Belegtransfer - gleiches Basisverzeichnis für alle User einrichten

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Hallo zusammen,

wir möchten in Zukunft auf Mandantenseite den Belegtransfer nutzen.

Ich habe bei mir den Belegtransfer und das Verzeichnis bereits eingerichtet. Nun möchte ich bei vereinzelten Mitarbeitern ebenfalls den Belegtransfer einrichten und zwar so, dass alle auf das gleiche Basisverzeichnis zugreifen, d.h. wenn andere Belege hochladen, soll sich deren Belegtrans aus dem gleichen Verzeichnis die Belege ziehen wie bei mir.

Wie richte ich das konkret ein?

Vielen Dank im Voraus für Tipps.

Mit freundlichen Grüßen

Claudia Gärtner

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Hallo @Gaertner24,

der Grundgedanke "Alle nutzen die gleichen Verzeichnisse" ist zwar ganz nett, aber welchen Vorteil erhofft ihr euch denn davon konkret?

Die Belege werden bei/nach dem Upload von alleine aus dem Verzeichnis gelöscht. Somit sind die Verzeichnisse die meiste Zeit ja ohnehin leer.

Darüber hinaus müssten die Verzeichnisse auf einem Fileserver oder allgem. einem Speicherort hinterlegt sein, auf den alle gleichermaßen zugreifen können.

Für mich klingt das Anliegen eher nach "kein nennenswerter Vorteil, aber potenzielle Probleme und Einrichtungsaufwand", wenn ich ehrlich sein soll.

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Das würde ich nicht pauschal so sagen. Es kommt bspw. darauf an von wo/wie die Dokumente dorthin kommen. 

(Z.B. Scanner). Durch gemeinsamen Zugriff/parallele Einrichtung kann man sicherstellen, dass die Beleg zeitnah übertragen werden.

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Der Prozess soll so aussehen:

Es gibt Mitarbeiter, die Scannen Belege ein, die wiederum vom Scanner direkt in die jeweiligen Ordner auf dem Server abgelegt werden. Diese Belege sollen aus diesen Ordnern von anderen Mitarbeitern, die die Rechte für DUO haben, hochgeladen werden. Um zu gewährleisten, dass auch alle Belege, die gescannt wurden, hochgeladen werden, macht es Sinn, dass es zentrale Ordner gibt und alle hochladenden Mitarbeiter auf die gleichen Ordner zugreifen

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Wir haben dazu auf (Netz)Laufwerk G: einen Ordner - bzw. zwei, die Personalakte braucht ja ihren eigenen.

G:\DATEV\BELEGTRANSFER und G:\DATEV\BELEGTRANSFER-Personal

Das wird dann in den Einstellungen vom Belegtransfer als Basisverzeichnis angegeben, Benennung der Unterordner nach Mandanten-Nr.-Unternehmen:

Dann brauchst du nur noch bei den Kollegïnnen die jeweiligen Mandanten anlegen, und das war's.

Bei uns hakt's leider etwas daran, dass Belegtransfer schon seit der Zeit benutzt wird, als während dem Upload noch keine lock-Datei geschrieben wurde(?), weshalb es fast alle Mandanten mindestens doppelt (mit Kürzel der jeweiligen Kollegin) gibt. Und ich bekomme ihnen das nicht abgewöhnt …

Nachtrag zu eurem Workflow: habt ihr keine ScannerBox o.ä., die direkt nach DUO hochladen kann?