DUO - "weiche" Belegablage, Strategien?

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Die Belegablage unter DUO ist nach meinem bisherigen Kenntnisstand sehr "weich".

Ich meine damit folgendes: Werden z.B. für die Buchführungsbelege Jahresordner angelegt (2020, 2021, 2022), sollten die Belege entsprechend ihrer Jahreszugehörigkeit auch dort abgelegt werden. Andere Ordnungsmöglichkeiten sind natürlich auch denkbar.

Bei der Bearbeitung eines Beleges kann der Speicherort festgelegt werden. Nach Beendigung der Erfassung wird dieser dann aus Posteingang entsprechend des ausgewählten Ordners verschoben.

Dieser Speicherort bleibt dann für den nächsten Beleg vorbelegt. Genau das führt aber zu Problemen, wenn beim nächsten Beleg ein anderer Speicherort korrekt wäre oder wenn nach dem Jahreswechsel vergessen wird den neuen Speicherort anzugeben (die Belege wandern dann in das Vorjahr). Daher würde ich die Ablagestrategie als sehr "weich" bezeichnen.

Habe ich das Programmverhalten korrekt analysiert und gibt es programmseitige Abhilfen hierzu?

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DUO Ordner Erklärung

Man legt einen Hauptordner an Buchführung, wenn dieser noch nicht angelegt ist.

Dann legt man für die jeweiligen Jahre einen Unterordner an mit Gültigkeit und wenn man diese anlegt, wird in der Regel auch das Standardregister angelegt.

Das bedeutet du bekommst beim Belege buchen nur den jeweiligen Jahresordner angezeigt.

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DATEV hat mit dem Jahresrelease 2022 es ermöglicht die Jahresordner auch im Rechnungswesen direkt anzulegen. Leider können Sie hier aber keine Gültigkeit (von/bis) mit angeben. Insofern hat dann der angelegte Ordner "Buchführung 2022" leider nur einen "informellen" Charakter.

Ich persönlich würde von einer weiteren Differenzierung mit Registern wie "Januar, Februar, u.s.w." absehen. Da ist es besser die Ablage auf das "Standardregister" zu beschränken und mehr Informationen durch die einzelne Anlage von Debitoren/Kreditoren einzubringen. 

Dann lassen sich Belege von Mandanten schneller in DUO finden, OHNE eine "strukturierte Ablage" zu durchforsten.

Beste Grüße
Christian Ockenfels

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Ich mache  immer "Buchführung komplett". Ich spare mir diesen ganzen Ordner-Wahnsinn.

Wenn ich einen Beleg suchen, dann suche ich sowieso immer mit der Einstellung "alle Belege".

Außerdem hat doch nicht jeder Mandant die buchhalterischen Kenntnisse.

eine Beleg aus 2022 mit Leistungsdatum 2021 gehört bei gewissen Mandanten in 2021. Also würde ich den Beleg in 2021 ablegen. Dem Mandanten ist das i.d.R. relativ egal. Und wie @Neu_hier schon geschrieben hat. DUO merkt sich immer den letzten Ablageort. Gerade bei Jahreswechsel ist das Irrsinn und geht meist schief.

Wenn die Aufbewahrungsfrist um ist, dann filtere ich in der Belegübersicht nach Belegdatum 01.01.2022-31.12.2022, hebe die Festschreibung auf, schiebe alles in den Papierkorb und leere anschließend den Papierkorb. Fertig. 

Ich arbeite aber fast ausschließlich mit der erweiterten Version. Vielleicht ist das in der Standard Version anders zu beurteilen.

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Ich rede aber nicht vom Buchen in Rewe, ich rede von der Belegbearbeitung in DUO.

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@Neu_hier  schrieb:

Ich rede aber nicht vom Buchen in Rewe, ich rede von der Belegbearbeitung in DUO.

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Kommt sich aber auf das Gleiche aus. Entweder legen Sie für die einzelnen Jahre einen Belegablageordner an oder nehmen die Variante mit einem Ordner für alles.

Beste Grüße
Christian Ockenfels

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Ich meinte die Belegbearbeitung in DUO