Doppelte Belege in UO

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Hallo zusammen,

Ich denke einige werden die Problematik kennen das Mandanten einen Beleg in Unternehmen Online doppelt einpflegen und diesen auch dann doppelt in 2 Stapeln für den Berater bereitstellen. Der Beleg wird dementsprechend doppelt in der Kanzlei angeholt jedoch nur einmal in Kanzlei Rewe verbucht. Der Zweite wird ja einfach als Buchungssatz gelöscht.

Nun zu eigentlichen Frage ist darüber hinaus ein Löschen des überflüssigen Beleges notwendig? Dieser befindet sich ja noch immer doppelt in Unternehmen Online in der Belegsuche  und eventuell versteckt in irgendeinem Unterordner im Datev System. Ist die Geschichte mit dem Löschen des überflüssigen Buchungssatzes( mit angefügtem Beleg ) dann auch schon erledigt, oder müssen darüber hinaus noch andere Schritte durchgeführt werden?

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Hallo Herr Jakobsen,

versehentlich doppelt erfasste Belege müssen immer manuell gelöscht werden, damit diese nicht mehr im System vorhanden sind.

Wurden die Belege einfach nur hochgeladen und befinden sich im Posteingang können sie direkt von dort in den Papierkorb verschoben und bei entsprechenden Rechten auf der SmartCard auch aus diesem endgültig gelöscht werden.

Sind die Belege in den Büchern vorerfasst und dem Berater bereitgestellt worden müssen sie - auch nach dem Löschen des Buchungsvorschlags - die entsprechenden Belege im jeweiligen Ablageordner löschen. Auch hierfür sind ggf. explizite Rechte auf der SmartCard notwendig.

Eine Übersicht über die unterschiedlichen Berechtigungen und deren Auswirkungen finden Sie in der Online-Hilfe.

Mit freundlichem Gruß,

Oliver Hetz

DATEV eG

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Ob das, was technisch möglich ist, auch sinnvoll ist, ist allerdings eine andere Frage.

Im Zeitalter der GoBD ist das Löschen von Belegen gefährlich - da stellt sich dann die Frage, inwiefern die Revisionssicherheit noch gegeben ist. Wer also Belege online als digitale Ablage von Belegen nutzt und so seinen Aufbewahrungspflichten nachkommen will, sollte mit dem Löschen vorsichtig sein. Die Empfehlung wäre da eher, das Löschen generell in der Rechteverwaltung zu verbieten und in der Verfahrensdokumentation das entsprechend zu berücksichtigen.

Vgl. dazu

http://www.datev.de/info-db/1080500

http://www.datev.de/info-db/1080608

Wer Belege online nicht zur revisionssicheren Aufbewahrung nutzt, kann natürlich nach Herzenslust löschen...

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Hallo c.h.,

Sie haben Recht, daher auch mein Hinweis auf die erforderlichen Rechte zum Verschieben von Belegen aus Ordnern in den Papierkorb und dem endgültigen Löschen aus dem Papierkorb.

DATEV empfiehlt hier, diese Rechte nur sehr restriktiv und dokumentiert zu vergeben und das Löschen ebenfalls zu dokumentieren. Die von Ihnen angeführten Dokumente besagen auch richtig, dass Belege während der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht vorgehalten werden müssen.

Im ursprünglich genannten Fall handelt es sich aber um Belege, die doppelt hochgeladen und erfasst wurden. Hier ist natürlich abzuwägen, ob diese Belege tatsächlich doppelt vorgehalten werden müssen.

Mit freundlichem Gruß

Oliver Hetz

DATEV eG

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Hallo Herr Hetz,

ich war heute bei einem UO-Mandanten, der folgende/n Bitte/Wunsch an die DATEV-Programmentwicklung UO geäußert hat:

Identische Belege sollten vom Programm erkannt und angezeigt werden.

Der Mandant bearbeitet den Beleg und pflegt die Daten, d.h. sowohl Debitor-Nr. als auch RE-Nr sind gepflegt - kann hier das Programm nicht wie in der Fibu feststellen, dass diese Beleg so bereits schon einmal identisch erfasst wurde?

Wäre super und eine Vereinfachung. Freue mich auf die Antwort. Gruß, Burkhart

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Hallo,

wie kann es denn überhaupt vorkommen dass ein Beleg doppelt erfasst werden kann. Es ist doch essentiell, dass ein Buchhaltungsprogramm Doppelte Rechnungsnummern anzweifelt. Natürlich sollte die Möglichkeit bestehen, das trotzdem zuzulassen sollte beispielsweise der Geschäftspartner abweichen.

Datev Unternehmen Online filtert doppelte Rechnungen nach 4 Kriterien
a) Geschäftspartner gleich

b) Rechnungsnummer

c) Betrag

d) Belegdatum

Was nun, wenn mein Buchhalter "Handelsvertretung John Weichs" einmal auschreibt und einmal John Weichs weil es ein Einzelunternehmen ist und auch in der Anschrift "John Weichs" steht. Das wären in dem Fall 2 verschiedene Geschäftspartner folgedessen wird die doppelte Rechnung nicht erkannt!
Genauso sind Betrag Netto oder Brutto eine Fehlerquelle.

Oder das Belegdatum beeinflussbar.

Was allerdings immer passen muss ist die Rechnungsnummer!

Warum so kompliziert??

Ich hatte hatte das Problem mit doppelten Rechnungen mehrmals sogar in verbuchter Form!!

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Hallo @Accuenergy 

die Kriterien zur Prüfung von doppelten Rechnungen in Unternehmen online sind so konzipiert worden wie auch in den DATEV Rechnungswesen-Programmen. Hier wird ebenfalls auf die von Ihnen genannten 4 Kriterien geprüft 😉

Ich habe Ihren Wunsch, die Prüfung auf die Rechnungsnummer eines Belegs zu beschränken, in unserer Datenbank aufgenommen. Je mehr Kundenstimmen wir auf diesem Weg erhalten, desto besser können wir den Bedarf Ihrerseits feststellen und unser Programm entsprechend gestalten. 

Gerne können Sie den Wunsch auch in DATEV Ideas einbringen 🙂 Hier der Link zu DATEV Ideas. 

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Eine Funktion doppelte Belege im Eingang zu löschen oder zumindest eine Ansicht für doppelte Belegen vermisse ich jetzt schon.

Ich hatte im Zuge der Umstellung von Papierrechnugnen auf DUO alle Eingasrechnungen in einem Ordner gesammelt.

Belege in PDFs, JPGs, Excell, HEIC,  Format.

Als ich alle Rechnungen in einem Rutsch hochladen wollte brach der Vorgang ab als eine Datei in einem nicht unterstützen Dateiformat erkannt wurde. HEIC war es, eine mit dem iPhone fotografierte Rechnung.

Nach dem ich das Foto in jpg umgewandelt hatte habe ich alles nochmal reingezogen.

Schon da könnte DUO doppelt hocgeladene Dateien filtern und anzeigen.

Wenn die Datei binär oder der HASH übereinstimmt kann man Sie als doppelt bewerten.