Der beste Workflow für Rechnungsstellung und Zusam... - DATEV-Community

ThaUserDat · ‎22.07.2024

Hallo zusammen,

ich hoffe, hier bei den schlauen Köpfen im Forum Rat zu finden, da ich im Dschungel der Schnittstellen und Tools den Überblick verliere. Selbstverstädnlich habe ich eine lange Recherche durchgeführt, aber ich habe leider keine wirkliche Antwort im Forum finden können, was auch teils daran liegen kann, dass einige Beiträge dazu schon älter sind.

Unser aktuelles Setup: Wir nutzen DATEV Unternehmen Online (DUO), wo wir alle Belege hochladen. Unser Steuerberater übernimmt dann die Buchhaltung für uns, daher haben wir damit direkt nichts zu tun. In DUO haben wir auch unsere Bank angebunden und überweisen unsere Eingangsrechnungen. Wir schauen auch manuell nach, ob unsere Ausgangsrechnungen bezahlt wurden.

Unsere Herausforderung: Wir möchten für die Angebots- und Rechnungsstellung nun auf ein dediziertes Softwaretool umsteigen. Kandidaten wie sevDesk, lexoffice, FastBill, easybill und billomat stehen zur Auswahl, da diese Schnittstellen zu DATEV bieten. Datev Auftragswesen next passt für uns leider nicht, da wir u.a. auch Kunden im Ausland haben, die englische Rechnungen benötigen. Das manuelle Mahnen von Rechnungen ist nicht toll und wir würden einfach gerne mehr automatisieren und einen schönen Workflow abbilden.

Meine Fragen an euch:

Welches Tool würdet ihr empfehlen? Wichtig ist, dass es eine reibungslose DATEV-Integration und Bankanbindung hat, sodass wir den Zahlungsstatus der Rechnungen verfolgen können.
Wie sieht der optimale Workflow aus? Sollte man alle Eingangs- und Ausgangsrechnungen zuerst im neuen Tool erfassen und dann via Schnittstelle an DATEV DUO übertragen? Oder fährt man am besten mit der Variante: Ausgangsrechnungen in Drittanbieter Tool und Eingangsrechnungen (+Bearbeitung) in DUO? Wo würde man CRM betreiben? Gibt es Tools die Kundenstammdaten auch mit DUO syncen und/oder mit Outlook?
Gibt es spezifische Erfahrungen oder Best Practices, die ihr teilen könnt, um den Prozess möglichst effizient und fehlerfrei zu gestalten?

Mir ist besonders wichtig zu wissen, wie wir sicherstellen können, dass alle relevanten Informationen korrekt und ohne doppelten Aufwand zwischen den Systemen übertragen werden.

Vielen Dank im Voraus für eure Hilfe!

PS: Ich glaube der Datev Rechnungsdatenservice 1.0 ist ein heißer Kandidat für unser Setup, ich bin mir aber sehr unsicher, da ich den Überblick verloren habe.

metalposaunist · ‎22.07.2024

@ThaUserDat schrieb:
Welches Tool würdet ihr empfehlen?

Aus Werbeverbotsgründen darf ich keines (mehr) empfehlen 😶. Vielleicht haben andere User mehr Glück und Erfolg.

@ThaUserDat schrieb:
Sollte man alle Eingangs- und Ausgangsrechnungen zuerst im neuen Tool erfassen

Das kommt ganz auf das Tool an, weil easybill z.B. nur Rechnungen schreibt aber den Upload von Eingangsrechnungen nicht ermöglicht.

@ThaUserDat schrieb:
und dann via Schnittstelle an DATEV DUO übertragen?

Prinzipiell ja, weil Du damit Arbeit deines Beraters abnimmst. Aber auch nur solange, bis Du zu 95% alles richtig in den Systemen machst, weil Schnittstellen nur Daten von A nach B schieben. Kann Dein Berater dann mit dem Export nichts anfangen, weil er dann nochmal alles neu bucht, habt Ihr dann doppelte Arbeit investiert, was nicht zielführend ist. Es bedarf also einer guten Absprache mit dem Berater und am besten einen Berater, der dann Euer Tool gut bis sehr gut kennt, damit er Euch in der Nutzung dessen beraten kann, damit er weniger Fehler übernimmt und nicht nur auf nicht-grüne Systeme schimpft.

@ThaUserDat schrieb:
Oder fährt man am besten mit der Variante: Ausgangsrechnungen in Drittanbieter Tool und Eingangsrechnungen (+Bearbeitung) in DUO?

Kommt wie gesagt aufs Tool am Ende an. Kann man aber auch so machen. Dann wird das Tool aber keine "mini BWA" ausweisen können, weil es nur die Einnahmen kennt. Ist aber zum Start hin auch möglich. Ein Hinweis nur, dass das L-Produkt nicht zu 100% für GmbHs passt und schon gar nicht, wenn es mehrere Gesellschafter gibt, wo die Belege % aufgeteilt werden müssen. Das kann das Produkt nicht leisten.

@ThaUserDat schrieb:
Wo würde man CRM betreiben? Gibt es Tools die Kundenstammdaten auch mit DUO syncen und/oder mit Outlook?

DUO hat keinerlei öffentliche APIs, an die Du irgendwas automatisiert hängen kannst in der Richtung. Der gewünschte Sync klappt ja nicht mal DATEV intern: Debitoren / Kreditoren Abgleich automatisch

Da muss man genau wissen, was ist Euer exaktes Ziel? Mit make.com kann man z.B. visuell APIs miteinander sprechen lassen, solange sie passende Endpunkte bereitstellen.

@ThaUserDat schrieb:
Mir ist besonders wichtig zu wissen, wie wir sicherstellen können, dass alle relevanten Informationen korrekt und ohne doppelten Aufwand zwischen den Systemen übertragen werden.

Dazu braucht es den passenden Berater, der über den grünen Tellerrand hinausschauen möchte und kann. Versteht der Euer CRM nicht, bleibt dein Wunsch ein frommer Gedanke. Viele Berater in der Masse wollen zum Teil auch keine andere Software als DATEV (weil man sich ja nicht mit allen 7887576 Tools auskennen kann - auch verständlich). Hast Du mit Deinem Berater schon drüber gesprochen? Wenn es eine Steuerberatersuche zum gewünschten Tool gibt, ist das schon mal eine Idee, wenn der Berater gewechselt werden möchte.

@ThaUserDat schrieb:
PS: Ich glaube der Datev Rechnungsdatenservice 1.0 ist ein heißer Kandidat für unser Setup, ich bin mir aber sehr unsicher, da ich den Überblick verloren habe.

Noch besser wäre der Buchungsdatenservice, der aber gute buchhalterische Kenntnisse voraussetzt und wenn nicht, ob Du Dich dann selbst einarbeiten möchtest und dabei die Unterstützung vom Berater bekommst oder ob Du anderswo Vitamin B hast, die Deine fertigen Buchungssätze einmal kurz checken, damit im Quellsystem keine Fehler übergeben werden. Oder ob Du das zu 100% abgeben möchtest und nur möglichst automatisiert, organisiert und zentralisiert die Belege zum Berater schaufeln möchtest, der mittels KI (DATEV ASR) dann Eure Buchhaltung macht, um sich selbst etwas Zeit zu sparen.

Andersrum: Habt Ihr auch Lohn? Dann könnte man den bei den Überlegungen zumindest gleich mit ein bedenken und dann Schritt für Schritt ans Ziel - wenn es da noch was zu optimieren gibt, was aktuell Zeit frisst.

#EmpoweringPeopleInTechnology – Daniel Bohle
www.metalposaunist.de

ThaUserDat · ‎24.07.2024

@metalposaunist Erstmal vielen Dank für die schnelle und ausführliche Antwort. Das ist ja wirklich klasse, was du hier für Support leistest!

Ich habe tatsächlich immer noch ein paar offene Punkte, die mir noch nicht ganz einleuchten. Ich versuche mal zusammenzufassen, was ich verstanden habe und welche Wege es gibt:

Szenario 1: Wir geben die Buchhaltung (inkl. Lohn) zu 100% an den StB ab

Ziel: Möglichst automatisiert, organisiert und zentralisiert die Belege zum Berater schaufeln

Szenario 2: Wir buchen selbst bzw. bereiten die Buchhaltung vor und der StB kontrolliert

Ziel: Möglichst automatisiert, organisiert und zentralisiert die Belege zum Berater schaufeln + StB Kosten einsparen

Ehrlich gesagt sind wir gerade noch bei Szenario 1, da wir in der Firma keine Person mit umfassenden Buchhaltungserfahrung haben. Wäre halt die Frage, wie leicht man das mit diesen Programmen lernen kann.

Wenn wir bei Szenario 1 bleiben, dann benötigen wir ein Tool zur Rechnungserstellung. Weil du keine Namen nennen darfst, könntest du aber sagen, ob dort in meiner Aufzählung Kandidaten dabei sind, die für dieses Szenario in Frage kommen? 😉 Über Sevdesk und Lexoffice liest man ja auch nicht nur Gutes und wenn man bedenkt, dass wir (GmbH) wachsen wollen würde ich gerne jetzt auf eine solide/skalierende Lösung setzen. Easybill kann tatsächlich noch nicht mit Eingangsrechnungen umgehen (soll wohl aber kommen), aber daher jetzt erstmal raus als Kandidat. Gefühlt bleiben dann ja nicht mehr so viele übrig.

Unsere "speziellen" Anforderungen an ein Rechnung-/Buchhaltungstool, dass Auftragswesen next substituieren soll:
- mini BWA, Auswertungen!

- Abgleich Bankkonto (Verknüpfung Rechnung und Zahlungseingang)

- autom. Mahnwesen

- Angebote und Rechnungen auch in englischer Sprache (Währung aber €)

- Eigene Briefvorlagen für Angebote, Rechnungen etc.

- On Premise App wäre schon, aber es kann auch Cloud sein (ist ja eh fast alles Cloud)

- Automatisiertes ansprechen der Datev Schnittstelle, also kein manueller Export/Import
- Teilrechnungen

Ist es prinzipiell dann nicht sogar überflüssig DUO noch zu nutzen für die Überweisung von Eingangsrechnungen? Kann man doch im Tool dann machen oder?

Wie machen das denn die ganzen anderen Unternehmen (GmbHs) im Dienstleistungssektor, die B2B Geschäfte machen? Gefühlt haben die Tools eher Fokus auf E-Commerce und das brauchen wir gar nicht.

Mit dem CRM das war eher so gemeint, dass wir noch keins haben. Ich würde aber eben gerne in einem Tool, das auch Rechnungen schreiben kann eben alle Kunden Einpflegen und will dann auch sehen, bei welchem Kunden habe ich welche Rechnungen in welcher Höhe etc.

rschoepe · ‎25.07.2024

@ThaUserDat schrieb:
Ehrlich gesagt sind wir gerade noch bei Szenario 1, da wir in der Firma keine Person mit umfassenden Buchhaltungserfahrung haben.

Was nicht ist, kann ja noch werden. 😉

(Uns haben zwei Mitarbeiterïnnen in Richtung von Mandanten verlassen, die Fibu-Stellen ausgeschrieben hatten.)

Ansonsten kann dir @metalposaunist bestimmt auch eine PN mit konkreten Empfehlungen schreiben.

metalposaunist · ‎26.07.2024

@ThaUserDat schrieb:
Erstmal vielen Dank für die schnelle und ausführliche Antwort. Das ist ja wirklich klasse, was du hier für Support leistest!

Vielen, lieben Dank des Lobes 🤗. In einer immer komplexer werdenden Welt braucht es genau das 🖤.

@ThaUserDat schrieb:
Szenario 1

Korrekt.

@ThaUserDat schrieb:
Szenario 2

Korrekt. Allerdings:

@ThaUserDat schrieb:
StB Kosten einsparen

Kommt es da wohl auf den Berater an. Da nur wenige mit Paketen arbeiten und auch nur wenige nicht-Stunden-basiert abrechnen, kann ich nicht sagen, ob und wenn ja, wie viel Du etwas sparst. Da bin ich bei meinem Berater auch fast hinten rüber gefallen, als ich als 100% Selbstbucher die Rechnung bekommen habe, dafür dass man mir einen standardisierten GF Vertrag zur Verfügung gestellt hat. Ich warte immer noch auf die Rechnung für den JA 2023 (WJ 05.12 bis 31.12 - 5 Umsätze). Im Hintergrund läuft wohl auch als Selbstbucher scheinbar sehr viel DATEV Bürokratie ab.

@ThaUserDat schrieb:
Wäre halt die Frage, wie leicht man das mit diesen Programmen lernen kann.

Das ist bei Wissbegierde eigentlich kein Problem. lexOffice hilft da sehr gut aus und hat programmtechnisch viel gegeben, das man nicht in eine "diese-Kombination-ist-nicht-zulässig" Falle tappt. Das ist bei bei z.B. sevDesk noch ausbaufähig. lexOffice merkt sich prinzipiell auch die letzten Buchungen und Belege, sodass meine M365 Rechnungen heute nur noch 1 Klick sind, bis sie verbucht werden. Aber auch da, muss man eben die Dinge prüfen, die die KI vorschlägt und nicht blind übernehmen. Anfangs waren auf den M365 Rechnungen nämlich USt ausgewiesen, die man so auch angeben muss, damit sich die vom FA wiederholen kann. Mittlerweile stellt Microsoft dank UStID die Rechnungen mit 0% aus.

Beim Gehalt haben wir am MI erst festgestellt, dass nach Logik des Mandanten die Gehaltszahlungen, die aus LODAS erstellt werden und als Umsatz auf der Bank auftauchen, auf das Konto "Gehälter" gebucht werden. Aus Sicht des Mandanten zu 100% richtig. Aus Sicht eines Buchhalters aber nicht, weil dadurch die Gehälter in den Kosten auftauchen (6020), welche aber schon durch die Programmverknüpfung LODAS > Rechnungswesen dort automatisch erstellt werden. Hier müsste der Mandant besser "Nettogehälter" (Konto 3720) wählen, damit beim späteren Import der FiBu Du nicht die Umsätze auf Konto 6020 doppelt hast und manuell umbuchen musst.

Es sind die mini Details, die es erst so richtig zum Fliegen bringen, wenn man selbst gut vorarbeitet. Weißt einen der Berater allerdings nicht daraufhin, meinst Du, es wäre korrekt und die KI hat sich das falsche Konto gemerkt und belegt es monatlich falsch vor. Und der Berater hat einen Aufwand, der er sich sparen kann, wenn das Mandat korrekt(er) arbeiten würde. Wenn sich dann der Berater über "das System ist ja doof" beschwert - hm, Wissen ist die einzige Option, das richtig geil zu machen.

@ThaUserDat schrieb:
ob dort in meiner Aufzählung Kandidaten dabei sind, die für dieses Szenario in Frage kommen? 😉

Das kommt auf Eure GmbH an. Ich bin alleine - alles easy und da kommt so schnell auch kein 2. GF oder ähnlich hinzu. Was ist mit Kostenstellen? Wollt Ihr die nutzen? Wenn ja, kann lexOffice das nicht und wird es auch nicht können. Habt Ihr heute schon "extra" Konten? Die kann man in lexOffice nicht anlegen und wird man nie anlegen können. Das kann sevDesk aber in perfekter Abstimmung mit dem Berater, weil es sonst im heillosen Datenchaos endet. Ein vollständiger SKR03 und 04 soll in lexOffice kommen. Aktuell gibt es nicht alle Konten, sodass man teilweise nicht zu 100% richtig buchen kann und den Berater zum Umbuchen in Rechnungswesen braucht (der das auch wissen muss, dass in lexOffice einige Konten fehlen). Aber ja, die Du aufgezählt hast, sind keine Unbekannten.

@ThaUserDat schrieb:
Easybill kann tatsächlich noch nicht mit Eingangsrechnungen umgehen (soll wohl aber kommen)

Soll es? Dann weißt Du mehr als ich. Und wenn, dann ist das KnowHow, dass sich lexOffice programmtechnisch heute erarbeitet hat, kein Pappenstil und die HAUFE Gruppe dahinter war nicht ganz unschuldig, dass lexOffice heute da ist, wo sie sind. Das mal eben so nachbauen? Bin ich skeptisch.

@ThaUserDat schrieb:
Gefühlt bleiben dann ja nicht mehr so viele übrig.

Guck' Dir mal orgaMAX an. Ich kann nichts dazu sagen aber läuft bei LinkedIn öfters durch meine TimeLine.

@ThaUserDat schrieb:
- mini BWA, Auswertungen!

Kann auch lexOffice ab Werk nicht so richtig. Je nach dem, was Du darunter verstehst, bietet sich als AddOn durch gute APIs an: Adam

@ThaUserDat schrieb:
- autom. Mahnwesen

Zu 100% automatisiert ab Werk bei lexOffice auch nicht drin aber mit 2 Klicks siehst Du alle überfälligen, unbezahlten Rechnungen. Dank guter APIs aber möglich: autoMahntion

@ThaUserDat schrieb:
- Automatisiertes ansprechen der Datev Schnittstelle, also kein manueller Export/Import

Das scheitert an der DATEV, so wie ich Dich lesen kann. Bei DATEV kommen maximal Belege als dumme Dateien zu 100% automatisch an. Bei den Rechnungsdatenschnittstellen muss der Export immer manuell gemacht werden, weil z.B. im Falle von lexOffice mit solch einem Export auch die FiBu in lexOffice festgeschrieben werden kann, damit der Prüfer nichts zu meckern hat. Das kann man zwar ausstellen, empfehle aber weder ich noch lexOffice, weil mit der Übergabe der FiBu an den StB (der den JA dann macht) klar sein soll, dass Änderungen nun nicht mehr einfach möglich sind. In den Anfängen würde ich den Punkt deaktivieren, damit man ein bisschen mit der Schnittstelle spielen kann, sodass man etwaige Fehler erst in lexOffice korrigiert, den Export nochmal macht, man die Daten prüft und wenn dann alles passt, kann man immer noch mit 2 Klicks manuell festschreiben. Spielt sich das alles ein, lernt die KI das Richtige mit und werdet Ihr in der Nutzung des Tools sicher, kann man den Haken festschreiben nach Export auch wieder setzen.

@ThaUserDat schrieb:
Ist es prinzipiell dann nicht sogar überflüssig DUO noch zu nutzen für die Überweisung von Eingangsrechnungen?

Ja, ich habe auch kein DUO und will es auch nicht haben.

@ThaUserDat schrieb:
Wie machen das denn die ganzen anderen Unternehmen (GmbHs) im Dienstleistungssektor, die B2B Geschäfte machen?

Erst gestern beim Termin mit @unternehmertyp hatte eine Berater erzählt, dass sie noch ganz viele Werner Word und Erika Excel Mandate hat 😱 und was Du hier suchst, ist schon die hohe Kunst in Deutschland und im Gesamten betrachtet eher die Ausnahme. Und bereits bestehende, größere GmbHs nutzen wohl die Software, die damals zur Verfügung stand, weil so ein Systemwechsel nicht ohne ist.

#EmpoweringPeopleInTechnology – Daniel Bohle
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rschoepe · ‎26.07.2024

@metalposaunist schrieb:
Kommt es da wohl auf den Berater an. Da nur wenige mit Paketen arbeiten und auch nur wenige nicht-Stunden-basiert abrechnen, kann ich nicht sagen, ob und wenn ja, wie viel Du etwas sparst.

Bei "uns" wird für die Fibu-Rechnung aus dem Vorjahresumsatz und zeitlichen Aufwand irgendwie (weiß nur der Chef) eine monatliche Pauschale berechnet. Im Zweifel würde ich mir für die Entscheidung (wie beim Handwerker auch) einen Kostenvoranschlag für die beiden Szenarien geben lassen, @ThaUserDat.

@metalposaunist schrieb:
Erst gestern beim Termin mit @unternehmertyp hatte eine Berater erzählt, dass sie noch ganz viele Werner Word und Erika Excel Mandate hat 😱

Mir ist letztens erst in der Fibu eines (nicht gerade kleinen) Mandanten die Rechnung für die Erstellung einer neuen Word/Excel-Vorlage über den Tisch gekommen. Wofür genau, stand leider nicht drin, ich fürchte aber, für die Ausgangsrechnungen. *schauder*

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