Übertragung von digitalen Belegen an andere Mandanten

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Wer kennt das nicht? Da hat man einen Mandanten endlich dazu gebracht, die Digitalisierung seines Unternehmens voranzubringen und schon scannt er munter los und lädt alles hoch, was nicht bei 3 auf den Beinen ist. Blöd natürlich, wenn der Mandant aus mehr als nur einem Rechnungswesenmandat besteht. So landet der ein oder andere Beleg in der Cloud eines falschen Mandanten.

Und ganz unabhängig von all der Trennung, die selbstverständlich erwartet werden muss: Der Mandant oder sein Berater/deren Angestellten haben Rechte, um zwischen den Firmen zu wechseln. Also gibt es dann einen armen Tropf, der die Belege lokal zwischenspeichert, aus dem Posteingang löscht und bei Mandant 2 bis 21 wieder hochlädt.

Und da stelle ich mir schlicht die Frage: Wieso gibt es da keine Art Belegtransfer? Eine Option, in der ich Belege tatsächlich auf eine andere Mandantennummer übertragen kann? 

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Trocken gesagt: Weil der Mandant "lernen" soll sauber und akkurat zu arbeiten und nicht einfach alles wild kreuz und quer zu scannen und "irgendwo" hochzuladen. 

Ihre Frage ist nicht die erste dazu. Es gibt schon etliche andere Mitstreiter, die das gleiche wollen - DATEV sich drauf aber nicht einlässt. Zu Recht in meinen Augen. Irgendwas "ohne Verstand" zu tun und den Mandanten im Trügerischen zu lassen, dass er ja alles richtig super gut macht und der StB nachher dasitzt und alles nochmal neu zuordnen muss und die Zeit dazu ggf. noch dem Mandanten in Rechnung gestellt wird, weil am Beginn der Kette schon unsauber gearbeitet wird, halte ich für fraglich. 

Wenn es einige wenige Belege sind, kann man das Original ja runterladen und via upload online nochmal neu hochladen. Bei allem anderen muss man den "Fehler" beseitigen statt sich einen Workaround zu schaffen, den der Mandant am Ende noch ausnutzt und nur noch alles zur Firma #1 hochlädt, weil der StB ja den Rest schon macht. 

Und wenn es öfter vorkommt, muss man schauen, wie man das technisch lösen kann, dass er im besten Falle nur noch 1 Button drücken muss und der Rest automatisch geht. Welche Firma und welcher Belegtyp das sind, das sollte ja machbar sein und wenn der Button zum Scannen auch so heißt, ist die Gefahr geringer als andere Lösungen. 

Und hilft auch das nicht, möge er besser alles wieder so vorbeibringen, wie er es gewohnt ist und Sie scannen für ihn dann gleich richtig ein. Spart Zeit und Nerven auf beiden Seiten. 

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Hat Ihr Mandant die Belege in einer Schuhschachtel bunt gemischt gebracht? Wenn nein fragen Sie ihn warum er jetzt eine digitale Schuhschachtel anfängt. Und ob er die Belege bei einem Stundensatz von xyz,xx Euro nicht lieber selber sortieren möchte.

Vergütungsvereinbarung: jeder bei einem falschen Mandanten hoch geladene Beleg x,xx Euro Bearbeitungsgebühr. Bewirkt auch Wunder.

Alleine schon weil dann dem Mitarbeiter in der Kanzlei leichter ein Fehler passieren kann halte ich davon nichts. Aktuell ist das ein sehr bewusst durchzuführender Prozess, mit zwei Mausklicks Belege zwischen Mandanten verschieben können? Das schreit nach Fehlern.