VDB: Identifizierung nicht benötigter Vollmachten / Kosten / Info DATEV

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Die DATEV hat gestern netterweise darauf hingewiesen, dass zur Kostenoptimierung nicht benötigte Vollmachten gelöscht werden sollten. Natürlich müssen die nicht benötigte Vollmachten auch gelöscht werden. Leider vermisse ich in der VDB einen Filter (oder gibt es den?) mit dem z.B. die inaktiven Mandanten auch identifiziert werden können.

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Dann müsste aber ein Abgleich zwischen Stammdaten DAP und VDB stattfinden, sonst kann die VdB das nicht wissen.

Und by the way die inaktiven sollten ja in der VDB nicht stehen sondern gelöscht werden. Daher wäre ja vermutlich

das Vorgehen wie folgt DAP filtern inaktive Mandanten - innerhalb der letzten 12 Monate inaktiv geworden-, dann sollte wenn dort die Stammdaten richtig gepflegt sind erscheinen welche Mandanten innerhalb der letzten 12 Monate inaktiv geworden sind und diese sollten dann in der VDB gelöscht werden.

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Ja, ein Abgleich wäre dann notwendig, dieser erfolgt doch aber sowieso.

Wenn per Filter dann in der VDB alle angezeigt werden, die inaktiv sind (Zeiträume sind doch egal), könnten diese dann gelöscht werden, fertig.

Vorgehen ohne Filter: Eine Liste aller Mandanten aus der VDB ausdrucken, dann alle einzeln abstimmen mit den Mandantenstammdaten (identifizieren aller inaktiver) und dann löschen.

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Wieso erfolgt der Abgleich sowieso bzw im Moment händisch.

Zeitraum denke ist nicht egal, weil ja jedes Jahr die Rechnung kommt und vorher der Abgleich gemacht werden sollte so dass der Zeitraum max 12 Monate umfassen sollte.

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Die VDB wird doch mit den Stammdaten bestückt (zumindest in eine Richtung, bei der Erstanlage), nun muss nur noch die Info ob aktiv/inaktiv eingesteuert werden.

Das mit dem Zeitraum verstehe ich leider nicht!

Jetzt (heute) möchte ich überprüfen - ggf. vor Jahresende, ob es noch Mandanten in der VDB gibt, die ggf. inaktiv sind (inaktiv in den Mandantenstammdaten/Datev-Arbeitsplatz). Wenn ich Mandanten inaktiv setze, muss auch die Vollmacht gelöscht werden. Die inaktiven (in der VDB - per Filter) werden dann gelöscht (manuell in der VDB), fertig.

Dafür sind mir Zeiträume vollkommen egal.

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die VDB hat keine Möglichkeit den Status aktiv oder inaktiv mit EO abzustimmen. ein löschen und überprüfen muss daher immer händisch passieren.

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Ja, das ist mir bekannt. Wäre aber eben eine schöne Funktion.

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wäre wäre Fahrradkette wie loddar schon so schön meinte

[#9 · Accepted solution]

Man kann sich doch aber im DAP die Spalte "VDB-Info" einblenden. Zusammen mit dem Filter "Inaktive Mandanten" und der Gruppierung in eben dieser Spalte, sieht man auf einen Blick, wo eine Vollmacht vorliegt.

Wird diese in der VDB gelöscht, sollte beim nächsten Abgleich ja das Zeichen in der Spalte auch weg sein, so dass hier auch nur noch diejenigen stehen, die noch aktiv in der VDB sind.

Grüße

Manuela Jachert

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Ist zwar ein anderer Weg aber eine gute Idee und zielführend. Zudem ein sinnvoller Beitrag, danke!

Hätte, hätte Fahrradkette war deutlich weniger hilfreich.

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Wann oder wie findet denn der Abgleich statt?

Danke und Gruß zurück

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Ich weiß gar nicht, in welchem Turnus das automatisch passiert. Man kann das aber händisch anschmeißen mit dem Button in der Schnellinfo Stammdaten->Reiter "Vollmachten":

und mit: STRG+Shift+Linksklick werden die VDB Daten nicht nur aktualisiert, sondern einmal komplett neu eingespielt (wieder son Shortcut, den man nur via Servicekontakt erfährt )

Grüße

Manuela Jachert

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Klasse, danke vielmals und schönen Feierabend gleich 

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Wunderbar dann kann man im DAP den Abgleich vornehmen. Ich hatte zwar inzwischen den Reiter Vollmachten gesehen, mir war aber überhaupt nicht klar wie ich das abgeglichen wird.

@auch wieder dabei, sie dürften ja vor 12 Monaten das gleiche Szenario schon einmal gemacht haben, daher wäre es schön wenn beim Filter im DAP nur die Mandanten erscheinen die seit dem letzten Abgleich inaktiv geworden sind ( ich nehme an 12 Monate).

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Das Ding mit den 12 Monaten verstehe ich wirklich nicht (liegt aber wahrscheinlich an mir).

Ich habe mir jetzt alle inaktiven Mandanten mit dem VDB-Symbol in der Mandantenübersicht anzeigen lassen und dann per "sortieren" (Klick auf Spalte VDB) alle zusammengefasst bei denen das Symbol noch da ist. Die sind auf einen Blick diejenigen Mandanten, bei denen die Vollmachten noch zu löschen sind.

Was würde dann hier eine zusätzliche, zeitliche Selektion bringen? Zumal wenn vor 12 Monaten tatsächlich mal was vergessen wurde, würden die betreffenden Datensätze (noch zu löschende VDB) per "12-Monats-Filter" ja gar nicht angezeigt.

Wenn bei der Abstimmung immer nur die (wenigen) angezeigt werden, bei denen die Vollmacht noch besteht, benötigt man keinen zusätzlichen Filter, es werden doch immer nur noch die "offenen" angezeigt, egal wann inaktiv gesetzt. Andersherum werden diejenigen, inaktiven bei denen keine VDB mehr besteht auch gar nicht angezeigt.

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Alles gut habe jetzt ihre Filterung nachvollzogen , wenn die inaktiven gepflegt sind

erübringt sich der 12 Monatsfilter.

Ich wollte die inaktiven schon auf max 12 Mon reduziert haben.

Was dennoch zu tun bleibt ist leider die aktiven durchzusehen ob sich da noch ein inaktiver mit vdb aufhält.

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Wie können bei aktiven, inaktive enthalten sein? Dies ist doch eine entweder - oder Aussage?

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und mit: STRG+Shift+Linksklick werden die VDB Daten nicht nur aktualisiert, sondern einmal komplett neu eingespielt (wieder son Shortcut, den man nur via Servicekontakt erfährt )

was ist da der unterschied zum aktualisieren-button? ich verstehe gerade den unterschied nicht? ich dachte, mit dem button wird alles automatisch aktualisiert.

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Gestern habe ich nach dem System - inaktive VDB-Info alle Mandanten identifiziert und entsprechend die Vollmachten aus der VDB gelöscht und heute morgen einen Abgleich mit der VDB gestartet.

Leider ist das rote Symbol in der Spalte VDB-Info nicht verschwunden. Sollte es doch?

In den Stammdaten-Schnellübersicht des betreffenden Mandanten ist aber keine Vollmacht eingetragen:

Was habe ich hier falsch gemacht?

Laut DATEV-Hilfe heißt es:

• Spalte VDB-Info Wenn eine Vollmacht vorliegt, dann wird ein Symbol in der
  Mandantenübersicht angezeigt.

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Moin,

vielleicht mal den Vollmachten Cache leeren:

Zu finden im DAP unter "Organisation" ->"Werkzeuge"->"Diagnose-Werkzeug"

Dann den Anwendungsbereich "Zentrale Stammdaten" und auf "Konfiguration".

Grüße

Manuela Jachert

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Sie sind klasse, das hat zum Ziel geführt! Vielen Dank.

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Mandanten die sie hatten die abaer nicht auf inaktiv gesetzt wurden !

Hier gäbe es wieder mehrere Gründe :

evtl .einmaliger ESt fall kommt wieder oder nicht ?

einmaliger Beratungsfall kommt mit anderem wieder oder nicht ?

und vermutlich noch mehr möglich oder schlicht vergessen auf inaktiv zu setzen.

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und mit: STRG+Shift+Linksklick werden die VDB Daten nicht nur aktualisiert, sondern einmal komplett neu eingespielt (wieder son Shortcut, den man nur via Servicekontakt erfährt )

was ist da der unterschied zum aktualisieren-button? ich verstehe gerade den unterschied nicht? ich dachte, mit dem button wird alles automatisch aktualisiert.

So wie ich das verstanden habe, wird beim Aktualisieren nur auf geänderte Daten durchgesehen und angepasst. Beim anderen werden die Daten komplett einmal neu eingelesen.

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ich habe seit neuestem den umgekehrten fall. mandanten-Ehepaar hat zwei vollmachten in der vdb stehen aber trotz aktualisieren und auch mit STRG+shift zusammen wird diese info nicht also vollmachtssymbol abgebildet.

abhilfe?

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evtl. auch mal den Cache leeren? (Anleitung s.o.)

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habe ich schon mehrmals gemacht... danke für den tipp, der war wirklich super. ich werde einfach warten ob es in 2019 weg ist

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Gibt die Schnellinfo denn was aus?