Einstellung Unternehmen Online E-Mailbenachrichtigung bei neuen Belegen für Mandant einrichten

[#1]

Hallo,

wir haben auf die E-Rechnung umgestellt und dabei bemerkt, dass seitens der Datev derzeit nur 2 Möglichkeiten zum Versenden der E-Rechnung besteht.

Entweder Versand per E-Mail oder dass die E-Rechnung in Unternehmen online hochgeladen wird.

Nun haben unsere Mandanten zuvor immer eine E-Mail bekommen, in der die Rechnung hinterlegt war und gleichzeitig darauf hingewiesen wurde, dass diese Rechnung ebenfalls im UO hochgeladen wurde und zur Verfügung steht.

Nun kann man sich ja nur noch für eine der Optionen entscheiden. Somit haben wir die Einstellung getroffen, dass alle Mandanten eine E-Mail bekommen und laden die Rechnung dann in UO hoch. 

Ist es möglich, dass WIR für unsere Mandanten eine Einstellung vornehmen, dass sie eine E-Mail erhalten, sobald ein neuer Beleg hochgeladen wurde. im UO unter den Einstellungen bei Belege kann ich ja dann nur meine eigene (Benutzer) E-Mailadresse anhaken. Belegfreigabe haben die wenigsten Mandanten.

Vielleicht stehen wir auch nur völlig auf dem Schlauch. Ich würde mich sehr freuen, wenn es eine einfache Lösung dafür gibt.

Viele Grüße

Franziska Rubeau

[#2]

Hallo Franziska,

leider nein.

Der Mandant muss wenn dann selber in den Einstellungen die E-Mail-Benachrichtigung hinterlegen.

Nachteil ist jedoch, dass er dann auch eine Mail bekommt wenn er selber Belege nach DUO hochlädt.

Gruß

Björn

[#3]

Hallo Björn,

Danke für die schnelle Rückmeldung. Das ist ja wirklich sehr bedauerlich und benutzerunfreundlich.

Darf ich fragen, wie ihr das handhabt?

Und dann habe ich gleich noch eine andere Frage:

Gibt es eine Möglichkeit kanzleiweit zu überprüfen, ob alle Rechnungen korrekt erstellt und auch versandt wurden, sodass zentral 1 mal an Tag kontrolliert werden könnte?

Im Moment kontrollieren die Mitarbeiter die Ablage der RG im DMS und den Postausgang je erstellter Rechnung und schieben dann noch ggf. ins UO hoch. Kennst du hier eine andere Mögichkeit der zentralen Kontrolle?

VG

Franzi

[#4]

Hallo Franzi,

bei uns gehen die Rechnungen entweder per Post (nur noch vereinzelt) oder per E-Mail raus. Direkt in DUO werden von uns keine Rechnungen hochgeladen.

Bzgl. der Kontrolle kann ich dir leider nicht weiterhelfen, da sich diese Frage bei uns nicht stellt. Hier werden alle Rechnungen vom Sekretariat geschrieben und am Quartalsende werden von den Führungskräften die noch nicht abgerechneten Zeiten kontrolliert und dementsprechend in Rechnung gestellt.

Gruß

Björn

[#5]

Ich lade auch ungern direkt ins DUO hoch.

Wie versuchen dem Mandanten beizubringen, dass er alle RE sinnvoll gleich ins DUO hochlädt und entsprechende Abläufe nutzt.

Da ist es aus meiner Sicht wenig zielführend, wenn meine Rechnung dann die einzige Ausnahme von der normalen Routine ist.

[#6]

in EO comfort kann man in der kanzleistruktur/unternehmensstruktur kanzlei-einstellungen vornehmen, wie bei digitalen rechnungen bzw. e-rechnungen vorzugehen ist.

dort kann m.E. hinterlegt werden, ob der mandant NUR eine mail oder eine mail mit anhang un dem hinweis auf "bereits in DUO hochgeladen" erhält. dafür brauchst du aber admin-rechte.

das geht m.E. auch gleichzeit für E-rechnungen und digitale rechnungen also nicht entweder oder...