DUO und Belegfreigabe

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Guten Abend

Seit kurzem haben den Modul Belegfreigabe bestellt,

um unsere Arbeit zu erleichtern.

Mit der E-Rechnung sollen wir nicht mehr drucken.

Aber wir müssen die Belege prüfen, und manchmal auch Notizen

einfügen.

Für mich ist die Arbeit aber langsamer, oder schwieriger jetzt.

Manchmal konnte ich Rechnungen auch direkt bearbeiten, wenn etwas

im letzten Augenblick kam.

Wir waren besser organisiert.

Nun verwickeln wir uns im Verfahren. 

Ich lade jetzt täglich die Belege hoch und warte auf die Freigabe.

Es bremst mich einfach.

Ich habe auch eine Frage, weil ich nicht weiß wie die Verbindung mit DUO

funktioniert.

Und zwar:

Was passiert mit den Rechnungen nach der Freigabe? Sie sammeln sich dort,

im Reiter "Freigegeben".

Sie kommen natürlich in DUO.

Am Anfang gab es eine Möglichkeit und sie verschwanden dort, wenn

sie in DUO waren.

Irgendwas konnte man machen.

Was mache ich jetzt? Es wird unübersichtlich in "Freigegeben" und ich habe keine

Taste, nichts in Menu womit ich sie organisieren kann.

Löschen?

Apropos löschen: wenn ich eine Rechnung habe die ich ablehne, weil z.B. eine Seite

fehlt, was passiert mit ihr? Ich habe gelöscht, aber sie erscheint immer noch und mischt sich

mit den anderen.

Wie funktioniert dieses Modul?

Warum kann man nicht alles in DUO machen?

Ich habe zig Belege in zig Orten?

Danke im Voraus für die Erklärung.

Heute habe ich eine Rechnung in DUO hochgeladen und ist verschwunden, ist nicht in Belegfreigabe gelandet. Wo ist sie?

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Guten Morgen,

1. Vorteile der Belegfreigabe & optimierter Workflow
   Die Belegfreigabe hilft dabei, digitaler und zukunftsorientierter zu arbeiten. Der Ausdruck von E-Rechnungen ist nicht vorgesehen, da das Ziel ist, alle Prozesse digital abzuwickeln. Um die Arbeit effizienter zu gestalten, empfiehlt es sich, feste Workflows zu definieren und klare Zuständigkeiten festzulegen – besonders, wenn mehrere Personen involviert sind.

2. Was passiert nach der Freigabe?
   Sobald eine Rechnung freigegeben wird, landet sie im Ordner „Freigegeben“. Dieser Ordner bietet leider keine umfangreichen Filtermöglichkeiten. Allerdings können Sie in der Belegübersicht nach Belegtyp, Eingangsdatum, Bearbeitungsstatus etc. filtern. Zudem ist es möglich, über die Schnellsuche gezielt nach Notizen zu suchen. Falls Ihnen die „Freigegeben“-Ansicht zu unübersichtlich erscheint, wäre die Belegübersicht der geeignetere Ort für Ihre tägliche Arbeit.

3. Löschen & Ablehnen von Belegen
   In der Belegfreigabe gibt es drei Sektionen: „In Freigabe“, „In Klärung“ und „Abgelehnt“. Wahrscheinlich haben Sie alle drei aktiviert, wodurch alle Belege gemeinsam angezeigt werden.

4. Warum nicht alles direkt in DUO erledigen?
   Der zentrale Ort zur Verwaltung ist nicht die Belegfreigabe, sondern die Belegübersicht. Dort lassen sich alle Dokumente strukturierter anzeigen, filtern und verwalten.

5. Verschwundene Rechnung in DUO
   Wenn eine hochgeladene Rechnung nicht in der Belegfreigabe erscheint, landet sie in den meisten Fällen direkt in der Belegübersicht. Dies geschieht, wenn der Belegtyp nicht geprüft werden muss. Diese Einstellung kann in den DUO-Einstellungen angepasst werden. Ich empfehle, in der Belegübersicht nach der betreffenden Rechnung zu suchen.

Ich hoffe ich konnte Klarheit reinbringen.

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Erst mal vielen Dank für die ausführliche Antwort.

Ich habe eine Frage: Sie sprechen über Belegübersicht. Ist das im Modul Belegfreigabe, oder in DUO?

Wenn Sie die in DUO meinen, dann ist es korrekt.

Im Modul Belegfreigabe habe ich keine Möglichkeit die Belege zu organisieren.

Ich habe nur drei Reiter: Freigabe, Freigegeben und Abgelehnt. Ah ja, auch in Klärung.

Ja, ich kann die Belege lesen und prüfen.

Meine Frage bezieht sich auf dem Reiter "Freigegeben".

Bleiben die Belege auch dort für immer? 

Ganz am Anfang sind sie auch weg gegangen, nach dem ich sie in DUO hatte.

Ich weiß nicht mehr wie ich das gemacht habe.

Wenn sie alle in der Belegfreigabe bleiben, haben wir kein Übersicht mehr.

Genau das meinte ich auch: die Belege kann man besser in DUO bearbeiten, und darum

frage ich (mich auch) warum diese Freigabe nicht direkt in DUO ist? Ein einziges Ort.

Ich muss immer überall suchen wo ein Beleg ist. Oft lade ich hoch und er kommt nirgends,

oder ich bekomme eine Meldung dass etwas nicht stimmt. 

Ich denke auch so: Beleg wird hochgeladen, kommt im Postfach (DUO), dort erfolgt die Prüfung,

und die Freigabe von alle Personen, dann geht weiter in Bearbeitung und Zahlung.

Und dort kann auch ein Ordner In Klärung, oder Abgelehnt sein.

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Diese Vorstellung von Workflow ist in DUO leider garnicht möglich mit der Belegfreigabe.

Aber sobald der Beleg freigegeben ist, würde ich prinzipiell nicht mehr in der Belegfreigabe suchen sondern in der Belegübersicht

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Hallo Zusammen,

auch ich hätte hier noch eine Frage:

wir arbeiten schon seit längerem mit DUO und erweiterter Bearbeitungsform. Seit kurzem haben wir zusätzlich die Belegfreigabe comfort.

Nachdem die Belege freigegeben wurden, landen sie ja im Posteingang. Hier werden manche Belege automatisch grau hinterlegt (Kennzeichnung als bearbeitet) und manche Belege schwarz (nicht bearbeitet). So kann auch gefiltert werden. Bereitgestellt werden können weder die einen, noch die anderen Belege.

Was mir nicht klar ist:
1. nach welchen Kriterien macht er diese Einstufung bearbeitet/nicht bearbeitet überhaupt?
2. bei den schwarzen kann er noch nicht bereitstellen, weil ja noch nicht bearbeitet wurde (das verstehe ich).
    Bei den grauen ist immer das gelbe Schild (Periode fehlt oder fehlerhaft) hinterlegt. Auch wenn z. B. das 
    Rechnungsdatum 15.04.2025 ist, Leistungsdatum 15.04.2025 und Periode 01.04.-30.04.2025 bereits
    angelegt ist). Wo ist hier der (Denk)-Fehler bzw. wie genau funktioniert der Prozess an dieser Stelle.

Wie gesagt: die Belege kommen ja aus Belegfreigabe comfort kommen und werden automatisch im Posteingang so aufgeführt.


Danke und Gruß AS

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hier noch ein Screenshot der Übersicht

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Hallo @MisterX,

vielleicht helfen Ihnen die Informationen hier weiter: DATEV Hilfe-Center, Dok.-Nr. 1071400