Buchungsdatenservice aus CRM System - UnternehmenOnline

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Hallo. Wir haben UnternehmenOnline im Einsatz. Unsere Debitorrechnungen sollen über ein CRM System erstellt und mit dem Buchungsdatenservice direkt an DATEV geschickt werden. Eine Testbuchung mit dem Stb hat bereits stattgefunden und auch funktioniert. Der Stb konnte den Stapel mit allen Daten abrufen.

Das Problem hierbei ist jetzt aber, dass die Debitorrechnungen nicht mehr im UnternehmenOnline sichtbar sind. Da ich hier aber die gesamte Buchhaltung mache ist das natürlich weniger toll. Der Bankenabruf und das verbuchen der bezahlten Rechnungen hängt ja damit zusammen. 

Die Kreditorrechnungen, die Kasse etc. wird alles noch über UnternehmenOnline gebucht. 

Gibt es eine Möglichkeit wie die Debitorrechnungen im UnternehmenOnline wieder sichtbar sind, ohne diese hier ebenfalls zu buchen, aber nicht bereit zu stellen?

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@Andrea_Libke schrieb:

Das Problem hierbei ist jetzt aber, dass die Debitorrechnungen nicht mehr im UnternehmenOnline sichtbar sind. 

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Und wie heißt das CRM System? Der Buchungsdatenservice überträgt das Belegbild an DUO und stellt den Buchungsstapel im RZ bereit. Die Belege werden dabei gleich in die Ablage im DUO abgelegt. 

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@Andrea_Libke schrieb:

Der Bankenabruf und das verbuchen der bezahlten Rechnungen hängt ja damit zusammen. 

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Mir RZ-Bankinfo kommen alle Umsätze automatisiert täglich ins DATEV Rechnungswesen. Da ist kein manueller Abruf nötig.  

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@Andrea_Libke schrieb:

ohne diese hier ebenfalls zu buchen, aber nicht bereit zu stellen?

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Dann  ist der Buchungsdatenservice die falsche Schnittstelle, weil die alle Daten 1:1 an DATEV überträgt. DATEV sieht hier keine weitere manuelle Erfassung der Belege vor, weil das das CRM System macht. 

Mit dem Rechnungsdatenservice landen alle Belege samt Beleginformationen im Posteingang und können dort weiter manuell erfasst / ergänzt werden. 

Der Workflow, die Systeme und Schnittstellen sind mir hier noch nicht ganz klar. 

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Die Belege werden dabei gleich in die Ablage im DUO abgelegt. 

@Andrea_Libke Bitte mal die Filter umstellen und den Ablageort "Alle" nutzen. Sie sollten die Belegbilder finden.

--> Wenn diese schon vom StB  erfasst sind. Brauchen Sie die in DUO aber nicht mehr anfassen. Verstehe Ihre Anforderung nicht ganz.

Ihre Ausgangsrechnung wurde vom StB als Umsatz erfasst.

Dann müssen Sie nur den Kasseneingang erfassen (insofern Bar gezahlt wird) Die Bankdaten kommen automatisch.

Bitte sagen Sie mir nicht, dass Sie alle Belege an die Bankumsätze hängen. 

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Das System ist CRM+ von Brainformatik. 

Das der Buchungsdatenservice evtl. das "falsche" bzw zu "aufgeblasen" sein könnte habe ich mir auch schon gedacht, da es ja im Moment wirklich nur die Debitorrechnungen sind die über das CRM laufen und wir alles andere ja separat über UnternehmenOnline buchen (Kasse, Kreditorrechnungen, Kreditkartenabrechnungen....). 

Den Bankenabruf machen wir wöchentlich im UnternehmenOnline, sonst hätte der Stb. ja die Bankdaten nicht.

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Laut Markplatz CRM+ ist auch der Rechnungsdatenservice verfügbar. Das kann man ja schnell umstellen und ebenso mit dem Berater ausprobieren. 

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@Andrea_Libke schrieb:

Den Bankenabruf machen wir wöchentlich im UnternehmenOnline, sonst hätte der Stb. ja die Bankdaten nicht.

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Mit RZ-Bankinfo liegen die Umsätze heute von gestern alle automatisch vor. Da muss niemand etwas manuell abrufen. Auch der Berater hat diese Umsätze dann vorliegen. Wenn man mit DUO bezahlt, braucht man aber HBCI / EBICS. 

Mein Bauch sagt, dass der Prozess hier vereinfacht werden kann 🙈.

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Das Umstellen der Filter etc. können wir mit den nächsten Rechnungslauf testen, da dort die ersten "richtigen" Debitorrechnung gebucht werden.  Danke schonmal für den Tip.

Ich möchte diese ja im UnternehmenOnline nicht mehr anfassen, ich möchte diese nur in dem Reiter "Belege" - "Kundenrechnungen" hinterlegt haben. Sobald wir den Bankenabruf machen, sehen wir ja sofort, welche Rechnungen noch nicht bezahlt wurden. 

Kasse ist in unserem Fall, wirklich nur eine Kasse für die Firma (intern), nicht für Kundschaft.

Die Belege werden durch den OCR ja Gott sei Dank selbstständig den Zahlungen zugeordnet. Wir greifen in diesem Fall ja nur ein, wenn etwas nicht zugeordnet werden konnte.

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@Andrea_Libke schrieb:

Ich möchte diese ja im UnternehmenOnline nicht mehr anfassen, ich möchte diese nur in dem Reiter "Belege" - "Kundenrechnungen" hinterlegt haben. Sobald wir den Bankenabruf machen, sehen wir ja sofort, welche Rechnungen noch nicht bezahlt wurden. 

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Da stellt sich mir dann die Frage: Kann man bei CRM+ keine Bank anbinden? Dann weiß man da, wo man seine Rechnungen schreibt auch gleich, ob sie bezahlt sind; ob sie noch offen sind; ob sie überfällig sind. So mache ich das mit meiner GmbH und lasse DUO da komplett raus.  

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Welche Zahlungsziele haben Ihre Rechnungen? DATEV bietet zwar ein altbackenes Layout aber die OPOS Listen lassen sich dennoch gut lesen. Mandanten welche ihre Rechnungen selber überwachen haben wir zwei. Zahlungsziel "sofort" alle anderen Mahnen nach unseren OPOS Listen. Die Arbeit wird bei Ihnen im Zweifelsfall zweimal gemacht. Einmal von Ihnen und einmal bezahlen Sie Ihren Berater dafür.

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Mir persönlich wäre der Rechnungsdatenservice auch lieber gewesen, aber entscheiden kann ich das ja wie  immer nicht alleine 😑.

EBICS ist bei uns eingerichtet, da wir über UnternehmenOnline unsere Zahlungen vornehmen, ja.

RZ-Bankinfo denke ich ist für uns noch nicht eingerichtet, da ja wir die Umsätze wöchentlich manuell holen. Da werde ich mal mit dem Stb sprechen. Danke

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Die Bankanbindung sollte im Q1 2024 kommen, verschiebt sich aber leider ins Q4.

Deswegen ist der komplette "Umzug" ins CRM+ auch etwas auf der Strecke geblieben. Sonst muss ich ja tatsächlich in beiden Systemen arbeiten, und im CRM+ alles händisch auf bezahlt etc. setzen. Das ist bei den Ausgangsrechnungen dann doch noch überschaubar.

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@Andrea_Libke schrieb:

Mir persönlich wäre der Rechnungsdatenservice auch lieber gewesen, aber entscheiden kann ich das ja wie immer nicht alleine 😑.

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Wer denn noch? Wenn der Buchungsdatenservice nicht förderlich ist, ist der nicht förderlich für die eigene Arbeit. Nur weil KI in aller Munde ist, habe ich auch kein Abo von Microsoft, wo ich für KI zahlen soll. Verstehe das leider nicht ganz 🙈.  

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Wir haben tatsächlich von "sofort" bis 60 Tage alles dabei. 

Das Mahnen wird jetzt von CRM+ übernommen. Dazu muss man aber, weil es eben dort den Bankenabruf wie bei UnternehmenOnline  und die Belegzuordnung noch nicht gibt, die Rechnungen manuell auf bezahlt setzen. Sonst bekommt jeder eine Mahnung, obwohl er vielleicht bezahlt hat. 

Wie es aussieht, haben wir Momentan wohl mehr Arbeit als Erleichterung.😏

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Die Geschäftsleitung, wie immer 😄.

Wie in dem anderen Beitrag gerade erwähnt, haben wir wohl gerade mehr Arbeit als Erleichterung.

Das Umstellen des DATEV Addons wäre aber auf jeden fall anzusprechen, genau wie der automatische Bankenabruf. 

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@Andrea_Libke schrieb:

Wie es aussieht, haben wir Momentan wohl mehr Arbeit als Erleichterung.😏

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Leider wohl ja. Und wenn nicht, hat z.B. ein anderer Partner aus dem Ökosystem das gleiche Problem, dass man nicht mal via Schnittstelle den bezahlt-Status aus DUO herausbekommt, womit man dann wieder in CRM+ sagen kann: Rechnung wurde bezahlt. Das bietet DATEV einfach nicht an. 

Wer hat das Projekt denn gestartet? 😬 Das liest sich wirklich sehr holprig und nach wenig "Plan" 🙈. 

Q4 ist noch ein krass langer Weg. 

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Naja wenig Plan würde ich jetzt nicht behaupten😁

Vorher waren im Dynamics "Universum" unterwegs, was m.M.n., sehr aufgeblasen und unübersichtlich ist. Wir haben viele Systeme getestet und verglichen und uns eben für dieses entschieden, auch weil es den Bankenabruf geben sollte und wir das System individuell einrichten lassen konnten. Das es aber so endet, damit hat keiner so wirklich gerechnet 😅. 

Ich werde aber auf jeden fall das DATEV Thema ansprechen, da es eben Erleichterung und keine Mehrarbeit bringen sollte .

[#16 · Accepted solution]

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@Andrea_Libke schrieb:

Das es aber so endet, damit hat keiner so wirklich gerechnet 😅.

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Niemals mit versprochenen Funktionen rechnen / planen. Das ist bei DATEV ähnlich, wo man Jahre auf seine Wünsche teils warten muss. Dann würde ich CRM+ vor die Wahl stellen, dass die Bank asap integriert wird oder Ihr Euch doch noch Alternativen anschaut. Bis Q4 jede Rechnung manuell auf bezahlt setzen - mag bei 5 Rechnungen im Monat noch gehen aber auch nicht mehr. Digital zu Fuß 👣 sagt @jjunker immer. 

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Digital zu Fuß trifft es wirklich gut.

Ja dann werden wir wohl nochmal ins Gespräch gehen müssen, so geht es ja nicht.

Vielen Dank schonmal!