DUO: Wie (proaktiv) Belege mit Bezug zum alten Jahr erkennen?

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Das ist passiert:

Buchführung 12/2020 abgeschlossen
Buchführung 01/2021 abgeschlossen
Buchführung 02/2021 abgeschlossen

Buchführung 03/2021 abgeschlossen

Mit der Buchführung 03/2021 gesehen (weil per Bank bezahlt), dass vom Mandanten noch ein Beleg aus Dezember 2020 im Februar 2021 mit Verknüpfung zur Buchungsperiode 12/2020 hochgeladen und bereit gestellt wurde. Wir haben nix davon mitbekommen und auch nicht damit gerechnet.

An welcher Stelle hätte man programmseitig (DUO - Rewe) feststellen können (wir), dass in der Buchungsperiode
2020 (überraschend) noch Buchungsstapel bereitstanden? Eine enorm wichtige Info.

In der Buchführung 2021 werden nur Buchungsvorschläge der aktuellen Periode in 2021 angezeigt.

In der Papierwelt hätte der Mandant den Beleg den aktuellen Buchführungsunterlagen beigefügt, aber so?

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Ich buche mit folgender Einstellung:

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Ich meine aber die "Stapel", da werden ja aus DUO vollständige ER und AR-Buchungssätze generiert (Buchführungspflichtige).

Ich meine nicht das Belegbuchen bei 4/3-Rechnern bzw. ohne Bearbeitung der ER/AR unter DUO.

[#4 · Accepted solution]

Hallo,

eine Benachrichtigung im DATEV-Rechnungswesen-Programm, dass noch Belegstapel aus dem Vorjahr bereitgestellt wurden, gibt es nicht. 

In einem solchen Fall, wäre es sehr hilfreich, wenn Ihr Mandant bei der Bereitstellung in DATEV Unternehmen online den Haken setzt, dass eine Benachrichtigungs-E-Mail generiert wird. Mit dieser E-Mail erhalten Sie die Information, dass ein Belegstapel für den Zeitraum xy bereitgestellt wurde.

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Genau das habe ich gesucht, danke! Leider sind die Programm(Stammdaten)strategien derart zerpflückt, dass ich eine solche Einstellung (wie die Mail beim Eingang von Belegen) + "fest" immer in Stammdaten gesucht / erwartet hätte. 

Insgesamt ist der Ort dieses Hakens (meiner unmaßgeblichen Meinung nach) mehr als unglücklich von der DATEV gewählt.

Ich als StB benötige (siehe mein Beispiel) diese Mail dringend, damit nichts durch die Lappen geht. Das muss ich als Berater fest vorgeben können, der Mandant kennt die Problematiken (mein Fall) nicht.

Dass der Mandant bei der Stapel Bereitstellung recht frei diesen Haken setzten kann / oder nicht hat meiner Meinung nach nichts mit klaren und sicheren Buchführungsstrukturen / Informationsstrukturen zu tun, sondern ist am Ende eher ein Zufallsprodukt.

Das kann zu echten Problemen führen, wenn ein Beleg einer vergangenen Periode zugeordnet wird und dieser ganz einfach übersehen wird.    

Wahrscheinlich ist es den Programmierern bei DATEV gar nicht bewusst, dass dieser Haken WICHTIG und kein nettes Feature ist (siehe mein Beispiel). 

Meine Meinung: Ganz schlecht programmtechnisch gelöst! 

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Dann muss der Bereitsteller auch noch eine externe Email-Verfassen.. kein Wunder wenn dann die Info in vielen Fällen gar nicht ankommt. Mit einem (rechts) sicheren Workflow hat das aus meiner Sicht nichts zu tun. 

Wahrscheinlich muss erst mal ordentlich knallen, bevor hier nachgebessert wird (wie so oft im Leben).

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hey @Gerlinde_Huebl  , hi @Gelöschter Nutzer 

typisches Szenario für : " ... das musste ja irgendwann schief gehen" 

Dabei hat doch keiner wirklich was falsch gemacht. 

Die Ansage von Fr. Hübl klingt allerdings mutig: " ... soll der Mandant bitteschön besser aufpassen, wenn er so alte Belege schickt ... " - na klar, ganz einfach! 

Sorry ,  Neee - eigentlich so nicht !! 

Sollte doch bitte ein DATEV Entwickler sich was "Schlaues" einfallen lassen um doofe Fehler zu vermeiden helfen. 

z.B. einen Hinweis geben :   " Sie stellen gerade Vorjahres Belege bereit. 

Damit Ihr Steuerberater / Buchhalter diese Belege nicht übersieht, sollten Sie ihn sicherheitshalber darauf hinweisen.   Wir haben unten für dieses Mal den Haken für E-Mail Versand gesetzt"

Hey DATEV !! So etwas macht den Unterschied zu einer "smarten" Lösung!! 

Meldung, die man versteht, zum passenden Zeitpunkt ... dann darf der Kunde ruhig denken : cool! 

(warum StB die Belege leicht übersieht ... usw. will ja keiner wissen, wäre aber auch eine Überlegung wert) 

Die E-Mail Benachrichtigung will ich natürlich nicht bei jedem Mal haben. 

Sondern nur bei "berechtigten" Fällen - so wie von @Gelöschter Nutzer geschildert. 

Bitte auch keine zig Einstellungsoptionen für E-Mail Versand wenn ... 

(die kein Anwender versteht vgl. Rechnungdatenschnittstelle 😖) 

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Danke, dass Sie mich verstehen. Bringt aber leider wohl gar nichts, wenn nur zwei Nasen die Problematik erkannt haben und den Rest der Genossen das Ganze nicht juckt.

Immerhin könnte man ja der Meinung sein:

 "Och, wenn der Mandant den Haken nicht gesetzt hat, ist es ja nicht meine Schuld, dass ich nichts von der 50.000,00€ Rechnung aus dem Vorjahr mitbekommen habe!".

Zurücklehnen und entspannen......