte Dokumentenablage. Rechnungen erstellen wir ebenfalls über Rechnungsschreibung. Die Rechnungen werden als Buchungssatz für Kanzleirechnungswesen zur Verfügung gestellt. Die Ablage erfolgt zusammen mit dem Ausdruck in der Dokumentenablage. Beim Import der Daten in Kanzleirechnungswesen wird automatisch die Belegverknüpfung mit der Dokumentenablage hergestellt.

Ein gesonderte Archivierung in DUO macht aus meiner Sicht keinen Sinn. Kommt es zu einer Rückfrage zu einer Rechnung müsste ich dann erst DUO aufrufen und den Beleg suchen. Da bin ich in der Dokumentenablage schneller. Zumal ja in der Beschreibung Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und die abgerechneten Aufträge enthalten sind.

[#6]

Die Rechnungen werden als Buchungssatz für Kanzleirechnungswesen zur Verfügung gestellt. Die Ablage erfolgt zusammen mit dem Ausdruck in der Dokumentenablage. Beim Import der Daten in Kanzleirechnungswesen wird automatisch die Belegverknüpfung mit der Dokumentenablage hergestellt.

Die Sache mir dem Import interessiert mich. Muss das extra eingestellt werden, dass er nicht nur einen "Buchungsstapel" erzeugt, sondern beim Import gleich einen Belebbezug herstellt?

Wenn es dann halt im DMS wäre, ist mir das auch recht, ich suche in erster Linie nämlich nach einem Weg, zu den importierten Datensätzen auch die Belegverknüpfung in KRWE einzulesen.

Oder geht das nur mit der Dokumentenablage? Wer weiß was? Ein Datev-Mitarbeiter darf ich auch gern äußern

[#7]

Wir haben in Rechnungsschreibung und Kostenkontrolle die folgenden Einstellungen (finden Sie links in der Übersicht unter "Kanzleidaten > Grundwerte" festgelegt:

[#8]

Hallo Herr Ammon,

Sie stellen das unter Organisation/Kanzleistruktur/Unternehmensstrukturen/Niederlassung bearbeiten/weitere Angaben ein:

Über den Ablageort bestimmten Sie, wo die Rechnung in DMS abgelegt wird.

Bei der Weitergabe der Buchungen über die Schnittstelle Fibu/Opos kommt dann automatisch der Beleglink mit.

Freundliche Grüße

Alexander Schreiber

[#9]

Sehr geehrter Herr Ammon,

zu 1.)

Wir nutzen nur DMS für die Ausgangsrechnungen. Dank Debitorendaten pro, hat auch jeder Zugriff auf die OPOS-Konten der Mandanten der Kanzlei und kann dies über den DATEV Arbeitsplatz über die Schnellinfo einsehen.

zu 2.)

aus meiner Sicht unproblematisch ob man beides oder nur eines nutzt. Man sollte nur nicht den gleichen Prozess, also in Ihrem Falle die Ausgangsrechnungen, in zwei Archive ablegen, sondern sich für eines entscheiden. Die Administrationsproblematik hat man immer. Sinnvoll ist aus meiner Sicht Ausgangsrechnungen ausschließlich in DMS(bzw. Dokumentenablage) abzulegen, da der "Workflow" mit Unternehmen online nur zusätzliche Herausforderungen mit sich bringt und nur mit mehr Aufwand zu einem ähnlichen Ergebnis kommt.

zu 3.)

BP bei Ihrer Kanzlei? Hier kann ich kein Problem bei der Prüfung erkennen. Sämtliche Rechnungen sind archiviert und können auf Verlangen als Kopie vorgelegt werden. Wenn ein Problem bei den Ausgangsrechnungen besteht, sollte der Prüfer auch direkt das Rechnungserstellende Programm mitprüfen, wodurch die unterschiedlichen Archive für Ein- und Ausgangsrechnungen nebensächlich sind.

zu 4.)

Die Ausgangsrechnungen werden als Belegstapel mit Verknüpfung zum Belegbild in DMS(Dokumentenablage) erstellt. Dies geschieht mit der entsprechenden Konfiguration automatisch. Nach Unternehmen online geht dies meines Wissens noch nicht automatisch, wenn überhaupt müsste dies dann über den erweiterten Modus abgebildet werden. Hier könnte ich mir das am ehesten vorstellen, indem der Stapel der erzeugt wird nicht direkt in die FiBu eingespielt wird sondern direkt in Unternehmen online und dieser dann wieder übergeben wird an die FiBu. Dies sind aber alles zusätzliche manuelle Schnittstellenbedienungen, die aus meiner Sicht nicht zielführend sind.

zu 5.)

NEIN

Warum wollen Sie überhaupt Ihr Archiv in Unternehmen online mit Ausgangsrechnungen belasten. Solange Sie nicht per Unternehmen online Einblick in die Ausgangsrechnungen haben wollen, kann ich keinen Vorgang identifizieren, mit dem Sie sich besserstellen würden im Vergleich zur lokalen Ablage.

Ihren persönlichen Eindruck kann ich nur bestätigen.

MfG

Tobias Ettl

[#10]

is ja lustig, ich hab gerade gesehen, dass das automatisch schon so gemacht wird

wer will, findet aber noch wege im Dok. 1034695

[#11]

Hallo,

wir möchten insbesondere, dass die Lastschriften der kanzleigenen Ausgangsrechnungen automatisch in Unternehmen Online eingestellt werden, damit die Kanzleinhaberin nur noch den Einzug freigeben muss.

Wer von Euch kann mir sagen, wie das funktioniert?

Viele Grüße

Georg

[#12]

Hallo,

stellen Sie hierzu die Zahlungssätze wie bisher ab (z. B. Übergabe aus der Rechnungsschreibung an den Zahlungsverkehr oder Übergabe aus Kanzlei-Rechnungswesen an den Zahlungsverkehr).

Im Zahlungsverkehr wählen Sie dann für den betroffenen Zahlungssatz "Im DATEV-RZ speichern". Die Lastschriften stehen dann in Unternehmen online zur Verfügung.

Viele Grüße

Christian Wielgoß

[#13]

Hallo Herr Wielgoß,

danke für die rasche Antwort.

Kann ich den Schritt "Im DATEV-RZ speichern" auch automatisch ausführen lassen?

Oder gibt es eine Möglichkeit ohne dem Programm Zahlungsverkehr?

Viele Grüße

Georg

[#14]

Wenn man Buchungsdaten in KR buchen würde, die die Beleg-ID des jeweiligen Belegs enthält, könnte man auch Buchungsdaten zu den Belegen in DUO zurückspielen. Hier kenne ich mich aber zu wenig aus mit EO und DMS als das ich weiß, an welcher Stelle die Beleg-ID generiert wird und wie die Übergabe zu DUO erfolgt.

[#15]

Hallo,

nein, m. E. gibt es hier keine Automatik, die Bereitstellung in UO kann in diesem Fall nur über den DATEV-Zahlungsverkehr erfolgen.

Viele Grüße

Christian Wielgoß