Belegupload mobil beim Außendienstler

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Die Möglichkeiten des mobilen Belegupload wecken flächendeckende Begeisterung und Kreativität.

So möchte ein Mandant seinen Außendienstlern ermöglichen,  die Belege der Woche täglich per mobilem Upload
der Buchführung zur Verfügung zu stellen.

Die Administration der jeweilig erforderlichen SmartLogin  benötigt dafür Standardrechte.
Damit erhält der Außendienstler auch direkten Zugang zu allen anderen Belegen die sich im Unternehmen Online befinden,  womit sich ein sonst langweiliger Abend im Hotel interessant gestalten lässt.

Hier sollte in der Administration in DATEV Unternehmen Online dringend nachgebessert werden:
"nur Belege hochladen".

Im aktuellen Fall wird man wohl auf das herkömmliche versenden des Belegfotos per Mail zurück greifen.

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Ist schon länger bekannt und wenn es Massen an Belegen sind, freut sich die DATEV und das Belegvolumen wächst rasant ins Unermessliche. Dafür ist das Ganze von DATEV nur bedingt entwickelt worden. 

An Ihrer Stelle würde ich auch auf 3. Anbieter Apps zurückgreifen, die das reine scannen deutlich besser können. Aber auch dann ist solch ein Workflow nicht unbedingt einfach, wenn es um die Übertragung geht. 

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Ich glaube, dass das Hauptproblem von wolfgangweyandt das Rechte-Problem ist.

Wir haben ebenfalls das Problem, dass es Mitarbeiter bei Mandanten gibt, die ausschließlich scannen sollen, durch die Standardrechte jedoch auch alle anderen Belege einsehen können.

Wir haben dies jedoch schon vor ca. zwei Jahren als dringenden Wunsch an die DATEV kommuniziert, leider bislang nicht eingeführt.

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Das Problem ist, dass die DATEV unser Problem nicht sieht oder Sehen will, da Sie über den Dingen schwebt.

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In diesem Fall schwenke ich auf einen Prozess um bei der Scanner in einen Windows-Ordner scannt.

Von anderer Stelle wird dann der Upload über den Belegtransfer ausgelöst.

Zwar wäre es schöner, wenn es eine entsprechende Lösung von der DATEV geben würde, darauf kann man aber bekanntlich sehr lange warten.

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Wenn es sich bei den Belegen der Außendienstler um Reisekostenbelege handelt, wäre ggf. eine Reisekostenabrechnungslösung gut.

Ich persönlich bin großer Fan von Circula. Dank DATEV XML Schnittstelle lassen sich die Daten auch problemlos nach DUO transferieren.

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Ich warte jetzt drauf, dass Scan to Mail/ Upload per Mail kommt. 01.01. Dann bekommt jeder der Ausendienstler eine eigene Funktionsmailadresse zu seinen Belegtypen Bar/Kreditkarte.

Alles was an Belegen anfällt direkt uploaden.

In der Versuchsphase parallel an die Dame der Buchhaltung.

Mit einer guten Scanner App sind die Dateien nicht größer als per Standgerät.

Warum dann noch den Umweg über Belegtransfer etc?

Der Administratioinsaufwand ist kleiner als mit 10 Smartlogins. Nur 20 Mail Adressen und Belegtypen. Und noch wichtiger nicht jeder Außendienstler kommt ins DUO rein. Keine Workarounds über Reisebelege mehr 🙂 

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Sicherlich eine gute Lösung. Vielleicht kann hier einer der Pilotanwender berichten, ob dies so möglich ist?

Ich kann mir bei DATEV auch gut vorstellen, dass es nur insgesamt zwei email-Adressen für den Rechnungseingang und -Ausgang gibt. Würde mich nicht wundern wenn es so kommt.

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Ich war am Freitag letzte Woche auf Seminar. Laut DATEV Dozentin wird je Belegtypen eine Mailadresse generiert und noch wichtiger die Liste der Sendeberechtigten Mailadressen ist Belegtypabhängig zu vergeben. Damit besteht nur noch die Gefahr Außendienstler Müller sendet Barbeleg an Kreditkarte Müller. Aber es wird nichts mit Meyer gemischt. 🙂

das hatte ich explizit so nachgefragt und würde mir bejaht.

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@jjunker  schrieb:

Laut DATEV Dozentin wird je Belegtypen eine Mailadresse generiert

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Korrekt.

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@jjunker  schrieb:

noch wichtiger die Liste der Sendeberechtigten Mailadressen ist Belegtypabhängig zu vergeben. Damit besteht nur noch die Gefahr Außendienstler Müller sendet Barbeleg an Kreditkarte Müller. Aber es wird nichts mit Meyer gemischt. 🙂

das hatte ich explizit so nachgefragt und würde mir bejaht.

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Das sehe ich in der aktuellen Form von Upload Mail als nicht gegeben. Zumindest wüsste ich nicht, wo man das einstellen soll und wenn doch, wie anhand des Screenshot ersichtlich ist, wer hier genau was hochladen darf?! Ich glaube, da hat sich die DATEV vertan oder es ist ein Feature, dass zum offiziellen Start noch dazukommt. Glaube ich aber eher weniger dran. 

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Man kann nicht die Liste der Sendeberechtigten hinterlegen? 😮 : 

Ahhh Nur so als Gedanke: Mitarbeiter scheidet aus und hat die Mailadressen von Rechnungseingang und Ausgang. 

Wie sorge ich dafür, dass er nicht anonym strafrechtlich relevante Inhalte in mein Postfach spielt? 

Edit: Ich Depp habe nicht verstanden, dass es nicht Belegtypabhängig geht schon aber generell. Asche auf mein Haupt. 😇

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Wenn er ausscheidet, hat er wohl hoffentlich keinen Zugriff mehr auf seine berufliche E-Mail-Adresse und selbst wenn der Absender @gmx.de wäre, kann man die Adresse dann einfach rauslöschen und das sollte es gewesen sein. 

Aber belegtypabhängige Eingänge von E-Mails sehe ich aktuell nicht. Dann müsste von DATEV ja eine E-Mail kommen: Sie haben nicht die Berechtigung E-Mails an diese Adresse zu senden. Das habe ich nirgends zu Upload Mail gelesen. 

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Wäre aber eine wünschenswerte Funktion. So muss ich jeden unterschreiben lassen, dass er nur an die vorgegebenen Mailadressen sendet. Andersrum könnte ich es einfach technisch ausschließen. 

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Guten Morgen in die Runde !

Vielen Dank zunächst für all die Ideen und Vorschläge !
Da werden wir bestimmt was finden !

Dennoch:
Ich hatte meinen Wunsch auch direkt an DATEV gegeben und zeitnah Antwort bekommen:
Dort stehen in der Weiterentwicklung des DATEV Upload mobil in nächster Zeit Themen wie
Bugbehebung und Verbesserung der Performance, Anpassung der Speichergröße wie auch die
Integration von DATEV Meine Steuern im Vordergrund.
Meinen Vorschlag habe auf deren Empfehlung in der community in die Ideas geschrieben,  dort werde man
im Rahmen der Quartalsplanung die TOP 5 heraus greifen und deren Umsetzbarkeit prüfen.

Warten wir´s mal ab.

Allerseits eine gute Woche !

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Hallo Herr Weyandt,

kennen Sie die Software digitastic? Wir haben einen automatische Belegupload geschaffen in dem auch einzelne Belegtypen gesperrt werden können. 

In Ihrem Szenario bekommt der Außendienstler eine digitastic mobil app und seinen persönlichen Login, nur der Belegtyp "Vertriebskosten Müller" ist freigeschaltet. An sich hat der Mitarbeiter bei uns zudem keinen direkten Zugriff auf DUO. Zusätzlich können wir auch eine Cloud bereitstellen in der der Mitarbeiter seine Belege auch später noch sichten kann. 

Gerne zeigen ich Ihnen die Lösung persönlich

Grüße

Tobias Pfauter

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Die Funktion "Upload Mail" sollte doch zum 01.01.2020 verfügbar sein?

Entweder bin ich noch in der geistigen Urlaubsumnachtung oder die Funktion ist nicht verfügbar.

Hat jemand es schon eingerichtet?

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@jjunker: Siehe hierzu #36 von @Gelöschter Nutzer. 

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Hallo, 

die Freigabe erfolgt vsl. Mitte Januar 2020 🙂

https://www.datev-community.de/t5/ideas/ideapage/blog-id/ideen/article-id/282/comment-id/1422#M1422

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@Silvija_Döbereiner: Ein genaues Datum können Sie uns nicht mitteilen? Wäre für unsere eigene Planung von Interesse, weil nahezu alle UO Mandate darauf scharf sind 👍. 

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Hallo,

tut mir Leid, ich kann noch kein Datum benennen 😔

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Genau, so wie bei uns.

Ich habe zum Glück immer nur gesagt "im Laufe Q1" aber die ersten Mandanten haben schon nachgefragt.