Belege suchen in Unternehmen Online

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Liebe Community, 

in Unternehmen online bin ich auf folgendes Problem gestoßen - ich glaube, mir hat da bisher eine entscheidende Information gefehlt: 

Bisher dachte ich, beim Suchen von Belegen über die erweiterte Suche kann ich ein Stichwort eingeben und es werden dann die Belege mit dem enthaltenen Stichwort angezeigt, z. B. der Name des Geschäftspartners. Dabei wird die Information aus dem Beleg über die OCR-Erkennung entnommen. 

Anscheinend richtet sich die Suche aber nicht nach dem Inhalt des Beleges, sondern nach den Informationen aus Kanzlei-Rechnungswesen und hier vorrangig aus dem verwendeten Debitor? 

Das macht das Ganze jetzt dahingehend etwas schwierig, da mein Mandant überwiegend einzelne Privatkunden hat, die vielleicht nur eine oder zwei Rechnungen erhalten (Handwerksbetrieb). Für diese habe ich bisher keine einzelne Debitorenkonten angelegt, da das zu aufwendig wäre, sondern habe "Diverse A" etc. genutzt. Das ist allerdings jetzt ein Problem bei der Belegsuche, wenn ich das richtig verstehe. 

Wie ist denn hier die optimale Vorgehensweise in so einem Fall? 

Vielen Dank schon mal für die Antworten! 

LG

Michaela 

[#2 · Accepted solution]

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@GlaserM schrieb:

Anscheinend richtet sich die Suche aber nicht nach dem Inhalt des Beleges, sondern nach den Informationen aus Kanzlei-Rechnungswesen und hier vorrangig aus dem verwendeten Debitor? 

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Das kommt unter anderem auch auf den DUO Bearbeitungsmodus an. Im Falle von Standard werden die Buchungsinformationen aus Rechnungswesen nach DUO zurückgeschrieben und danach kann man dann suchen: Betrag, Konto, Gegenkoto, Geschäftspartner, Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, ... Im Falle von erweitert werden die Beleginformationen, die man als DUO Anwender angegeben hat, festgeschrieben. Etwaige Korrekturen im Rechnungswesen werden dann nicht nach DUO zurückgeschrieben. Zumindest beim Geschäftspartner ist das der Fall.

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@GlaserM schrieb:

Das ist allerdings jetzt ein Problem bei der Belegsuche, wenn ich das richtig verstehe. 

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Wenn man nach Geschäftspartner sucht, dann ja. Dann sollten allerdings andere Beleginformationen (s.o.) helfen.  

[#3 · Accepted solution]

Eine Suche in UO bezieht sich stets auf die Angaben im Belegtext und/oder anderen Beleginformationen, aber nicht auf den Inhalt des Beleges.

Wir haben das zwar auch mit reichlich "Einmalkunden" aber legen stets einen neuen Debitoren an, weil die offene-Posten-Liste auch als solche genutzt werden soll.

Es gibt 70.000 Debitoren zur Auswahl und sollte der Letzte erreicht sein, sind die 10.000er verstorben.

Gerade dann, wenn man digitale Belege, UO und den Automatisierungsservice nutzt, wird die Anlage bereits vorgeschlagen.

Für mich war der Auslöser die "Diversen" bereits vor Jahren auszumerzen, weil die OPOS-Liste keine Aussagekraft hatte und sie einem Chaos glich; heute sieht der Mandant auf den ersten Blick, welche Rechnung von welchem Kunden seit wie vielen Tagen offen ist und kann ggf. erinnern.

Mir ist bewusst, dass dies ihr aktuelles Problem nicht löst, aber sie könnten diesem künftig entgehen.

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Vielen Dank für die beiden Antworten und Erläuterungen zu den Unterschieden der U-Online Versionen! 

Perfekt finde ich die Lösung nicht, ich hätte gehofft, dass die Suche in U-Online da einfach schon mehr kann, aber ich habe damit gerechnet und der Januar ist die beste Zeitpunkt das Buchungsverhalten hier mit den Debitorenkonten  anzupassen. 

Und ja, 70.000 Debitoren sollten gerade so ausreichen 😉

Gruß

M. Glaser 

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Na ja, im Prinzip sind es ja nur 59.999, da die Debitoren bei 10.000 beginnen und bei 69.999 enden. Könnte knapp werden ;-).

Zur Not die Sachkontenlänge von vier auf fünf erhöhen und schon hat man ein paar Debitoren/Kreditoren mehr . . .