Auslagerechnungen

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Ich möchte unsere Belege in DATEV UO korrekt zuordnen. Aktuell habe ich eine Frage zu Auslagerechnungen:

Ein Mitarbeiter hat für unser Büro Tee und Kaffee gekauft und diese Kosten zunächst privat aus eigener Tasche bezahlt. Nun stellt sich für mich die Frage:

• Soll ich diesen Beleg unter Auslagerechnungen hochladen?

• Wir möchten dem Mitarbeiter die Auslagen auch erstatten – wie erfasse ich den Beleg am besten, damit ich später im Zahlungsordner die Erstattung an den Mitarbeiter direkt vornehmen kann?

Dankeschön!

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Da "Auslagerechnungen" eine völlig individuell eingerichtete Belegart ist, sollten Sie dies mit dem zuständigen Steuerberater klären, wie damit umgegangen werden soll.

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Danke für die Rückmeldung. Unser Steuerberater sagt, wir sollen nur in der Notiz vermerken, wer bezahlt hat.
Wie kann ich aber die Rückzahlung an den Mitarbeiter so erfassen, dass sie im Zahlungsverkehr/Überweisungsordner erscheint?
Muss ich den Mitarbeiter als Kreditor/Lieferanten anlegen, oder gibt es dafür eine andere empfohlene Vorgehensweise?

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Wir haben für Mitarbeitererstattungen ein  kleines Formular, wo sie die Belege anheften, ihre Kontonummer eintragen  und vom Vorgesetzten gegenzeichnen lassen.

Ich buche es als  Eingangsrechnung, Kreditor ist Auslagenerstattung, fertig. Dann wird in DUO eine Überweisung fertig gemacht, damit der Mitarbeiter sein Geld zurück bekommt.

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Das ist ein Individueller Fall, den Sie mir Ihrem Steuerberater absprechen sollte. Dieser wird sich dort sicherlich bei der Umsetzung etwas gedacht haben.

Wir handhaben das bei unseren Mandanten entweder über die Kasse oder ganz normal über das Konto.

Läuft es über die Kasse, bekommt der Mitarbeiter sein Geld, wenn er dafür bei der Person die die Kasse führt den zugehörigen Beleg abgibt.

Läuft es über die Bank wird ein eigen Belegerstellt, dass die Mitarbeiterin den Betrag für den Beleg ausgelegt hat (inklusive original Beleg) und daraus eine Überweisung erstellt.