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Zeiterfassung Urlaubsplanung in MS365 - kennt jemand eine App/Software?

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letzte Antwort am 28.08.2022 10:24:45 von metalposaunist
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Michael-Renz
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Hallo Community,

 

wir setzen seit Jahren in der Kanzlei eine Zeiterfassungssoftware mit Urlaubs- bzw. Abwesenheitsverwaltung und den vielen unterschiedlichen Arbeitszeitmodellen der Mitarbeitenden ein. Die Software ist mehr als in die Jahre gekommen und ich hab mich mal (auch auf DATEV-Marktplatz) umgesehen.

 

Meine Anforderung wäre eine vollständige Integration in MS365 - also zB. Urlaubsgenehmigungsprozess in TEAMS / SharePoint und Darstellung der Abwesenheitszeiten im MS-Kalender, inkl. Signalisierung wenn Homeoffice stattfindet und Ein- bzw. Ausbuchen über App und am PC. Sowie eine vernünftige Auswertung aus diesen Daten, die den Anforderungen des Arbeitszeitgesetzes und der Hinweispflicht auf evtl. Urlaubsverfall etc. gerecht wird.

 

Kennt jemand so ein Tool (für MS365) und hat ggf. Erfahrung?

 

 

Vertrauensarbeitszeit ist bekannt - dazu brauch ich keine Tipps.!!

 

 

Beste Grüße
RA Michael Renz, Stuttgart
metalposaunist
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Schließe mich der Suche an. 

 


@Michael-Renz schrieb:

Darstellung der Abwesenheitszeiten im MS-Kalender, inkl. Signalisierung wenn Homeoffice stattfindet und Ein- bzw. Ausbuchen über App und am PC.


Naja, Outlook kann ja auch nur 5 Kalender sinnvoll anzeigen, oder? Und so eine große Übersicht gibt es wohl nur mit Zusatztools, die die Kalender auslesen und als HTML im Browser lesend darstellen. 

 

Ich habe aber mit HRworks gut gequatscht 😀 und dort lässt sich ein Urlaubsprozess wirklich smart abbilden und wenn genehmigt, landet der Urlaub auch im Kalender des Mitarbeiters. HRworks spricht dabei direkt mit Exchange online. personio kann das nur mit Mittelsmann (Cronofy B.V., DSGVO und Co. wieder 1 mehr im Boot). 

 

Auch HO Zeiten kann man eintragen und auch nach einer Regel. Bei personio macht man sowas alles zu Fuß. Jeden MO HomeOffice? 4x das gleiche im Monat machen; bei HRworks wenige Klicks. 

 

Ein- und Ausbuchen kann man sich im Browser. Geht auch mobil am iPhone ganz ohne App, weil HRworks responsiv ist 😍. Und dank "eigenem" Kalender, der übersichtlich alles darstellt, weiß man gut, wer wo ist. 

 

Ob man das in Teams so abbilden kann? So ein Urlaubsprozess ist schon kein Zuckerschlecken, weil man z.B. auch beachten muss, was passiert, wenn der Genehmiger mal selbst im Urlaub ist? Kann dann kein anderer Mitarbeiter in Urlaub gehen oder beantragen? Also braucht es dann eine Delegierung, dass der Stellvertreter des Genehmigers auch genehmigen kann. Und da gibt's sicher noch x andere Beispiele. 

 

Teams Integration gibt es bei HRworks nicht; bei personio schon. Was die kann, kann ich mangels Erfahrung aber nicht sagen.

 

EDITH: In meiner alten Kanzlei hatten wir ein paar Tools von Lösungen für Microsoft Outlook Exchange Office365 Teams Integrationen im Einsatz. Ob das aber die eierlegende Sau ist?!

#EmpoweringPeopleInTechnology – Daniel Bohle
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Michael-Renz
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Hallo Daniel @metalposaunist ,

 

ich hab mir Reiner Timecard 10 und Personio jeweils als Testaccount zugelegt und ein paar Tage damit „gespielt“ 

sowohl von der Optik als auch der Usability überzeugt mich Personio deutlich mehr als Reiner Timecard 10 - allerdings ist das Preismodell auch anders und etwas teurer.

Mit Personio ist eine API zu Teams, dem MS365-Kalender und LODAS möglich. MS Teams und Kalender kann ich im Testaccount schon anlegen. DATEV offenbar nicht!? 
Der Onboardingprozess bei Persiono (also der zu Erklärung der Software) ist mal richtig klasse. Da kann man nur den Hut ziehen. 
Nachdem ich mich dort als Interessent gemeldet habe, wurde

  • (wie bei Reiner) die Möglichkeit eines Testaccounts eröffnet. Bei Reiner ist das ein Account, der alle paar Tage wieder „geleert“ wird - für einen groben Einblick reicht es.Dann war bei Reiner Schluss.
  • bei Personio ist es ein 14Tage-Account der zwar mit Spieldaten gefüllt ist, aber den man mit seinen Anforderungen ergänzen oder unter Löschung der Spieldaten befüllen kann und der bei Vertragsschluss (falls gewünscht) bestehen bleibt.
  • bei Personio wurde ich via Chat kontaktiert und auf konkrete Fragen hin wurde ein Kundenbetreuer genannt der paar Tage später einen 30 min-Videocall mit mir machte und Details erklärt hat bzw. Anforderungen „abgeklopft“ hat. Als er checkte, dass ich STB/ RA bzw. DATEV-Mitglied bin, vermittelte er ein spezielles Personio-DATEV-Team.
  • dort nochmal 45 min Details und klasse DATEV-Konditionen erklärt bekommen und der Testaccount (war zwischenzeitlich fast abgelaufen) nochmal auf 14 Tage verlängert.

 

Was soll ich sagen - das Angebot von Personio und der Service hat mich echt überzeugt - unsere DATEV könnte sich da locker eine GANZ DICKE SCHEIBE ABSCHNEIDEN. Wenn ein Personio-Erstkunde von denen an DATEV vermittelt würde, wäre der „DATEV-Ernüchterungsprozess“ massiv. Hab mich seit langem mal wieder als Kunde „willkommen gefühlt“.

 

Es gibt zwar evtl noch einen Knackpunkt beim Personio-Account der in einer speziellen arbeitsvertraglichen Regelung bei uns liegt, die ich bisher nicht abbilden konnte - aber wenn das lösbar ist (und sei es durch einvernehmliche Änderung unserer Arbeitsverträge) wäre ich von Personio bisher komplett überzeugt.

 

Langer Rede, Kurzer Sinn — ich würde jedem Personio zumindest für den Test, ob’s passt unbedingt empfehlen.

 

Und zu guter letzt (kann ich mir jetzt echt nicht verkneifen) - Personio kann’s schlicht „besser als DATEV“ und mit der Marktplatzstrategie und der Unklarheit, welchen Markt denn DATEV nun wirklich (und so wie früher richtig perfekt bedienen will) wird für DATEV-Wechselwillige die Tür meilenweit aufgerissen ( @bodensee  - das schmerzt mich als DATEV-Verheirateter seit mehr als 40 Jahren - und länger, als mit meiner Frau - sehr.

Beste Grüße
RA Michael Renz, Stuttgart
bodensee
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Tja Herr Renz, 

 

ich fürchte das sind die Erfahrungen mit neuen Firmen 😀

 

Ich hatte das Thema mit Telefonanlagen Pascom (perfektes Onboarding, grandioser Support). Finmatic , Fastdocs, Teamdrive. 

 

Überall das gleiche Bild- a) Erreichbar b) sehr schnell das Mitarbeiter entweder via Video oder Telefon verfügbar. Finmatics ist dann doch nichts für mich gewesen aber das habe ich bereits am Telefon mit Finamtics erfahren und auch das war kein Problem .  

 

Deshalb befürchte ich - und ja auch bin seit 1980- mit Datev unterweg, davon 30 Jahre als Genosse- das zum einen die Startups die Datev rechts und links überholen und zum anderen junge neue Kollegen/Kolleginnne sich für andere Lösungen entscheiden. 

 

Ein paar Mandanten die selbst in Lexoffice buchen habe ich, was mich als Datev Anwender fasziniert sind die Suchmechanismen der Belege und die Geschwindigkeit in der die Belege gefunden werden und in einer kleinen Vorschau angezeigt werden ein klick und der Beleg ist Formatfüllend auf dem Bildschirm.  Das mit UO zu vergleichen da hat UO nicht die Spur einer Chance. 

 

Ich nutze das deswegen wenn ich Jahresabschlüsse erstelle, ziehe ich mir die Belegbilder nicht nach Datev sondern schaue Sie mir mit dem STB Zugang direkt in der Cloud von Lexoffice an. 

 

Grüße vom wunderschönen Bodensee
U.K.Eberhardt
metalposaunist
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Hallo @Michael-Renz,

 

so unterschiedlich können die Erfahrungen mit ein und der selben Lösung / Anbieter ausfallen 😋.

 

Ich will nicht wieder der Miesepeter sein aber der Lobhuldigung muss man auch ein paar Punkte entgegensetzen - finde ich. Die Medaille hat immer 2 Seiten. 

 


@Michael-Renz schrieb:

Mit Personio ist eine API zu Teams, dem MS365-Kalender und LODAS möglich.


Eine API nach LODAS gibt es aktuell noch nicht. Daran wird gerade gearbeitet. LODAS arbeitet auch nur mit klassischen ASCII Daten, die dann übers RZ kommen statt via E-Mail oder anderen Wegen. Die M365 Anbindung an Kalender ist nur mit einem Dritten im Bunde (Cronofy B.V.) möglich. Muss das sein? 🤔

 

@Michael-Renz: Wenn Du eine smarte Möglichkeit findest, die Urlaubstage und "allg. Verwaltung nach DATEV" automatisiert ohne Doppeleingabe zu ziehen, weil man in DATEV seine 40 Wochenstunden pflegt, bitte ich um dringende Mitteilung. Wenn es mit M365 geht: umso besser. Dann hättest auch Du wohl Wege gefunden, auf die personio nicht kommt. 

 

Ja, man könnte DATEV als zentrales Zeiterfassungstool auch weglassen und auf personio umsatteln aber wenn an DATEV noch ingentis hängt, die einem Auswertungen aus EOcomfort ziehen, damit man schnell weiß, wer wann wo noch Kapazitäten hat (DATEV Ökosystem 😉), damit man gleich entscheiden kann, wer z.B. Neumandate betreut, braucht man wieder DATEV EOcomfort und dort auch den Urlaub; sonst sagt ingentis: Du hast da ein 3W Zeitloch. 

 

Genau deshalb wird personio bei uns in der Kanzlei nicht wirklich akzeptiert, weil wir bei uns vieles doppelt machen. Und wenn Du personio nutzen möchtest für: wer ist wo, darf man "HomeOffice jeden MO" halt 4x im Monat manuell eintragen. Eine Regel gibt es nicht. 

 

Ich habe eine E-Mail an DATEV und personio geschickt, um den Prozess bzgl. LODAS Export > personio Import zu ändern. Keinerlei Antwort. personio kann mit einem ASCII Export aus LODAS nichts anfangen. Ich habe dann mit Excel den ASCII Export nach XLSX überführt, so wie es sich personio wünscht. Ich hätte gern mein KnowHow kostenlos weitergeben: interessiert wohl keinen. 

 

Ich wollte einen Termin mit DATEV, personio und anderen Kanzleien, wie unsere, damit auch Kanzleien das volle Potential zusammen mit DATEV nutzen können: bisher keine Reaktion mehr. Warte seit Monaten auf den Termin. Habe 1x nachgefragt. Und als Kanzlei zahlt man im 2. Jahr die DATEV Schnittstellen. Ein komisches Signal, wenn man als Kanzlei sein Mandanten personio empfehlen soll und daher selbst mit personio in der Kanzlei "spielen" und probieren muss, wobei man als Kanzlei aber selbst diese Schnittstellen ggf. gar nicht aktiv nutzt, weil ANO z.B. noch immer günstiger und flexibler ist. 

 

Und: Wenn man mobil denkt, bracht man bei personio die App, weil der Login nicht responsiv auf dem iPhone ist. Dann geht's wieder mit beruflicher App auf privaten Smartphone los. Dann eigentlich ein MDM, damit's zu 100% sauber ist. HRworks ist responsiv. Am Smartphone einloggen und Urlaub, krank oder HO eintragen. 

 

Also: Es hat alles ein Für und Wider und am Ende muss jeder selbst wissen, welche Lösung für einen selbst die Beste ist und die wirklich hilft und nicht mehr Arbeit als vorher macht. Aber so wirklich rund  und auf voller Linie überzeugt mich das nicht. Von geil sind wir da noch ziemlich weit weg. 

 


@Michael-Renz schrieb:

Und zu guter letzt (kann ich mir jetzt echt nicht verkneifen) - Personio kann’s schlicht „besser als DATEV“


Für mich keine neue Erkenntnis. Der Altersdurchschnitt bei personio ist halt gefühlt um die 30. Die sind alle mit iPhones und Co. aufgewachsen; bekommen bei Neueinstellung alle ein Willkommenspaket mit MacBook und haben ein ganz anderes Unternehmensfeeling. Bis das bei DATEV eintritt ... Wenn Du bei DATEV ein iPhone bekommst, war es bis 2020 noch so, dass man damit telefonieren konnte und E-Mailen. AirDrop und solche sinnvollen Features wurden bei DATEV (aus Sicherheit) alle abgeknipst. Wer will dann so ein iPhone noch privat nutzen? Also läuft man doch mit 2 iPhones und 2 Apple Watch rum 😂. Ob sich das heute geändert hat, kann ich nicht sagen. Aber eigentlich sollte man sich auf ein Firmen iPhone / Laptop / Tablet / whatever freuen. 

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Hallo @metalposaunist @Daniel,

 

die MS Kalender Integration bei Personio ist mE zwischenzeitlich ohne Drittpartner - den braucht’s wohl nur für Teams Videocalls

 

Aber schwören würd ich’s nicht - noch im Test

 

und stimmt - LODAS ist keine API Und scheinbar auch nicht wirklich „intelligent“ aber bei mir auch nicht die Kernanforderung.


das mit dem manuellen HomeOffice pflegen verstehe ich wohl erst, nach dem Echttest mit den Mitarbeitern. 

 

Beste Grüße
RA Michael Renz, Stuttgart
metalposaunist
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Wenn Du entscheidest, dass personio für Euch in der Kanzlei als DAS HR-Tool zu verwenden ist (Stammdaten, Urlaub, Krankheit, ...), sagst Du mir auch Bescheid? Ich habe da die eAU im Hinterkopf, die kommen soll und da dann auch DATEV LODAS und personio miteinander sprechen müssen, ohne, dass man Arbeit doppelt macht oder alles noch länger dauert. 

 


@Michael-Renz schrieb:

das mit dem manuellen HomeOffice pflegen verstehe ich wohl erst, nach dem Echttest mit den Mitarbeitern. 


Wir haben neben Abwesenheiten Typ Urlaub auch Typ HomeOffice. Dann mögen die Mitarbeiter an den Tagen im HomeOffice das auch so in personio hinterlegen. Dann könnte (wissen tu ich's auch nicht) man nämlich in personio Ende 2022 einsehen, wie viele Tage man im HO war, damit man diese Tage bei der eigenen ESt ansetzen kann. In HRworks kann man das auf 1 Blick sehen 😍. In personio weiß ich's nicht. Vielleicht kann man eine Auswertung fahren? 

 

Und weil man dann halt eintragen muss, wann man im HO ist, gibt es Mitarbeiter die sich feste Tage hinterlegt haben; z.B. immer montags. In personio muss Du dann HomeOffice für jeden Montag manuell einzeln hinterlegen. Im Zweifel 52x im Jahr. Eine Regel gibt es nicht. Welcher Mitarbeiter hat denn auf sowas  Lust? Und nachher vergisst er es noch und dann ist der eigentliche Grund so ein HR-Tool zu nutzen wieder dahin. Es soll uns digital unterstützen; keine Mehrarbeit produzieren. 

 

Die Kleinigkeiten stimmen in personio für mich nicht. Vielleicht nutzen wir personio auch einfach nur ganz falsch 😂

 

P.S. meine Reisekostenabrechnung mache ich dann bis dato auf Papier 📜, weil man Circula zusätzlich benötigen würde ...

 

EDITH: Aber Deine eigentliche Quintessenz ist angekommen 👍. Ist für mich aber normal, weil man mit lexOffice und sevDesk so gut einfach mailen kann bei Problemen und sevDesk sogar auf meine Expertise setzt und sich auch für "Insiderinformationen" bedankt.  

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Hallo @metalposaunist @Daniel,

 

Dann könnte (wissen tu ich's auch nicht) man nämlich in personio Ende 2022 einsehen, wie viele Tage man im HO war, damit man diese Tage bei der eigenen ESt ansetzen kann. In HRworks kann man das auf 1 Blick sehen.

Auch wenn ich das noch nicht im Detail sagen kann. Ein HO-Berich und für den Mitarbeiter eine Einblick-übersicht für jede Abwesenheitsquote-Kategorie gibt es.

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und man kann wohl ein fest vereinbartes HomeOffice Schema (also immer montags für ganz 2022) als Exelimport eintragen.

 

67090A02-3579-4B00-9E68-9387F6136EE8.jpeg

laut Importbeschreibung geht das auch für einzelne Mitarbeiter und nicht nur für alle (wie oben im Foto genannt)

Beste Grüße
RA Michael Renz, Stuttgart
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@Michael-Renz schrieb:

und man kann wohl ein fest vereinbartes HomeOffice Schema (also immer montags für ganz 2022) als Exelimport eintragen.


Exakt das meine ich mit Mehrarbeit. Da bist Du schneller, wenn Du in Outlook einen Termin mit Regel einträgst. Und das in meinen Augen eigentlich Fatale: personio macht immer groß Werbung und sagt: Du möchtest lästige Excel Tabellen in deinem Unternehmen los werden? Wir haben die Lösung! Und dann so? Okay? So wie DATEV: Wir digitalisieren jetzt - aber Du bekommst trotzdem noch schöne Post!

 

Den Vorschlag habe ich bei unseren Mitarbeitern gemacht und alle haben in 1 Sekunde gesagt: nee, danke, so nicht. 

 

Ja, mag Firlefanz oder ein sehr kleines Detail aus dem großen Ganzen sein. Aber so bin ich: detailverliebt. Und nein, das ist nicht das einzige Ausschlusskriterium für mich als Kanzlei. Aber trägt dazu bei, sich HRworks anzusehen, wenn die es können, so wie man es aus Outlook, Apple und Co. auch kennt. Ob da was kommt, weiß ich nicht. Hat personio so nichts zu gesagt. 

 

Und: personio > 1500 Mitarbeiter. HRworks: 80 - nur mal so im Vergleich 😁.

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letzte Antwort am 28.08.2022 10:24:45 von metalposaunist
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