Bei DUO upload wird die Fußzeile vom Beleg abgeschnitten

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Da es das praktische Scan-Modul ab Oktober nicht mehr geben soll, habe ich heute die in DUO integrierte

Belege Upload Möglichkeit angeschaut.

Die Scans machten zuerst sogar einen besseren Eindruck von der Auflösung als bisher.

Allerdings fiel mir dann auf, dass einfach mal bei jedem Beleg die Fußzeile abgeschnitten, nur zum Teil gezeigt wird.

In der Fußzeile stehen aber meistens die wichtigen Daten wie Bankverbindung, SteuerID usw., was mir

somit den ganzen Vorgang ziemlich erschwert hat.

Gibt es eine Erklärung und evtl. eine Lösung dafür?

Leider habe ich zu meinem Scanner keine eigene zuverlässige ScanSoftware.

Bin etwas am zweifeln, wie es zukünftig weitergehen soll.

Viele Grüße

[#2 · Accepted solution]

Also klickst Du unter www.datev.de/upload auf den scannen Button? 🤔 Wenn ja: Das ist ab 10/2022 auch tot. Kündigt DATEV auch ab. Zurecht, wie Du feststellst. 

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@Forelle schrieb:

Bin etwas am zweifeln, wie es zukünftig weitergehen soll.

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Auf das scannen so gut es nur geht verzichten und statt Papier alles möglichst schon digital vorliegen / zuschicken lassen.  

Wenn Du wirklich noch scannen musst, weil es keine tolle Software gibt: www.digitastic.de von @tpfauter nutzen. Läuft. Ist vielleicht nur nicht so schnell selbsterklärend aber wenn man's einmal verstanden hat, passt das und die Belege landen dank Schnittstelle auch gleich im DUO und müssen nicht nochmal in einem weiteren Schritt hochgeladen werden 👍. Und: kostenlos dazu. 

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Na super 😞 hatte ich bisher nicht so verstanden, dass die Funktion somit auch verschwindet. 

Da funktioniert das Scan-Modul ja 100x besser 🙂

Leider kann ich auf Scannen überhaupt nicht verzichten. Ich bekomme zwar die meisten Rechnungen per Mail als pdf, nur muss ich alle Rechnungen erst drucken, um sie anschließend händisch bearbeiten zu können (Wareneingangsstempel ausfüllen, evtl. Notizen, Unterschriften)

Anschließend lade ich alle Rechnungen hoch.

Mir gefällt dieses Vorgehen selbst nicht. Nur leider weiß ich nicht, wie man die Schritte umgehen könnte.

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@Forelle schrieb:

Nur leider weiß ich nicht, wie man die Schritte umgehen könnte.

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Den Prozess von Anfang bis Ende ganz digitalisieren. Sind da noch andere Personen außer Dir im Spiel? Dann muss man schauen, wie man die digital am Prozess teilhaben lässt, um das Drucken zu umgehen. Notizen zum Beleg kann man in DUO erfassen, die auch der Buchhalter beim Buchen einsehen kann. Du kannst mit DUO auch schon nahezu alles fertig machen und dem Beleg ein Konto zuweisen, wenn man soweit gehen will. Dann spielt sich die FiBu nur die Daten ein und ist in 98% der Fälle fertig, wenn man gut vorgearbeitet hat. 

Unterschriften sind Freigaben? Da gibt es von DATEV die Belegfreigabe online. Soll es aber automatisierter und mit mehr Funktionen sein, ist www.flowwer.de einen Blick wert. Oder Du fragst mal den @larsboehnke von www.candis.io 😉. 

Wenn Du alleine bist, kannst Du das meines Wissens nach alles in DUO abbilden.  

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Ja auf jeden Fall den ganzen Prozess digitalisieren. PDF Rechnungen auszudrucken und dann wieder einzuscannen ist ja auch gar nicht GoBD konform. Digitale Belege müssen originär digital aufbewahrt werden. Kann man mit allen drei genannten Lösungen erreichen. Gerade wenn die meisten Rechnungen per PDF schon per Email ankommen, macht das ja absolut Sinn. Da kann man dann einen schönen, durchgängig digitalen Prozess haben. Bei konkreten Fragen gerne melden.

[#6 · Accepted solution]

gar nicht GoBD konform

Mein Post gehört zwar nicht zum urspr. Thema von forelle, aber ich kann nicht erkennen, daß der Prozess grundsätzlich nicht GoBD-konform sein soll.

Richtig ist, daß eingehende elektronische Buchungsbelege in dem Format aufbewahrt werden müssen, in dem sie empfangen wurden (siehe BMF Schreiben vom 28.11.2019 "GoBD", Rn 131).

Richtig ist auch, daß es "digitalere" Prozesse an dieser Stelle gibt, gar keine Frage.

Forelle schreibt aber nicht, daß die elektronischen Belege nicht im Ursprungsformat aufbewahrt werden, sondern nur, daß die elektronischen Belege ausgedruckt und wieder eingescannt werden.

Wenn forelle den Bearbeitungsprozess ordentlich in einer Verfahrensdokumentation beschreibt und klar und deutlich ist, wann und wie der Ursprungsbeleg bearbeitet wurde, würde dies nach meiner Einschätzung den GoBD grundsätzlich nicht entgegenstehen.

Es ist zwar mehr eine Analogie, aber in Rn. 139 der o.g. GoBD steht: "Sofern aus organisatorischen Gründen nach dem Erfassungsvorgang (Anm.: gemeint ist die bildliche Erfassung von Papierdokumenten) eine weitere Vorgangsbearbeitung des Papierbeleges erfolgt, muss nach Abschluss der Bearbeitung der bearbeitete Papierbeleg erneut erfasst und ein Bezug zur ersten elektronischen Fassung des Dokuments hergestellt werden (gemeinsamer Index)."

Ob und ggf. wie in DUO ein solcher Bezug herstellbar ist, weiß ich nicht, da kommen jetzt wieder die Fachleute zum Einsatz - ich wollte nur einen Alternativgedanken zu "nicht GoBD-konform" aufzeigen.

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Das ist richtig. Habe hier etwas vorweg gegriffen. Habe in der Praxis allerdings noch nicht erlebt, dass Unternehmen sich zuverlässig und konsequent um ihre E-Mail Archivierung kümmern. Die E-Mails müssen ja dann auch unveränderbar gemacht werden. Ist aber natürlich möglich, dass sich um die E-Mail Archivierung hier sauber gekümmert wurde.

[#8 · Accepted solution]

Dann will ich nur noch kurz ergänzen (für den Fall, daß das noch wer anders außer uns beiden hier liest 🙂 ) :

Die Email-Archivierung ist nicht allein deshalb erforderlich, weil man seine (Eingangs-)Rechnungen per Email erhält. Es ist jede einzelne Email zu beäugen.

Wenn die Email lediglich "Transportmittel" ist, ist sie nicht aufbewahrungspflichtig (siehe "GoBD", Rn 121). Das wäre z.B. der Fall bei einer Email mit Inhalt "Anbei erhalten Sie meine Rechnung." --> lediglich die angehängte Rechnung ist aufzubewahren.

Erst wenn die Email z.B. Belegcharakter hat, ist sie aufbewahrungspflichtig. Das wäre z.B. eine Formulierung wie "Anbei meine Rechnung und zusätzlich 15% Rabatt auf den Rechnungsbetrag brutto." --> Email und Rechnung sind aufzubewahren.

[#9 · Accepted solution]

Macht doch nicht so ein Tohuwabohu drum, wenn es einfache, technische Mittel zur Umsetzung gibt: Archivierung von E-Mails

Die Telekom ist hier nur Reseller und spielt keine Rolle. M365 + Exchange Online Plan 2 oder Plan 1 mit der zusätzlichen Option; jemand, der das einmal einrichtet und fertig aus 😉. Per Regel kann man sicher auch sagen: E-Mail > 10 Jahre: löschen und sonst nach Regel X aufbewahren. Im Postfach selber liegen nur aktuelle E-Mails und per Regel werden alle Mails ins Archiv verschoben, dass Microsoft vom Volumen nicht berechnet.