@christian_swonke schrieb:
Hallo Community,
ich habe seit kurzem meine Buchhaltung an meinen Steuerberater übergeben und bin von Rechnungswesen compact auf Unternehmen online umgestiegen bzw. umgestellt worden.
Hierüber stelle ich meinem Steuerberater nun meine laufenden Belege zur Verfügung.
Nun bin ich gerade am überlegen ob ich parallel dazu - wie bisher gewohnt - meinen analogen Belegordner führe oder ob ich mir diese Arbeit sparen kann. Immerhin sind alle Belege in Unternehmen online verfügbar.
Wie lange hat man Zugriff auf Unternehmen online wenn man bspw. den Anbieter oder Steuerberater wechseln würde? Behält man für 10 Jahre eine Art lesenden Zugriff?
Immerhin muss ich bei Bedarf ja 10 Jahre auf Belege zugreifen können.
Oder wird bei Anbieterwechsel eine Art "Archiv" erstellt und einem zum Download zur Verfügung gestellt?
Im Umkehrschluss: Verzichte ich auf meinen analogen Belegordner (spart Zeit und schont die Umwelt), dann kann ich doch eigentlich meine wenigen Rechnungen im Papierformat direkt vernichten, nachdem ich diese digitalisiert und in Unternehmen online abgelegt habe oder?
Eventuell hat hier jemand ein paar "best practices" für mich parat...
Gruß und Danke
Christian
Das sollte Ihnen eigentlich Ihr Steuerberater mitteilen, die Kurzform ist: Sehen Sie zu, dass alle Eingangsrechnungen digital ins Unternehmen kommen, dann brauchen Sie nichts mehr aufzubewahren.
Ich hab dazu auf unserer Homepage ein paar wichtige Eckpunkte unter dem Thema "GOB" zusammengetragen, ich kopiere einfach mal meinen Homepage-Eintrag:
Aufbewahrungspflichten – Wie
Es ist der (1) Ausgangsbeleg (2) unveränderbar aufzubewahren.
Bedeutet:
- Digitale Rechnungen sind digital aufzubewahren, analoge Rechnungen grds. analog.
-> Wird also nur der Ausdruck einer PDF-Rechnung aufbewahrt, darf keine Vorsteuer gezogen werden. - Speichern z.B. in einem Verzeichnis auf der Festplatte reicht dann nicht aus, wenn die Datei später ohne weiteres gelöscht/verändert werden kann.
-> Notwendig ist ein Dokumentenmanagementsystem (DMS), welches die Datei nicht „physisch“ löscht.
-> Abhilfe: Unternehmen online beinhaltet ein solches DMS und ist bei uns stets Teil der digitalen Buchführung.
Entscheidend ist also, dass die Belege so aufbewahrt werden, wie sie gekommen sind.
Papier dementsprechend in Papierform,
digitale Belege in digitaler Form.
