Dateinname verschwindet beim Upload mit UO

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Hallo Community,

vorweg: ich bin kein DATEV-Experte, sondern reiner End-Anwender und kämpfe noch ziemlich mit der Komplexität. Meine kleine Firma nutzt UO, um unsere Belege an eine Buchhaltungs- / Steuerberatungs-Kanzlei weiterzureichen, die dann damit unsere Buchhaltung erstellen.

Wir haben bis dato sprechende Dateinamen benutzt, die wir auch selber separat in der Firmen-IT ablegen, um ein verständliches und sicheres Archiv zu haben statt nur die (eben etwas undurchsichtige) UO-Datenbank. Sprich eine Rechnung als PDF / Scan heißt sowas wie "20201230_Projekt_M12_SanitärMueller_Rohrleitung_320EUR".

Leider kann unser Steuerberater / Buchhalter anscheinend keinen Dateinamen sehen in seinem Backend sehen - nur den visuellen Teil des Uploads. Das ist gelinde gesagt unpraktisch, weil es faktisch unmöglich ist, nur mit dem Rechnungsbetrag zu erkennen, für was die Rechnung gedacht war. Eine Zuordnung zu unseren vielen einzelnen Firmen-Projekten / Kategorien (=Sachkonten) ist unmöglich - außer ich markiere auf jedem Beleg physisch sichtbar einen Hinweis. Konkret müsste ich das jetzt für über 400 Dokumente in 2020 nachträglich manuell nachziehen - ein Unding. Bei Papierbelegen könnt ich das noch handschriftlich tun, aber bei 80% elektronischen Rechnung müsste ich jedesmal aufwändig das PDF-Dokument editieren.

Ich kann mir nicht vorstellen, daß das ein sinnvoller Workflow sein soll. Wie kann die empfangende Partei in Unternehmen-Online den Dateinamen meines Uploads sehen? Gibt's da einen Schalter / Option dafür? Warum wird das überhaupt weggefiltert - DSGVO-Kollateralschaden?

Danke und schönes neues Jahr,

TomLindberg

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Ist ist soweit korrekt. Der Dateiname ist für UO eigentlich vollkommen egal. Deshalb macht sich bei uns auch niemand Gedanken und die Mühe dazu, das von Hand zu ändern und wenn es für Sie intern gebraucht wird, würde ich mir da Automatismen wünschen. 

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@TomLindberg schrieb:

außer ich markiere auf jedem Beleg physisch sichtbar einen Hinweis. 

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Das geht mit UO auch digital. Sie können die eingescannten Belege bearbeiten und pro Beleg einen Hinweis digital hinterlassen und genau der taucht beim Buchen bei Ihrem StB wieder auf und kann eingesehen werden.  

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@TomLindberg schrieb:

aber bei 80% elektronischen Rechnung müsste ich jedesmal aufwändig das PDF-Dokument editieren.

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Nein, einfach die Belege im UO bearbeiten und den Hinweis digital hinterlassen. Dann steht der Hinweis auch nicht mitten im Dokumenten sondern als zusätzliche Info "an" der Datei wie eine Metainfo.  

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@TomLindberg schrieb:

Wie kann die empfangende Partei in Unternehmen-Online den Dateinamen meines Uploads sehen? Gibt's da einen Schalter / Option dafür?

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Ihr StB arbeitet im Optimalfall gar nicht mit DUO, weil DUO das Portal für den Mandanten ist. Ihr StB bucht Ihre hochgeladenen Belege und das macht er im Rechnungswesen Programm der DATEV. Daher taucht dort auch nicht mehr der Dateiname auf. 

Wenn Sie wünschen können Sie den Dateinamen in DUO einsehen. Das wird meiner Meinung nach aber beim StB nicht viel helfen, weil auf Bildschirm 1 das Rechnungswesen offen hat und auf Bildschirm 2 den digitalen Beleg mit den Informationen.  

Wie das bei Ihrem StB aussieht; ab Minute 1:46:

[Hinweis: Aktuell passen wir unsere Website-Angebote an das neue TTDSG an. Bitte haben Sie Verständnis, wenn einzelne Funktionen, z. B. eingebettete YouTube-Videos, derzeit nicht abrufbar sind.]

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Hallo Hr. Bohle,

danke erstmal für die raketenschnelle Antwort - sehr hilfreich! Soweit alles technisch verstanden, bin aber trotzdem erstaunt wie das Firmen handhaben, die hunderte bis tausende Belege pro Monat haben... jemand würde dann jedes Dokument einzeln hochladen, die Metainformationen anreichern mit Zusatzinfos und erst dann an den StB übergeben? Da müsste ich mir tatsächlich eine interne Lösung überlegen... für die operativen Anwender, die einfach nur Tankquittungen oder Handwerker-Rechnungen einreichen wollen, ist das dann nicht praktikabel. Müsste ja jeder einen DUO-Zugang mit App und Login haben und in der Lage sein, Metainformationen zu bedienen... schwierig.

Aber gut, wenn's nicht anders geht müsste ich mir da personelle Unterstützung holen... oder alternative IT-Lösungen anschauen.

Danke in jedem Fall! 🙂

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@TomLindberg schrieb:

jemand würde dann jedes Dokument einzeln hochladen, die Metainformationen anreichern mit Zusatzinfos und erst dann an den StB übergeben?

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Immer erst alles in 1 Rutsch hochladen; dann liegt's in DUO zentral und dann kann man im DUO an jeden Beleg Zusatzinfos schreiben.  

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@TomLindberg schrieb:

Müsste ja jeder einen DUO-Zugang mit App und Login haben und in der Lage sein, Metainformationen zu bedienen... schwierig.

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Jupp, dann braucht jeder einen DUO Zugang 👍. In der Lage sein - also die Belegübersicht aufrufen, Beleg anklicken und dann auf bearbeiten gehen, zusätzliche Infos eintippen und speichern; nächster Beleg ist nun nicht schwierig.

Dass DUO bei größeren Mandanten nicht gerade sehr flexibel ist, habe ich auch schon mehrfach gehört. Aber eigentlich ist das ganz große Ziel von DATEV allgemein, dass diese Handarbeit entfallen kann und man sich mittels Rechnungs- und Buchungsdatenservice fertige Datensätze ins Rechnungswesen holt. 

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@TomLindberg schrieb:

oder alternative IT-Lösungen anschauen.

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Fragt sich was, weil DUO einfach das beste Gegenstück zum Buchen ist bzw. alle Belege dort zentral liegen und es auch Prüfer einfacher haben. DATEV an einen alternativen Cloudspeicher binden, halte ich für wenig sinnvoll. 

Vielleicht können @tpfauter oder @ManfredLener dazu noch Input leisten.  

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Hallo zusammen,

also Ihr Steuerberater ist in der Lage auch den Dateinamen beim Buchen zu sehen. Jedoch nicht in der Belegansicht sondern nur in der Digitale Belege Spalte. Hier soll er die Einstellungen der Spalten (Einstellung Liste) vornehmen und dort Dateiname aktivieren. 

Wir haben damals selbst festgestellt, das DUO unflexibel ist. Daraufhin ist mit digitastic quasi ein DUO Vorsystem entstanden, eine Mandanten.DMS. Belege werden vollautomatisch an DUO weitergeleitet, die Nutzer benötigen keinen DUO Zugang mittels Smartcard. Gerne mal reinschauen oder mir eine Nachricht zusenden. Hier der Link: https://digitastic.de/cloud

Am Ende ist immer die Frage, welches Prozess möchten Sie abbilden. Was passt am Besten in Ihre Organisation, DUO ist aufjedenfall die Grundlage für Ihre Steuerberater. Nur wie die Belege dort ankommen bzw. bearbeitet werden, können Sie selbst beeinflussen. 

PS: Durch Volltexterkennung ist ein Datei Name heutzutage meiner Meinung nicht mehr relevant. Die Suche findet im Dokument statt.

Grüsse

Tobias

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Moin Moin,

gerne gebe ich meinen "Senf" auch dazu, allerdings möchte vorweg erwähnen, dass unsere Lösung  buchhalter.pro aktuell exklusiv Steuerberatern (StB) angeboten wird, da wir ein Produkt entwickelt haben, was den StB unterstützen soll und nicht mit ihm in den Wettbewerb treten will.

Zunächst kann ich auch bestätigen, dass der Dateiname auf dem Weg ins ReWe des StB verloren geht! Ich denke aber auch, dass es nicht schlimm ist.

Unser System ist so ausgelegt, dass jegliche Information einer Rechnung (eines Dokuments) ausgelesen und verarbeitet wird. Dabei erkennt es selber, ob es sich um eine Eingangs- oder Ausgangsrechnung handelt und welche Seite zu der jeweiligen Rechnung gehören. Und natürlich erkennt es auch, ob es sich überhaupt um eine Rechnung handelt. In ihrem Beispiel oben

"20201230_Projekt_M12_SanitärMueller_Rohrleitung_320EUR" (das ist ja fast schon ein Buchungssatz😉),

werden alle Angaben im Dateinamen aus der Rechnung selber ableitbar sein (und sind deshalb eigentlich obsolet), außer "Projekt_M12". Hierfür gibt es mehrere Lösungsansätze. Z.B. könnten Sie "Sanitär Müller" dazu nötigen, die Information M12 mit in der Rechnung anzudrucken. Aber zunächst stellt sich die Frage, was ihr StB mit dieser Information macht: separate Aufwandskonten oder Gliederung in Kostenstellen (ich denke letzteres), also das Ziel muss geklärt sein, dann könnte diese letzte Information z.B. über den richtigen "Upload-slot" mitgegeben werden.

Das Hochladen erfolgt übrigens über die Seite des StBs, so dass nicht für diverse Mitarbeiter ihres Unternehmens ein Zugang zu Unternehmen-Online eingerichtet werden. Wenn Ihre Daten von unserem System verarbeitet wurden, werden diese dann an inklusive eines vollständigen Buchungssatzvorschlags an Unternehmen-Online übergeben, so dass Sie als End-user alle Vorteile von Unternehmen-Online nutzen können.

Aber wie gesagt, dass alles funktioniert nur, wenn ihr StB unser Kunde wird. 

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@TomLindberg: Ihnen kann der Name der Datei eigentlich egal sein. Wir haben jetzt auch zwei Mandanten davon überzeugt ihre Dateien nicht mehr extra zu hosten und zu benennen. Alles ins DUO wir buchen OPOS der Mandant hat seine Rechnungen alle sauber nach Kundenname sortiert auf eigenen Konten. Wenn es jetzt laufende Kunden sind dann eben nach Anfangsbuchstabe des Nachnamens A Divers, B Divers,... Sie suchen eine Rechnung des Kunden Müller? OPOS Konto Divers M öffnen "Müller" tippen und schauen welcher der zwei angezeigten Müller es denn ist. Sie suchen eine bezahlte Rechnung? Müller in der Gesamtübersicht tippen. Die Informationen welche Ihr StB zu den Belegen erfasst in Rechnungswesen erfasst werden zurück an die Bilddatei übergeben. So wie das jetzt augenscheinlich bei Ihnen läuft ist DUO eher ein Hemmschuh als Nutzbringer. Die von Ihnen mühsam erstellten Dateinamen ergänzt bestenfalls die OCR und Ihr Stb braucht nicht viel tippen.

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Richtig ist, dass der Dateiname nicht "weg" ist. Man kann danach als Unternehmer in Unternehmen online suchen, sortieren, markieren, verschieben oder die Belege weiterbearbeiten, um diese zum Beispiel einer Zahlung zuordnen und/oder => Bank online zuführen und natürlich um Metainformationen hinzufügen und strukturiert abzulegen.

Richtig ist auch, dass in freundlicher Absicht erdachte, "sprechende Dateinamen" zur strukturierten Weiterbearbeitung zunächst der falsche Logikansatz sind, WEIL: Angesichts der Vielzahl von möglichen Dateinamenskonventionen, Vorsystemen und Ideen für sprechende Dateinamen müsste ein individuelles "Dateinamenwörterbuch" = Regelwerk diese im Dateinamen verwendeten "Sprachen" in eine automatisierte Ablagelogik gemäß Dateinamensprache übersetzen. Das wird dieses Produkt in derzeitiger Form nie versprechen noch leisten wollen. Vielmehr ist versprochen:

Mindestens Belegnummer, Belegdatum, Gesamtbetrag und Geschäftspartnerdaten wie die Bankverbindung werden durch den Belegassistenten automatisch zu >99,x% erkannt (der Geschäftspartner ggf. wiedererkannt) UND DURCH BEARBEITUNG zur Strukturierung mit Informationen, zur Zahlung oder Zuordnung vorbereitet. Im Bearbeitungsdetail ergeben sich Möglichkeiten zur Informationstiefe und verteilter Bearbeitung, wobei unter Umständen Wünsche offen bleiben. Die hier schon erfüllbaren Wünsche kann und sollte der Unternehmer in Belege + Bank online wissen und ggf. selbst erledigt, wenigstens aber mal ausprobiert haben wollen/ gezeigt bekommen.

Demnach nützen z.B. irgendwelche freundlich gemeinten Informationen im Dateinamen nur sehr vielleicht irgendjemand irgendwo (historisch), aber sie dienen keinem Vordergrund möglicher Folgeprozesse in Unternehmen online oder in der Finanzbuchführung.

Die "UO-Datenbank" ist letztlich keine solche, sondern eine Belegablage beginnend im noch unbearbeiteten Posteingang, geordnet nach Belegtyp, dort zunächst nur sortierbar nach u.a. Eingangsdatum und Dateinamen.

Das ist nur ein Zwischenergebnis und vermutlich noch unbefriedigend. Mit Weiterbearbeitung wird es eine strukturierte Ablage mit logischen Verknüpfungen, also übersichtlich-durchsichtig.  

Wer hier entscheidet, "machen wir so nicht oder anders oder zu viel Mehrarbeit", der lässt 33-67% der Möglichkeiten von UO, Folgeprozesse zu digitalisieren und zu beschleunigen, links liegen, weil Folgeprozesse sind eine sehr wesentliche Stärke von UO, Nichtbenutzung der Weiterbearbeitungsmöglichkeiten kann man demnach als Schwächung (Prozessende) auslegen.

Die Unterlassung/ Auslassung von Weiterbearbeitungsmöglichkeiten ist oft auch ein Know-How-Mangel, Ergebnis ungenügender Schulung oder nicht sachgerechter Einführung, quasi eine Art "Misserfolgsfaktor".

Man kann natürlich zusätzliche Belegtypen und zusätzliche Ablageordner hinzufügen, wenn das im Sinne der Weiterbearbeitung (durch wen auch immer) Produktivität oder Informationsgewinn ergibt, ABER wie in jeder Ordnerstruktur gilt: Hierarchien und Geschäftsvorfälle flach halten spart Verwaltungsaufwand und hält Übersichten übersichtlich.

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@JoergZielke : Danke für diese sehr gute Zusammenfassung. @TomLindberg : besser als Herr Zielke kann man es nicht formulieren.

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Das stimmt so nicht. In den Übersichten von Belege online kann(auch) zum Beispiel nach Dateinamen gesucht und spätestens in der Listenansicht sortiert werden.

Ob "sprechende" Dateinamen für die weitere Verarbeitung in der Buchhaltung einen tieferen Sinn ergeben, darüber kann man gern diskutieren und verschiedener Meinung sein. 

Spannend sind in dem Zusammenhang eher Belegdatum und Belegnummer, ggf. Geschäftspartner. Dazu muss jemand die Belege bearbeiten (und bei der Gelegenheit unternehmerseitig Geschäftspartner anlegen/pflegen, ggf. die Bezahlfunktion via Bank online nutzen) ODER der Beleg muss gebucht werden und die Beleginformationen müssen nach dem Buchen nach Belege online zurückgeschrieben werden. Dabei geraten dann sprechende Dateinamen mindestens teilweise in den Hintergrund - die Belege sind aber immer auch durch Suchen/ Sortieren anhand des Namens wieder aufzufinden. 

Wenn die Belege durch das Unternehmen in UO bearbeitet werden, sind auch Angaben im Notizenfeld möglich. Das Notizenfeld muss allerdings beim Buchen Digitaler Belege eingeblendet werden. 

Im Bearbeitungsmodus "Erweitert" sind (durch den Unternehmer) auch weitere Felder beim Erfassen möglich, zum Beispiel Kostenstellen/träger (KOST1 und KOST2) - wenn denn eine Kostenrechnung mit Kostenstellen beabsichtigt und beauftragt ist. Eine Kostenstellenrechnung und entsprechende zusätzlich Berichte müssen dann aber eingerichtet werden und das macht möglicherweise auf beiden Seiten Einrichtungs- und Abstimmungsaufwand. Ein sprechender Dateiname ist dabei nicht hilfreich.