Bank Online Blege zuordnen alte ausblenden

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Immer schlauer werdend: die Belegzuordnung habe ich als Anfänger bisher gescheut, keine Lust... Das Steuerbüro schreibt für seine Suche-Anforderungen aber "gute" Rechnungen.

Also steige ich -zu spät- da ein und suche ein flottes Verfahren: ich würde gerne die Zuordnungskriterien priorisieren: Rechnungsnummer zuerst. Geht das?

Und: weil ich das im letzten Jahr nicht gemacht habe, vagabundieren auch alte Belege in die ellenlange Vorschlagsliste. Kann man die global ausblenden, dauerhaft? Ist ja erledigt. Ich behelfe mir zwar mit eine Datumseingrenzung im Such-Kopf, aber das hilft nicht recht...

Und: die Ansicht des Gesamtbeleges brauche ich kaum, da wäre eine Listen- statt Bildansicht im rechten Bereich praktischer, geht die Auswahl schneller.

Danke für Hilfe

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Der Berater möge mit OPOS arbeiten, den ASR einschalten und dann entfällt auf beiden Seiten das manuelle Zuordnen zum großen Teil. Mandanten beim @jjunker machen das schon länger nicht. 

Da braucht auch Dein Berater ein Update, wie man in 2024 effizient Software nutzt statt nur Arbeit auf Dich zu verlagern. 

Hast Du noch Papierrechnungen und scannst ein? Auch das kann man optimieren. 

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Danke für die Antwort. 90% aller Rechnungen kommen per eMail. Allerdings macht es Probleme, die Mails lückenlos und automatisch aufzubereiten. In Thunderbird wird alles mit "Rechnung" im Betreff und einem Anhang zerlegt und der Anhang in ein "Vorzimmer Upload" geschoben. Dort schaue ich mal drüber und verschiebe in den Upload-Ordner. Leider nehmen manche Lieferanten dann auf einmal die private eMail-Adresse, oder die von der Filiale, oder der Betreff entspricht nicht dem Filter. Oder der Anhang ist irgendwie gezipped, woanders...die 10% fehlenden machen richtig Arbeit. Das Büro bucht ja nur die vorkontierten bereitgestellten, dann erst merken die (und melden mir), dass da welche fehlen. Okay, kann ich wie früher auch anhand der Kontoauszüge mit Haken, Kringel und Fragezeichen auf dem Papier begleiten...doof. ASP auf meiner Seite hilft den Lücken nicht ab. Und auf StBüro-Seite ist es leider zu spät, dort werden dann die lästigen Rückfragelisten erstellt.

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@RichWeich schrieb:

Dort schaue ich mal drüber und verschiebe in den Upload-Ordner.

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Was für ein Upload Ordner? DUO kann die E-Mails mit PDF Anhängen automatisch übernehmen. Dann würde ich eher in DUO prüfen und löschen, was wirklich Müll ist. 

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@RichWeich schrieb:

Leider nehmen manche Lieferanten dann auf einmal die private eMail-Adresse, oder die von der Filiale, oder der Betreff entspricht nicht dem Filter. 

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Beharrlich drauf hinweisen, dass IT kein Spielplatz ist und wenn alle von KI reden, man zumindest automatisieren möchte, was nur mit Standards geht. Zur Not mit Kündigung rechnen und sich Alternativen suchen, wenn möglich.

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@RichWeich schrieb:

Oder der Anhang ist irgendwie gezipped

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Hat mit IT Standards nicht zu tun bzw. stelle doch mal ein, dass E-Mails mit ZIP Anhängen aus Sicherheitsgründen automatisch verworfen werden 😉. 

Gut, bei den Problemen wird die E-Rechnung nach Plan tatsächlich helfen. Ich bin sehr gespannt, ob dass diese Probleme der Vergangenheit angehören. Ich sage: nein. 

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@RichWeich schrieb:

Das Büro bucht ja nur die vorkontierten bereitgestellten

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Dann nutzt Du DUO im Bearbeitungsmdous erweitert? 

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@RichWeich schrieb:

dann erst merken die (und melden mir), dass da welche fehlen.

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Das klingt alles sehr stark nach Prozessoptimierung bzw. den erstmal aufschreiben, Potentiale erkennen und Veränderung. Klingt nicht so, als ob sich dein Berater damit jemals beschäftigt hat bzw. will, wenn es nur deine Daten möglichst vollständig möchte. Wie Du das selbst verbessert - deshalb fragst Du hier an. 

Aber deine ursprüngliche Anfrage hat eigentlich ganz andere Ursache. Ich bin eher der Typ, der die Ursachen repariert anstatt am Symptom zu doktern. 

Geändert von DATEV am 16.04.2024 aufgrund von Verstoß gegen Nutzungsbedingungen und Datenschutz (Kapitel 5, werbliche Beiträge). Weitere Informationen: Werbung in der Community.

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@RichWeich kein Mandant muss Belege in Bank online zuordnen.

Wir haben einen der es macht weil er möchte. Uns bringt das einen kleinen Nutzen. Er hat zwei Kunden die zahlen in Sammeltzahlungen (Vogel wild mal mit mal ohne Skonto) da ist es tatsächlich hilfreich wenn die Zahlungsavise am Bankumsatz hängen. Das sind 6-8 Belege von über 150 welche er dort zuordnet.

Den Rest buchen wir OPOS (Offene POSten) .

Wenn ihr Berater Sie tatsächlich dazu nötigt die Belege alle anzuhängen sehe ich darin ein starkes Indiz, dass er Fortbildungsbedarf hat.

Digitales Arbeiten ist nicht den analogen Prozess nachzubauen, sondern den Rechner unnötige Standardarbeit erledigen zu lassen.

Besser noch diese Arbeiten komplett obsolet werden zu lassen.

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Ein Verständigungsproblem vor allem: ICH weiß nicht, wie es im Steuerbüro auf dem Bildschirm aussieht, und dort wissen sie nicht, wie es bei mir aussieht.

Ich werde nicht zur Zuordnung genötigt, mir scheint aber, dass der korrekte und gepflegte Ablauf am besten so geht: ich ziehe die Bankdaten in Belege online, parallel/davor/danach (?) bearbeite ich die hochgeladenen Rechnungen VOR DER BEREITSTELLUNG. Wenn ich dann die Bankliste durchgehe und alle dortigen Buchungen ihre Belege haben, stelle ich den Stapel bereit. Dann könnte das StrBüro buchen ohne Rückfragen / fehlende Belege. Und eben dazu dachte ich, dient die Zuordnung. Ein erleichternde Voraussetzung scheint mir, wenn das Büro beim Buchen eben alle Beleg auch zuordnet (scheint mir logisch). Dann tauchen sie nicht mehr in meinem Auswahlfenster rechts auf, das sind dort nämlich manchmal echt viele, schön als Bild, nicht als Liste. Wenn ich dort die nackten Daten sehen würde (einstellbar?), ginge das auch schneller.

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@RichWeich schrieb:

Ein Verständigungsproblem vor allem: ICH weiß nicht, wie es im Steuerbüro auf dem Bildschirm aussieht, und dort wissen sie nicht, wie es bei mir aussieht.

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Unternehmen online sieht auf allen Seiten immer gleich aus. Was Du nicht kennst, ist die Ansicht, wie Deine Belege final verbucht werden, um eine UStVA machen zu können.  

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@RichWeich Belege bearbeiten hilft der Kanzlei tatsächlich. Also wenn diese Sorgfältig bearbeitet sind.

Alles was die OCR Ihnen nicht vorschlägt muss sonst die Kanzlei erfassen.

Belege zuordnen ist absolut nicht erforderlich. 

Sie frickeln gerade die Pfeile dran. (Zuordnung)

Oder der Rechner stellt die Verbindung Anhand eines eindeutigen Merkmals her: in diesem Fall die Rechnungsnummer:

Beleg wird mit Rechnungsnummer durch die Kanzlei erfasst. i

In den Bankdaten steht die RE 1234 und der Rechner sortiert automatisch auf dem Kreditoren Konto zu.

Neben der Rechnungsnummer gibt es noch weitere Faktoren.

Betrag IBAN des Zahlungsempfängers (Telekom wird immer identisch sein. Also wird Geld was an die Telekom geht aufs Telekomkonto (Kreditorenkonto) gebucht. Wenn von dort auch noch eine Buchung in gleicher Höhe ans Aufwandskonto Telefon erfolgt ist kann man auch ausziffern. )

Am Ende des Monats bekommen Sie eine automatisch rausfallende OPOS Liste auf welche steht, dass Sie verpennt haben zwei Rechnungen hochzuladen....

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@Franziska_Pfadenhauer schrieb:

Geändert von DATEV am 16.04.2024 aufgrund von Verstoß gegen Nutzungsbedingungen und Datenschutz (Kapitel 5, werbliche Beiträge).

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Bin gespannt, wann der erwähnte Partner vom Marktplatz fliegt 😅. Ich hoffe, ich bin dann nicht Schuld. Wie die Steuerberaterverbände: besser gegen ⚔️ den Stefan Homburg anstatt auf seinen offenen Brief antworten und zusammen für die Branche was starten. 

Die Welt ist ein Irrenhaus 😅. Ich kapier's nicht.