Experte gesucht für Kassenarchiv online / Kassenbuch online

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Liebe Community,

ich erhoffe mir Unterstützung bezüglich der Anbindung von Kassenarchiv online zu Kassenbuch online.

Ich versuche den Sachverhalt kurz zu skizzieren:

Unser Mandant nutzt seit Betreuung durch unsere Kanzlei im Herbst des letzten Jahres DUO und hat sich eine entsprechende Kasse des Herstellers Vectron mit dazugehöriger DATEV-Schnittstelle gekauft. Bisher haben wir den Mandanten in diesem Prozess bestmöglich unterstützt.

Kassenarchiv online ist bestellt/registriert und auch die Schnittstelle zwischen der Kasse und Kassenarchiv online wurde vom Kassenanbieter eingerichtet. Von unserer Seite wurde auch im Kassenarchiv online die Verbindung zwischen Kassenarchiv online und Kassenbuch online vorgenommen, sodass die aktuellen Tagesabschlüsse in DUO landen.

Hier beginnt allerdings schon das Problem: Die Kassenabschlüsse die momentan in DUO landen sind nicht vollständig. Wenn man den jeweiligen Tagesabschluss aus dem Kassenarchiv online exportiert, erhält man nicht eine, sondern 20 (!) verschiedene CSV-Dateien die jede für sich einen Bruchteil des eigentlichen Tagesabschlusses enthalten.

Nach Rückfrage beim Kassenanbieter, dass die Einstellungen an der Kasse des Mandanten entsprechend vorgenommen werden müssen, erhielten wir bisher nur die Rückmeldung, dass der Kassenanbieter hier keine Einstellungen vornehmen kann, lediglich der Hersteller (Vectron) hätte diese Möglichkeit. Hierzu sei angemerkt, dass sich beim Kassenanbieter der zuständige Mitarbeiter nicht wirklich auskennt.

Wir hatten daraufhin auf Hilfe von der DATEV gehofft und wurden bisher leider zweimal enttäuscht. Auf Nachfrage via Servicekontakt (über unseren Regionalbetreuer) erhielten wir zuerst keine Rückmeldung um dann eine Nachricht zu erhalten mit der Nennung von drei Info-Dokumenten mit grundlegenden Informationen zur Bestellung und Einrichtung von Kassenarchiv online, welche uns schon bekannt waren.

Nach einem erneuten Kontaktversuch bei der DATEV (über unseren Systempartner) vom heutigen Tag, hat sich eine Mitarbeiterin der DATEV mit unserem Systempartner per Fernbetreuung bei uns aufgeschaltet. Dabei kam ziemlich schnell die Rückmeldung der Mitarbeiterin, Sie kenne sich mit Kassenarchiv online nicht aus, gebe unsere Fragen jedoch an die Fachabteilung weiter.

Dazu sei noch angemerkt, dass unser Systempartner nach Rückfrage beim Hersteller (Vectron) erfahren hat, dass es selbstverständlich möglich ist, entsprechende Einstellungen an der Kasse vorzunehmen.

Wir fühlen uns aktuell leider von allen Seiten etwas im Stich gelassen und suchen dringend einen Fachmann i.S. Kassenarchiv online, der uns und so gesehen auch unserem Mandanten hilft, die Einstellungen der Kasse vor Ort so vorzunehmen, dass via Kassenarchiv online bzw. Kassenbuch online eine (1) CSV-Datei am Ende in DUO landet, die auch alle Buchungen des jeweiligen Tagesabschlusses enthält.

Wir können uns nicht wirklich vorstellen, dass in ganz Deutschland keine Kasse funktioniert, gerade weil Vectron auch über den Marktplatz gelistet ist.

Vielen Dank schon einmal vorab.

Matthias Einsiedel

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Ich melde mich kurz für ein Statusupdate:

Einen Tag nach unserem Beitrag haben wir prompt einen Rückruf von der DATEV erhalten, glücklicherweise aus der Fachabteilung zu Kassenarchiv online.

Auch den Tag darauf stand das Telefon nicht still. Zwei Mitarbeiter aus der Fachabteilung haben uns auf den neuen Stand gebracht und sehr ausführlich informiert.

Damit ist nun klar, dass die Daten so wie Sie im Kassenbuch online in DUO landen grundsätzlich passen. Lediglich die Form der Daten, so wie sie in DUO ankommen, ist noch verbesserungswürdig. Hier müssen wir jedoch das Gespräch mit dem Kassenanbieter suchen.

Letztlich erhielten wir dann letzten Freitag einen weiteren Anruf der DATEV von Herrn Frank, der etwas ausführlicher auf die Sachlage gerade auch bei Vectron einging. Seit Dienstag ist nun auch offiziell die Schnittstelle von Vectron zu Kassenarchiv online freigegeben.

Freigabe Vectron

Somit ist der erste Schritt gemacht. Wir sind jedoch mit den Daten wie sie in Kassenbuch online (DUO) landen noch nicht vollends zufrieden, da beim Buchungstext noch Standardtexte hinterlegt sind und auch der Tagesabschluss nur Summenwerte übermittelt und keine einzelnen Einnahmen/Ausgaben.

Nach Erläuterung der DATEV muss hier Vectron nun nach und nach die jeweiligen Kassenanbieter einweisen, damit diese die Kasse vor Ort beim Mandanten entsprechend programmieren können.

Wir hoffen, dass dies im Sinne unseres Mandanten zügig passiert.

Gruß 

Matthias Einsiedel 

[#3]

Sehr geehrter Herr Einsiedel,

wie in der Videokonferenz am Donnerstag besprochen, ist im Rahmen der Inbetriebnahme der Schnittstelle von einem Vectron- oder Duratec POS-Kassensystem zum DATEV Kassenarchiv online bzw. DATEV Unternehmen online ein Abstimmungstermin zwischen ihnen als Steuerberater und dem Vectron- bzw. Duratec-Fachhändler zu empfehlen. Ihre Anforderungen an die Programmierung der Kassen-Software auf Basis ihrer konkreten Arbeitsweise wird dann durch unseren Fachhandelspartner in Abstimmung mit dem Mandanten vor Ort umgesetzt.

Die von Ihnen genannten Buchungstexte können für eine differenzierte Ausgabe im Kassenbuch in der Kasse ab der freigegebenen Vectron- bzw. Duratec POS-Kassensoftwareversion je Warengruppe hinterlegt werden. So kann je nach Mandant und Art der Buchführung individuell zwischen einer groben oder feinen Auflösung der Umsatzdaten gewählt werden. Für eine detaillierte Darstellung der Ein-/Auszahlungen (u.a. Geldtransite) an der Kasse müssen alle Transaktionen vom Betreiber am Kassensystem in separaten Geschäftsvorfällen am Kassensystem erfasst werden. Basis für die Anforderungen an die Kassenprogrammierung können die historischen Daten sein. Wir empfehlen die Einrichtung der Schnittstelle dafür zu nutzen um mit dem Mandanten Prozessanpassungen zu besprechen und die Möglichkeiten einer automatisierten Verarbeitung der Kassendaten optimal nutzen zu können. Bei der Anpassung der Kassen-Programmierung unterstützt der Vectron- bzw. Duratec-Fachhandelspartner gerne und wir von Vectron arbeiten auch kontinuierlich an Best-Practices für die jeweilige Branche und Kundengröße, sodass Sie auch von unserem Knowhow profitieren können.

Die ersten Schulungen für die Programmierung der Kassen-Software wurde bereits in der letzten Woche durchgeführt. Terminkollisionen sind leider nicht immer zu vermeiden. Daher bieten wir weitere Schulungen in dieser und in den kommenden Wochen an. Selbstverständlich unterstützen wir als Hersteller unsere Fachhandelspartner zu unseren gewohnten Geschäftszeiten, wenn diese Fragen zur Programmierung unserer Software haben.

Mit freundlichen Grüßen

Patrick Toddenroth
Product Manager

Mail: pm@vectron.de

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Hallo zusammen, ich melde mich aktuell zu einem weiteren Statusupdate:

Grundsätzlich ist in die ganze Sache nach meinem zweiten Beitrag am 25.03.2021 durchaus Bewegung gekommen und es gab kurz vor Ostern einen großen gemeinsamen Termin bei dem eine Abstimmung zwischen allen Seiten erfolgte und schon einmal gesprochen werden konnte, welche Anforderungen es von unserer Seite gerade auch aufgrund der gesetzlichen Vorgaben gibt.

Uns verwunderte dann zunächst, dass beispielsweise die bisherigen Warengruppen (aus dem Vorsystem) einfach im neuen System erneut hinterlegt wurden, ohne mit dem Mandanten abzustimmen, inwieweit dies genutzt wird oder gar notwendig ist. Das haben wir dann in Rücksprache mit dem Mandanten geklärt.

Danach konnten auch noch einzelne Punkte die von unserer Seite noch verbesserungswürdig sind mit dem Kassenanbieter besprochen und teilweise geklärt werden. Jedoch hat bei vielen unserer Punkte der Kassenanbieter ja nur die ausführende Funktion und ist hier auf die entsprechende Programmierung in der Tiefe des Kassenherstellers, nämlich Vectron angewiesen.

Hier wird es dann schwierig. Wir hatten aufgrund fehlender Rückmeldung unsere Wünsche bezüglich entsprechender Anpassungen schriftlich an alle Beteiligten kommuniziert.

Eine Rückmeldung der DATEV erhielten wir erst knapp zwei Wochen später, von Vectron @PatrickToddenroth  erhielten wir nur eine kurze Rückmeldung dass noch nicht all unsere Punkte geklärt werden konnten und weiter geprüft werden.

Nach den anfänglichen Fortschritten war ich doch positiv gestimmt, dass wir die Daten über Kassenbuch online doch bald in einer guten Form vorliegen haben.

Aktuell ist schon ein Stück weit Ernüchterung vorhanden, gerade auch weil wir den Mandanten bei der weitergehenden Digitalisierung leider nicht in der Weise unterstützen können wie wir es gerne täten. 

Das führt dazu, dass der Mandant mittlerweile kurz davor war, alle mit uns gegangenen Schritte i.S. Digitalisierung (DUO, digit. Personalakte, Kassenarchiv online) zu beenden bzw. die Digitalisierung nicht weiter zu gehen.

Dies ärgert und absolut, da wir hier aktuell keine Möglichkeit sehen etwas an dieser Situation zu ändern. Ich möchte dazu sagen, dass uns klar ist das alle Beteiligten (nicht nur) mit der Digitalisierung viel zu tun haben und da manchmal die Zeit fehlt, alles innerhalb der Kürze der Zeit zu schaffen. 

Es sollte jedoch zumindest möglich sein, kurz über einen aktuellen Stand zu informieren und uns nicht bzgl. der IT am "langen Arm verhungern" zu lassen.

P.S.: Gibt es denn Erfahrungswerte wie sich andere Kassenhersteller bei diesem Thema machen ? Läuft es anderswo ebenfalls so zäh ?

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Sehr geehrter Herr Einsiedle,

aufgrund der z.T. individueller Fragestellungen erfolgte neben der zwischenzeitlichen Rückmeldung mittlerweile auch eine qualifizierte Rückmeldung an Sie direkt.

Wie Sie richtig per Mail erkannt haben, sind wir als Hersteller bemüht von mehreren Anwendern die Anforderungen einzuholen und dann eine Lösung zu implementieren. Diese teils neuen, ggf. spezifischen und komplexeren Themen benötigen für einen qualitativ gut funktionierende Lösung leider mehrere Wochen in der Vorbereitung und Implementierung.

Wir bitten hier um Verständnis.

Bei weiteren Rückfragen wenden Sie sich gerne weiterhin an mich.

Mit freundlichen Grüßen

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@PatrickToddenroth  schrieb:

Sehr geehrter Herr Einsiedle,

aufgrund der z.T. individueller Fragestellungen erfolgte neben der zwischenzeitlichen Rückmeldung mittlerweile auch eine qualifizierte Rückmeldung an Sie direkt.

Wie Sie richtig per Mail erkannt haben, sind wir als Hersteller bemüht von mehreren Anwendern die Anforderungen einzuholen und dann eine Lösung zu implementieren. Diese teils neuen, ggf. spezifischen und komplexeren Themen benötigen für einen qualitativ gut funktionierende Lösung leider mehrere Wochen in der Vorbereitung und Implementierung.

Wir bitten hier um Verständnis.

Bei weiteren Rückfragen wenden Sie sich gerne weiterhin an mich.

Mit freundlichen Grüßen

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Klasse, @PatrickToddenroth , dass Sie zumindest offen als Beteiligter dazu Stellung nehmen! Zumindest schieben Sie das nicht auf andere ab, was sehr gern in solchen Fällen getan wird....

Manchmal ist von vornherein gleich die "DATEV" schuld...

VG,

Andreas Hofmeister

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Ich klinge mich auch kurz mal ein. Wir haben ebenfalls eine Vectron Kasse einer Mandantin mit dem Kassenarchiv online verbunden. Auch hier war es etwas zäh zu Beginn aber der erste Erfolg ist erzielt und die Umsätze landen nach Tagesabschluss automatisch im Kassenbuch online. Auch dergestalt, dass die Gesamtumsätze als Einnahmen dargestellt werden und die EC Zahlungen als Ausgaben. 

Da die Mandantin neu geöffnet hat, ist das auch fürs erste ausreichend.

Später wollten wir aber gerne auch, dass Trinkgelder und auch unterschiedliche Warengruppen einzeln im Kassenbuch erscheinen um diese auf unterschiedliche Konten zu buchen. 

Wenn ich das richtig verfolgt habe können von Seiten Vectrons die Umsätze grundsätzlich so auf gesplittet  weitergegeben werden, aber derzeit gibt es noch technische Probleme bei der Umsetzung?

[#8]

Hallo,

vielen Dank für Ihr Feedback.

Hätten Sie die Möglichkeit mir unter ptoddenroth@vectron.de etwaige Optimierungen, die die Inbetriebnahme der Schnittstelle für Sie bzw. ihre Mandantin vereinfacht hätten, zur Verfügung zu stellen? Wir würden gerne prüfen, ob und wo wir für alle Steuerberater, Fachhandelspartner oder Betreiber Optimierungen vornehmen können. Vielen Dank im Voraus.

Die Kassenprogrammierung erfolgt i.d.R. durch den Vectron oder Duratec-Fachhandelspartner ihres Mandanten auf Basis der individuellen Anforderungen ihrer Mandantin. Daher sind etwaige Aussagen aus der Ferne schwierig. Hinsichtlich der Buchungstexte beachten Sie bitte meinen Eintrag vom 06.04.2021 09:01. Technische Probleme diesbzgl. sind mit Stand jetzt nicht bekannt.

Mit freundlichen Grüßen