Belege speichern

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Hallo zusammen,

wenn ich Belege in UNO hochlade, werden sie auch dort gespeichert. Das kann über die Jahre ganz schön viel Speicherplatz in Anspruch nehmen.

Meine Fragen:

• Ist die Speicherung auf UNO automatisch erfolgt, nachdem ich die hochgeladen habe, oder kann und sollten sie in ein Archiv verschoben werden.
• Ist die Speicherung auf UNO sicher
• Gibt es Alternativen und wenn ja welche?
• wie macht ihr das?

Danke und herzliche Grüße aus Limburg

[#2 · Accepted solution]

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@Hausi71 schrieb:

Ist die Speicherung auf UNO automatisch erfolgt, nachdem ich die hochgeladen habe, 

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 Ja. 

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schrieb:

Ist die Speicherung auf UNO sicher

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Wir sprechen von DATEV. Da sind alle Lösungen zu 100% sicher und DSGVO-kompatibel. 

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schrieb:

Gibt es Alternativen und wenn ja welche?

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Bestimmt aber keine, die sich so schön ins DATEV Ökosystem integriert, meiner Meinung nach. Macht auch einen Beraterwechsel echt einfach. 

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@Hausi71 schrieb:

wie macht ihr das?

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Mit dem Freivolumenrechner. Scans so klein wie möglich scannen und Upload Mail nutzen, um die originalen PDFs der Geschäftspartner ohne Verlust ins UO zu laden. Auf 10 Jahre reicht so das Volumen der DATEV aus. Hat man besonders viele Belege, kommt es drauf an, wo die Daten liegen (beim StB oder auf der eigenen Beraternummer).  

Zur weiteren Info: myDATEV Dokumentenspeichervolumen: mehr Freivolumen - weniger Kosten

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 Das kann über die Jahre ganz schön viel Speicherplatz in Anspruch nehmen.

Wir haben ein Mandat übernommen, die Belege wurden bisher im MB-Bereich hochgeladen. Kann man da rückwirkend was ändern? Ich befürchte nicht. 

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@theo schrieb:

Ich befürchte nicht. 

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Nicht, dass ich wüsste. Ich kenne das Problem. Aber an die MB Belege kommt man ja nicht mehr ran, wenn einmalig festgeschrieben und dank GoBD wird auch DATEV im RZ die Belege nicht mehr anfassen und komprimieren. 

Daher ist es wichtig den Mandanten es gleich zu Anfang "richtig" einzurichten und am besten alle Einstellungen zu sperren oder den Mandanten den € Betrag einmal live zeigen. Sonst wird sich da nichts ändern. Interessiert das Mandant meist nicht die Bohne, was dort hochgeladen wird. Wie auch in E-Mails 100MB Anhänge dran sind 🙄 ständig versuche ich auch ein Paket in den Schlitz vom Briefkasten zu stecken ...  

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Wir haben auch speicherintensive Mandate.

Vor dem neuen Volumenmodell habe ich für große Mandanten eine Mandanten-DVD erstellen lassen, eine ISO auf dem Sicherungslaufwerk und auf einem externen Laufwerk gespeichert.

Diese drei, natürlich immer die ältesten Jahre, dann in Belege online löschen lassen. Die einmalig 50 € für die DVD hat sich da schon z.T. erheblich bezahlt gemacht.

Heute, durch das begrüßenswerte Volumenmodell in Abhängigkeit zu den Online-Diensten bei DATEV, habe ich voraussichtlich die nächsten beiden Jahren nicht mehr den Bedarf auf die DVD; bei einem vielleicht...

Hierfür auch mal ein Lob an die DATEV.

Insofern erst mal prüfen, ob überhaupt Bedarf zum Löschen besteht.

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@deusex schrieb:

Insofern erst mal prüfen, ob überhaupt Bedarf zum Löschen besteht.

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Macht es dann für einen Prüfer auch einfacher, wenn er 1 DUO Topf hat und nicht noch schauen muss: "oh, zu alt, ich muss nun auf der DVD suchen". Dezentrale Ablage von zentralen Informationen, die zusammengehören: keine gute Idee.  

Aber @deusex, ich weiß, was Du meinst und warum und wieso, ohne myDATEV Dokumentenspeicher 😉. Kann deinen Schritt nachvollziehen 👌. 

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Hi, wir hatten da z.T. monatliche Speicherkosten von 20 €, was z.T. auch darauf zurückzuführen war, dass die Belege als Fototapete pixelfrei ausgedruckt hätten konnten 😉

Ist heute nur noch bei einem Bedarf: Altlasten.

Darüber hinaus natürlich nur noch die DVD mit allem Zipp und Zapp für die BP und die betroffenen Jahre. DVD wird nach Prüfung zurückgefordert. Win-Win: Jahre können gelöscht werden, BP ist durch und das Archiv im Haus auf DVD, Server oder Mandanten-Wolke.. however.