Dokumente in Datev Unternehmen Online und Dokumentenablage speichern

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Guten Tag,

ich habe schon seit einigen Jahren mit der Datev Administration (Installation, Umzug, Pflege) zu tun, nicht jedoch mit einzelnen Programmfunktionen oder der Bedienung.

Nun habe ich folgende Anforderung eines Kunden und benötige hierzu bitte eure Hilfe, bzw. eine Info, die ich nach mehreren Recherchen noch nicht zweifelsfrei gefunden habe.

Der Kunde Nutz Datev Unternehmen Online und lädt hierüber alle Belege hoch. Hier findet auch die Buchung statt.

Der Kunde nutzt aber auch noch den Datevarbeitsplatz und möchte zukünftig auch Belege über DATEVconnect an eine weitere Software bereitstellen. Meine bisher erworbenen Kenntnisse besagen, entweder liegen die Dokumente in DUO oder in der Dokumentenablage. Der Kunde will aber beides nutzen. Arbeite wie bisher und die Dokumente an DATEVconnect übergeben. Ist das möglich und wenn ja wie? 

Vielen Dank 

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@Marc_O Ich verstehe die Frage(n) tatsächlich nicht so ganz.

1. Die Buchung findet in Unternehmen online statt? Das wage ich stark zu bezweifeln.

Dort kann man zwar Belege vorkontieren, aber Buchen muss man am Ende des Tages immer in der Buchhaltung/Rechnungswesen.

2. Der Kunde möchte Belege über die DATEVconnect Schnittstelle in eine weitere Software bereitstellen?

Warum? Möchte er 2 Buchführungen parallel führen? -Der Sinn dahinter ist mir leider etwas schleierhaft.

Selbst wenn es dafür einen guten Grund geben sollte, wird es vermutlich daran scheitern, dass die DATEVconnect Schnittstelle nach meinem Wissensstand eine Einbahnstraße in die DATEV hinein ist.

Grundsätzlich lässt sich dazu sagen, dass es massenhaft Wege gibt, Daten in die DATEV-Welt zu überführen,

aber um sie dort rauszubekommen, bleibt meist nur ein händischer Export, wenn überhaupt.

3. Grundsätzlich lassen sich Belege sowohl über DATEV DMS, als auch über DATEV Unternehmen online buchen.

Die Quelle dafür muss man nur in der Buchführung unter Belege buchen -> rechts an der Seite Eigenschaften -> Digitale Belege und dann bei dem Dokumentenmanagementsystem die richtige Quelle auswählen.

In einem Buchführungsbestand beide System nutzen zu wollen wäre aus meiner Sicht allerdings ebenfalls Schwachsinn.

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Vielen Dank für die schnelle Antwort,

zu 1. gebe ich Ihnen recht. Eine Buchung findet nicht statt. Die Belege werden aktuell nur in DUO über verschiedene Wege hochgeladen und dort abgelegt und weiter verarbeitet.

In der Dokumentenablage des Datev-Arbeitsplatzes liegen derzeit keine aktuellen Dokumente. Ziel des Kunden ist jedoch diese Belege zusätzlich an ein externes DMS mit integrierter KI bereit zustellen. Eine zweite Buchführung will er ganz sicher nicht parallel führen.

Das was Sie schreiben, ist auch das, was ich bisher recherchiert habe.

Ich schätze, hier muss der Kunde die gewünschte Vorgehensweise überdenken.

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Ich würde die Verarbeitung der Belege eher umkehren, also erst in ein Vorsystem und danach in die Buchhaltung übergeben.

Wenn man diesen Prozess automatisieren möchte, könnte man dem ERP/ECM System sagen, es soll die Belege nach der Verarbeitung im System noch zusätzlich in einem Verzeichnis ablegen und lädt die Belege dann genau aus diesem Verzeichnis über den DATEV Belegtransfer in DATEV Unternehmen online hoch.

Wenn man es auch die Spitze treiben möchte, könnte man auf diesem Weg ebenfalls über die XML-Schnittstelle online Belegdaten mit übergeben, aber das würde so einiges an Konfigurationsarbeit mir sich bringen.

Allgemein könnte der Verarbeitungsablauf wie folgt aussehen:

Scan -> ECM System -> Verarbeitung und Ablage im ECM System -> Zusätzliche Ausgabe in Verzeichnis X -> Upload durch DATEV Belegtransfer -> Unternehmen online -> Verbuchung in der Buchführung

Somit könnten die Belege in beiden Systemen vernünftig abgelegt und verarbeitet werden, ohne großen manuellen Aufwand 😄.

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Ja  so oder so ähnlich würde ich es auch machen, 

wobei ich je nach Situation wie die Belege in das ERP System kommen  versuchen würde einen Automatismus zu generieren der die Belege dann automatisch vom ERP System nach UO z.Bsp. über Outlook Regel oder eine kleine Batchdatei ( nehme die Belege vom xx im ERP und kopiere sie nach UO oder belegtransfer wie gewünscht. 

Dann hätte man es schön das die Belege im ERP sind , von der KI analysiert werden können und parallel bzw. fast gleichzeitig in UO zum weiterverarbeiten Vorkontieren.