Scanner und Drucker (Multifunktionsgerät) trennen?

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Moin,

wir haben derzeit ein Multifunktionsgerät als Drucker, Scanner und Kopierer sowie zwei weitere Drucker für kleinere Druckaufträge im Einsatz.

Da der Vertrag für das Multifunktionsgerät demnächst ausläuft, kam bei uns die Frage auf, ob es nicht sinnvoll ist neben einem Drucker/Kopierer (oder wieder ein Multifunktionsgerät) einen gesonderten Scanner anzuschaffen. Allen voran vor dem Hintergrund der automatischen Belegerkennung und der Tatsache, dass Mandanten gern mal Belege einreichen, die von sich aus bereits schlecht lesbar sind (z.B. ausgeblichen). Diese Belege sind hin und wieder eingescannt nicht lesbar. Außerdem könnten dann auch z.B. Jahresabschlüsse in höherer Qualität eingescannt werden. Diese schicken wir in der Regel per Mail an die Banken bzw. als digitale Kopie an den Mandanten (bei Freizeichnung Online sind wir noch nicht so weit...damit wäre das Problem wohl auch einfacher gelöst).

Unsere IT Firma, die nichts mit den Gerätschaften zu tun hat und daran kein Geld verdient, würde uns einen gesonderten Scanner empfehlen. Positiver Nebeneffekt bei einem Multifunktionsgerät und einem zusätzlichen Scangerät wäre, dass zwei Leute gleichzeitig Belege einscannen können. Kommt nicht häufig vor aber gerade zum Jahresende dann doch hin und wieder.    

Wie wird das in Ihren Kanzleien gelöst? Gibt es nur ein Multifunktionsgerät oder tatsächlich ergänzend dazu ein Scangerät für besonders hochauflösende Scans?

Für die, die bereits einen Scanner als Sologerät haben. Lohnt es sich? Ist die Scan Qualität tatsächlich merkbar besser? Welche Geräte nutzen Sie? 

Ich bedanke mich vorab für die Antworten und Anregungen.  

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Wie immer der erste Satz, es kommt darauf an.

Im Büro einen A3 Scanner im Netz zu haben ist schon schön und erleichtert die Arbeit schon.

Nachteilig bei älteren Geräten (also die, die vor längerer Zeit auf den Markt gekommen sind) ist die fehlende Leerseitenerkennung und der schlechte Einzug von Belegen unterschiedlicher Größe. Der Einzug ist bei MFPs (Multi Function Printer) ohnehin die Spaßbremse.

Bei den Arbeitsplatzgeräten ist konstruktionsbedingt der Einzug von gebundenen Papieren unmöglich.

Duplexeinzug, Leerseitenerkennung, Doppeleinzugserkennung sind Merkmale für die Verarbeitung eines größeren Belegaufkommens.

Hinzu kommen die Anschlüsse (USB, Netzwerk) und die Steuerung der Geräte.

Am Ende steht das Ergebnis, nicht jeder Scanner kann jedes Dateiformat und braucht der Scanner Computerunterstützung.

Wie immer ist es so, dass die Leistung den Preis bestimmt.

M. E. sind Netzwerkscanner am Arbeitsplatz eine lohnende Investition, diese Scanner können sehr viel ohne PC Unterstützung und speicher auf eine Netzwerkfreigabe, für den TS Betrieb unerläßlich.

Geräte gibt es von Fujitsu, Kodak, Plustek, Panasonic, Epson etc. Einige Hersteller lassen sich die echte Netzwerkkonnektivität gut bezahlen (nicht jedes Gerät min LAN Schnittstelle kann auch autark arbeiten), hier die Beschreibung ganz genau lesen.

Auch ganz wichtig ist die Versorgung mit Firmwareupdates, eine Hersteller bieten für die Geräte oftmals wenig an, ruhig einmal auf die Supportseiten schauen, ist das Gerät schon einige Zeit am Markt und ist die Firmware schon älter ist Vorsicht geboten. Auch mal das Vorgängermodell ansehen wie es um die Treiberversorgung bestellt ist.

Z. Zt. ist Panasonic hier der Favorit.

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Hi,

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Wie wird das in Ihren Kanzleien gelöst? Gibt es nur ein Multifunktionsgerät oder tatsächlich ergänzend dazu ein Scangerät für besonders hochauflösende Scans?

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neben den "normalen" digitalen Kopierern haben wir in jedem Büro der Kolleginnen und Kollegen einen Netzwerkscanner von Brother stehen (ADS-2800W). 

- spart eine Menge Lauferei

- mal so eben scannen ist immer möglich, weil Gerät frei

- Ziele sind als Favoriten auf den Geräten (Touchdisplay)

- Integration in DATEVasp mit FTP-Upload problemlos

- Scans lassen sich aus dem "DMSImport" auch in Richtung DUO schubsen, sofern Bedarf (Belegtransfer ist auf den ASP-Servern installiert, wahlweise auch Upload-Portal möglich)

Die Dokumentenscanner sind, meiner Erfahrung nach, in Scangeschwindigkeit den Kopierern voraus. Duplexscan können die meisten Kopierer, mitunter wird aber tatsächlich noch mechanisch gedreht. Der ADS macht das in einem Rutsch. 

Wie schon angesprochen ist die Leerseitenerkennung auf den Kopierern auch noch ein Problem.

Beste Grüße
Christian Ockenfels

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Vielen Dank an euch Beiden für die Feedbacks.

In jedes Büro einen kleineren Scanner zu stellen klingt tatsächlich nach einer sinnvollen Alternative, weil der gesamte Arbeitsprozess im Zusammenhang mit dem Scannen deutlich vereinfacht und beschleunigt wird.

Falls weitere Personen Erfahrungen in diesem Bereich gemacht haben, würde ich mich freuen davon zu hören.

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Hallo,

ob man wirklich mehrere Scanner braucht, hängt von der Zahl der potentiell darauf zugreifenden Personen ab ...

Wir haben seit vielen Jahren für fünf bis sechs Personen insgesamt "nur" einen Zentralscanner (der steht wie der Name sagt im Zentralraum, von welchem alle anderen Kanzleiräume abgehen) - und bis auf wirklich ganz wenige Ausnahmen gab es über die Jahre hinweg noch nie Stau an diesem Gerät.

Für den "Notfall" kann unser Zentraldrucker (auch den gibt es in der Kanzlei nur einmal und im Zentralraum stehend) auch noch scannen (duplex mit Leerseitenerkennung bei akzeptablen 30 Blatt pro Minute), so dass wir ausweichen könnten bzw. für die wenigen A3-Scans auch tatsächlich ausweichen.

Die Scan-Weiterverarbeitung macht dann wieder jeder an seinem eigenen Arbeitsplatz, so dass auch hier keine Engpässe entstehen.

Mit diesen Konzept arbeiten wir seit fast 15 Jahren ohne wirkliche Notwendigkeit für weitere solcher Geräte.

Mein Fazit: kritisch prüfen, ob man wirklich mehrere Scanner benötigt ...

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@rvh: Jupp.

@Henning-Sch: Wir sind von Arbeitsplatzdruckern weg, hin zu großen MFPs von Konica und auch davon wollen wir langfristig weg. #GoDigital und Vermeidung von Medienbrüchen. Da aber bei uns auch für Scans Klickpreise gelten, gibt es die Möglichkeit an den MFPs prinzipiell schon, weil verteilt in der Kanzlei überall welche stehen aber eigentlich, streng genommen, sollen unsere Mitarbeiter die ScanStation nutzen. 

Extra Scanlösungen im großen Stile (KODAK i3250) von ScanFabrik, Scannerbox und Co. mit denen neben dem direkt DUO Scan dank DATEVconnect online auch z.B. meineSteuern gescannt werden kann (aktuell ohne direkte Schnittstelle) und jeder auf sein persönliches Laufwerk kann dort einen Scan-to-FTP machen. Klickpreise gelten nicht. 

1 große Scanmaschine, die alles kann statt an allen Arbeitsplätzen Scanner. Ginge bei uns auch nur so halboptimal, weil wir viele Springerplätze haben. 

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@metalposaunist : Nur zur Klarstellung:

Zentraldrucker = KM bizhub C300i (keine Arbeitsplatzdrucker vorhanden)

Zentralscanner = Canon imageFormula ScanFront 330 (kein weiterer lokaler Scanner vorhanden) mit personenbezogenen Zielen für die direkte Dateiablage im Netz

Mehr an Equipment ist im Druck-/Scan-Bereich bei uns nicht vorhanden.

Der Zentraldrucker kostet uns für die Scans nichts extra, da er ja nur quasi als "Reserve" dazu verwendet wird. So ist das mit unserem langjährigen KM-Partner vereinbart.

Das ist wie gesagt alles und langt für unsere Kanzleigröße locker aus. Im Wartungsfall ist unser Händler super schnell, so dass wir hier keinerlei Ausfallreserven vorhalten.

Das sähe bei einer größeren Mitarbeiterzahl bzw. Verteilung der Räume über mehrere Etagen aber wohl anders aus.

Auch wir verfolgen konsequent das Ziel, immer weniger Papier zu bedrucken. An Hand der Quartalsabrechnungen für den Druckoutput kann ich das auch gut nachvollziehen, dass dies klappt.

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@rvh schrieb:

@metalposaunist: Nur zur Klarstellung:

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Alles gut. Ich hab' das optisch mal ein bisschen angepasst, wen ich hier auf was bezog 😊.

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@rvh schrieb:

Auch wir verfolgen konsequent das Ziel, immer weniger Papier zu bedrucken.

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Geht bei uns nur mit Zwang - leider 😐. Stellt man Drucker zur Verfügung, werden diese (exzessiv) genutzt. Also reduzieren wir diese; machen die Laufwege länger und "zwingen" so unsere Mitarbeiter statt zu drucken die min. 2x 24" Monitore zu nutzen.   

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Für irgendwas muss ja auch mal eine kleinere Kanzleigröße gut sein ... 😁

Ich kenne das Problem aber durchaus von einer Kanzlei unserer Größenordnung, die vor nicht allzu langer Zeit einen Papiervorrat geliefert bekam, wie wir ihn in 20 Jahren nicht benötigen würden. Ich bin mal gespannt, bis wann der Vorrat dort reicht.

So unterschiedlich ist die Welt.

Schönen Abend noch ...