Belegfreigabe nach Belegtypen

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Hallo! Folgender Sachverhalt: 

Ein Mandant möchte, dass die Einkäufer deren Belege per Belegfreigabe freigeben. Es sollen die Einkäufer aber nicht alle Eingangsrechunngen des Unternehmens einsehen können. Meine Idee war, für jeden Einkäufer einen eigenen Belegtyp anzulegen und die Einsicht der freizugebenden Belege dann auf diese Belegtypen zu beschränken. Ich sehe aber keine Möglichkeit dazu. Oder übersehe ich etwas?

Es kann doch nicht sein, dass jeder Freigeber ALLE Belege sehen darf?

Danke für Tipps

Matthias Härtel 

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Wenn du in den Einstellungen der Belegfreigabe unter Anwender nur den Haken bei Freigeben setzt, kann die Person nur die Belege sehen, die Ihr zur Freigabe zugewiesen wurden.

Logischerweise darf die Person dann nicht das Recht für Belege online haben.

Falls das jedoch aus einem anderen Grund notwendig ist, wirst du das Problem auch nicht mit individuellen Belegtypen lösen können, weil die Rechte sich auf Belege online komplett beziehen. Es ist nicht möglich das Recht für bestimmte Belegtypen in Belege online zu vergeben.

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Ok, dann benötigt man aber jemanden, der vorher die Belege zur Freigabe verteilt. Das ist aber zu umständlich. 

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Ich kann mir nicht vorstellen, dass die Variante jeder ist dafür verantwortlich Belege in UO hochzuladen und gleichzeitig freizugeben üblich ist.

Ist die Belegfreigabe dann nicht sogar überflüssig? 🤔

Bei unseren Mandanten ist der meistgenutzte Weg, dass die Belege über eine zentrale Stelle empfangen und in UO hochgeladen werden, um Sie dann den zuständigen Personen zur Freigabe zuzuordnen. Somit reicht das Recht Belege freigeben zu können vollständig aus und es ist gegeben, dass die Mitarbeiter auch nur die Belege sehen können, die selbst freigegeben wurden.

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Überflüssig ist es nicht, wenn die Einkäufer auch ihre Eingangsrechnungen freigeben, denn dann weiß man ja, dass eine Prüfung stattgefunden hat.

Wenn Belege per E-Mail in ein Rechnungspostfach laufen weiß man unter Umständen nicht, wer was bestellt hat. Vorrangiges Ziel ist es aber, dass jeder nur seine "eigenen" Rechnungen sieht. Das wäre sehr einfach zu realisieren wenn man pro Benutzer Belegtypen definieren könnte, auf die Zugriff besteht. 

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Hallo einsnull,

wir haben das bei einem Mandanten über Belegtypen und automatische Workflows geregelt.

Workflows einrichten und bearbeiten - DATEV Hilfe-Center

z.B. Belegtyp "RE Küche", Freigebergruppe "Küche"

Im Rahmen Upload Mail wurden die Mitarbeiter der Küche frei gegeben und haben einen E-Mail Kontakt für die eigenen Belege gespeichert.

Nun können E-Mails durch diese Mitarbeiter, durch die Büromitarbeiter allgemein oder am Scanner mit Scan to Mail mit Belegtyp "RE Küche" hochgeladen werden.

Automatischer Workflow sagt: Wenn Belegtyp "RE Küche" automatische Zuordnung zu Gruppe "Küche"; wir haben danach noch weitere Freigebergruppen aber vom Grundsatz her wäre das doch was sie erreichen wollten?

Viele Grüße